Tento článek je určený pouze pro administrátory.
Co všechno může administrátor nastavit
Uživatele spravuje administrátor v Administraci v záložce "Uživatelé", ve které vidí seznam všech uživatelů a jejich uživatelské účty. Administrátor může u každého uživatele:
- Měnit uživatelské jméno (e-mail)
- Nastavit nadřízeného manažera
- Zařadit uživatele do skupin
- Přiřadit uživateli roli
- Změnit nebo odebrat uživateli licenci
- Mazat uživatele
- Resetovat nebo ručně nastavit uživateli nové heslo
Jak změnit uživatelské jméno
Uživatelé nevisí ve vzduchu. Každý uživatelský účet je automaticky propojený s konkrétním zaměstnancem. Jméno a příjmení tedy přejímá a vidíte ho v hlavičce uživatelského účtu.
U každého uživatele můžete upravovat e-mail, který slouží jako uživatelské jméno, kterým se přihlašuje do systému a na který mu chodí upozornění. Mějte na paměti, že když uživateli změníte jeho uživatelské jméno, musíte mu to dát vědět, aby se mohl přihlásit. Změnu uživatelského jména proto provádějte pouze v nezbytně nutných situacích.
Jak přidat nového uživatele
Jako administrátor systému Aptien můžete kdykoliv založit nového uživatele. Pozvat kolegu můžete v Administraci, kde v části "Uživatelé" najdete tlačítko "Přidat uživatele". Pokud potřebujete přidat více uživatelů, využijete možnost "Přidat více uživatelů". Mějte na vědomí, že uživatel je vždy připojený ke konkrétnímu zaměstnanci. Jestliže nemáte zaměstnance zavedeného v systému, přidáním uživatele založíte záznam v evidenci zaměstnanci.
Jak přidat jednoho uživatele
- V menu zvolte možnost "Přidat uživatele"
- Vyberte typ uživatele, kterého chcete přidat
- Začnete psát jeho jméno a příjmení (použijte našeptávač). Člověk buď již v systému existuje a pak se vám našeptá nebo neexistuje a pak jej založíte
- Zadejte jeho emailovou adresu, pod kterou se bude přihlašovat
- Dále přidělte novému uživateli roli (tj. soubor oprávnění, co se týče přístupu a práce s daty v Aptienu) nebo oprávnění k přístupu do jednotlivých evidencí
- Zadejte případně zprávu a uživatele založte
Po uložení uživatele Aptien automaticky odešle zvací e-mail novému uživateli (pokud chcete přidat text e-mailu, zadáte v rámci údajů uživatele). Možnost pozvání e-mailem můžete zrušit v poli "Pozvat uživatele mailem". V takovém případě může uživatelské heslo spravovat administrátor.
Můžete založit tolik uživatelů, kolik máte v rámci licence zakoupeno.
Jak změnit uživatelskou licenci
Jednotlivým uživatelům můžete přidělovat nebo odebírat licence až do počtu, který máte nakoupený v předplatném. Pokud překročíte pořízený počet licencí, systém vás provede přikoupením.
Zaměstnanci firmy mohou využívat dva typy licencí
- Kancelářský uživatel (licence pro kancelářské uživatele můžete přikupovat po jednom uživateli)
- Intranetový uživatel (počet licencí kupujete velikostí intranetu - podle jeho velikosti máte určitý počet volných licencí pro uživatele intranetu)
Dodavatelům a dalším externím pracovníkům pak můžete přidělovat nebo odebírat licence hostů.
- Host je určený pro externí pracovníky, externisty a může používat pouze extranet.
Uživatel bez licence nemůže systém používat a nemůže se přihlásit. Tedy pokud uživateli odebere licenci, do systému se nepřihlásí a jeho licenci můžete použít pro nového zaměstnance.
Takovou možnost využijete v situaci, kdy uživatele nechcete smazat, ale zároveň buď nechcete aby se přihlásil (například zaměstnanec, kterému jste dali výpověď) nebo nechcete za licence již platit.
Jak uživateli přidělit nebo měnit roli
Role je klíčová pro to, co uživatel v systému vidí a může dělat.
Každý uživatel může mít jednu nebo více rolí.
Jak smazat uživatele
Jako administrátor můžete smazat uživatele. Opět tento úkon provedete v sekci "Administrace" a v záložce "Uživatelé". Vyberte daný uživatelský účet, který můžete smazat v pravém horním rohu pod ikonou tří horizontálních teček. Smazat lze pouze uživatele, který nemá přidělenou žádnou licenci.
Jak resetovat nebo ručně změnit heslo
Z bezpečnostních důvodů ani jako administrátor heslo uživatele nevidíte a nemáte přístupné. Uživateli můžete heslo pouze změnit a to:
- Vygenerovat automaticky nové heslo a poslat jej uživateli na jeho e-mail
- Ručně nastavit nové heslo a sdělit jej uživateli jiným způsobem