Tento článek je určený pouze pro administrátory.
Co všechno může administrátor nastavit
Uživatele spravuje administrátor v Administraci v záložce "Uživatelé", ve které vidí seznam všech uživatelů a jejich uživatelské účty. Administrátor může u každého uživatele:
- Měnit uživatelské jméno (e-mail), jméno a příjmení
- Nastavit nadřízeného manažera
- Zařadit uživatele do skupin
- Přiřadit uživateli roli
- Změnit nebo odebrat uživateli licenci
- Mazat uživatele
- Resetovat nebo ručně nastavit uživateli nové heslo
Jak změnit uživatelské jméno
Uživatelé nevisí ve vzduchu. Každý uživatelský účet je automaticky propojený s konkrétním zaměstnancem. Jméno a příjmení tedy přejímá a vidíte ho v hlavičce uživatelského účtu.
U každého uživatele můžete upravovat e-mail, který slouží jako uživatelské jméno, kterým se přihlašuje do systému a na který mu chodí upozornění. Mějte na paměti, že když uživateli změníte jeho uživatelské jméno, musíte mu to dát vědět, aby se mohl přihlásit. Změnu uživatelského jména proto provádějte pouze v nezbytně nutných situacích.
Administrátor může měnit nebo upravit jméno a příjmení, mějte ale na paměti, že změnou jména a příjmení uživatele ovlivníte kartu zaměstnance!!! V tomto případě musí být administrátor vždy spolupracovat s osobou odpovědnou za evidenci Zaměstnanců.
Jak přidat nového uživatele
Jako administrátor systému Aptien můžete kdykoliv založit nového uživatele. Pozvat kolegu můžete v Administraci, kde v části "Uživatelé" najdete tlačítko "Vytvořit nového uživatele". Pokud potřebujete přidat více uživatelů, využijete možnost "Vytvořit ze zaměstnanců". Mějte na vědomí, že uživatel je vždy připojený ke konkrétnímu zaměstnanci. Jestliže nemáte zaměstnance zavedeného v systému, přidáním uživatele založíte záznam v evidenci zaměstnanci.
Jak přidat jednoho uživatele
- V menu zvolte možnost "Vytvořit nového uživatele"
- Vyplňte údaje uživatele - Jméno, Příjmení, email
- Zvolte požadovaný typ licence
- Dále přidělte novému uživateli roli (tj. soubor oprávnění, co se týče přístupu a práce s daty v Aptienu) nebo oprávnění k přístupu do jednotlivých evidencí
- Zadejte případně zprávu a uživatele založte
Po uložení uživatele Aptien automaticky odešle zvací e-mail novému uživateli (pokud chcete přidat text e-mailu, zadáte v rámci údajů uživatele). Možnost pozvání e-mailem můžete zrušit v poli "Pozvat uživatele mailem". V takovém případě může uživatelské heslo spravovat administrátor.
Můžete pozvat tolik uživatelů, kolik máte v rámci licence zakoupeno.
Jak změnit uživatelskou licenci
Jednotlivým uživatelům můžete přidělovat nebo odebírat licence až do počtu, který máte nakoupený v předplatném. Pokud překročíte pořízený počet licencí, systém vás provede přikoupením.
Zaměstnanci firmy mohou využívat dva typy licencí
- Manažer (licence pro kancelářské uživatele můžete přikupovat po jednom uživateli)
- Aktivní zaměstnanec (počet licencí kupujete velikostí rozsahem licencí aktivního zaměstnance - podle jeho velikosti máte určitý počet volných licencí pro aktivní uživatele/uživatele intranetu)
Uživatel bez licence nemůže systém používat a nemůže se přihlásit. Tedy pokud uživateli odebere licenci, do systému se nepřihlásí a jeho licenci můžete použít pro nového zaměstnance.
Takovou možnost využijete v situaci, kdy uživatele nechcete smazat, ale zároveň buď nechcete aby se přihlásil (například zaměstnanec, kterému jste dali výpověď) nebo nechcete za licence již platit.
Dodavatelům a dalším externím pracovníkům pak můžete přidělovat nebo odebírat licence hostů. Hosty spravujete na samostatné stránce menu "Hosté"
- Host je určený pro externí pracovníky, externisty a může používat pouze extranet.
přidělení nebo změna role uživatele
Role je klíčová pro to, co uživatel v systému vidí a může dělat. Každý uživatel může mít jednu nebo více rolí.
Jak roli přiřadit se dozvíte zde.
Archivace nebo smazání uživatele
Jako administrátor můžete archivovat nebo smazat uživatele. Opět tento úkon provedete v sekci "Administrace" a v záložce "Uživatelé".
Mazání uživatelů nedoporučujeme, pokud nedošlo přímo k chybě při zadání. Více informací naleznete zde.
Jak resetovat nebo ručně změnit heslo
Z bezpečnostních důvodů ani jako administrátor heslo uživatele nevidíte a nemáte přístupné. Uživateli můžete heslo pouze změnit a to:
- Vygenerovat automaticky nové heslo a poslat jej uživateli na jeho e-mail
- Ručně nastavit nové heslo a sdělit jej uživateli jiným způsobem
