Tento článek je určený pro administrátory.
Tento článek vás provede nastavením fakturačního profilu, výběrem předplatného licence, správou platební karty a objednáním AI asistenta tak, abyste mohli Aptien využívat naplno i po skončení zkušebního období.
Aktivací předplatného si zajistíte nepřetržitý přístup k vašim datům a všem funkcím, které jste si během testování oblíbili.
Jak nastavit licence a platby?
Do správy plateb se dostanete přes Administrace (ikona ozubeného kola) a následně volbou Platby v levém menu. Najdete zde tyto záložky:
- Přehled – stav předplatného, datum příští platby a souhrn licence, doplňkových přístupů a doplňkových předplatných (např. AI asistent).
- Fakturační údaje – váš fakturační profil (údaje o firmě a fakturační adresa).
- Moje předplatné – licence, fakturační období a způsob platby licence.
- Předplatné AI – objednání a správa předplatného AI asistenta.
- Platební metody – platební karta pro licenci a doplňková předplatná.
Nastavení licence je rozděleno do dvou hlavních kroků:
- Vyplnění fakturačních údajů (vytvoření fakturačního profilu).
- Výběr a potvrzení plánu (konfigurace předplatného).
Krok 1: Vyplnění fakturačních údajů
Pokud jste v Aptienu noví a používáte zkušební verzi, uvidíte na záložce Přehled, do kdy zkušební verze platí a kdy začne vaše předplatné.
Postup:
- Přejděte na záložku Fakturační údaje.
- V sekci 1. Fakturační údaje vyplňte název firmy, e-mail pro fakturaci, telefon, IČ, DIČ, zemi a jazyk faktur. Pokud potřebujete, přidejte vlastní číslo objednávky.
- V sekci 2. Fakturační adresa vyplňte sídlo firmy.
- Fakturační údaje uložte.
Upozornění: Bez vyplnění fakturačních údajů nemůžete pokračovat k výběru předplatného. Pokud se pokusíte přejít na záložku Moje předplatné bez vyplněných údajů, systém vás na tuto skutečnost upozorní.
Platební kartu nově nezadáváte ve fakturačním profilu, ale na samostatné záložce Platební metody (viz níže).
Krok 2: Výběr a konfigurace předplatného
Jakmile máte uložené fakturační údaje, přejděte na záložku Moje předplatné. Spustí se průvodce objednávkou.
1. Fakturační období a měna
V prvním kroku průvodce zvolte:
- Měnu, ve které chcete platit (CZK, EUR, GBP, USD).
- Fakturační období (Měsíčně, Čtvrtletně, Pololetně, Ročně).
Tip: Při volbě ročního předplatného získáte od Aptienu 1 měsíc zdarma.
Pro pokračování klikněte na POKRAČOVAT.
2. Nastavení předplatného (konfigurace)
V tomto kroku definujete rozsah služeb:
- Správa uživatelů: Zvolte požadovaný plán (např. Company Premium) a pomocí tlačítek + a - nastavte počet licencí pro uživatele, nebo zadejte číslo.
- Doplňkové přístupy: Pokud potřebujete, aktivujte přístupy pro zaměstnance nebo externisty přes portály (součástí licence jsou 3 uživatelé zdarma).
- Úložiště a cloud: Zde můžete připlatit dodatečný prostor pro vaše soubory nebo zakoupit službu Privátní cloud.
- Doplňky a pluginy: Možnost aktivace pokročilých funkcí (např. Datové schránky). Tyto funkce se mohou postupně měnit či přibývat.
V pravém panelu Shrnutí objednávky vidíte v reálném čase kalkulaci ceny bez DPH. Pokud je vše v pořádku, klikněte na POKRAČOVAT NA SHRNUTÍ.
3. Shrnutí objednávky a potvrzení
Zkontrolujte si finální přehled objednaných služeb, zvolené fakturační období a celkovou cenu bez DPH.
- Pokud potřebujete něco změnit, použijte tlačítko ZPĚT.
- Pro dokončení a aktivaci předplatného klikněte na POTVRDIT PŘEDPLATNÉ.
AI asistent není součástí licence – objednává se samostatně na záložce Předplatné AI (viz níže).
Přehled aktivního předplatného
Po úspěšném potvrzení se na záložce Moje předplatné zobrazí detailní přehled vašeho aktuálního plánu. Vidíte zde:
- Kdy proběhne příští platba.
- Zvolené fakturační období.
- Rozpis aktivních produktů a jejich množství.
- Celkovou cenu bez DPH.
Z této sekce můžete své předplatné kdykoliv měnit pomocí tlačítka Upravit předplatné.
Způsob platby licence
Na záložce Moje předplatné v části Způsob platby licence zvolíte, jak budete licenci hradit:
- Bankovní převod – faktura vám přijde e-mailem se splatností 14 dní.
- Platební karta – platba se strhne automaticky při obnovení předplatného.
Platební metody
Na záložce Platební metody spravujete platební kartu, kterou platíte licenci a doplňková předplatná (např. AI asistenta). U karty vidíte platnost a to, k čemu se používá (Licence, Doplňky).
- Změnit – zadáte novou kartu. Nová karta nahradí starou všude, kde se jí platí.
- Odstranit – kartu odeberete.
Tip: Licenci můžete platit bankovním převodem a kartou hradit jen doplňková předplatná, jako je AI asistent.
Jak objednat AI asistenta
AI asistent odpovídá vašim zaměstnancům na dotazy nad firemní dokumentací (např. směrnicemi). Platí se samostatným měsíčním předplatným, které je nezávislé na licenci, a hradí se platební kartou.
Postup:
- Přejděte do Administrace → Platby → Předplatné AI.
- V kroku Výběr asistenta zvolte typ zabezpečení Standard (cloudové řešení). Varianty Privátní a Lokální připravujeme. Klikněte na POKRAČOVAT.
- V kroku Cenový tarif vyberte tarif podle toho, jak intenzivně budete asistenta používat:
- Základní podpora – pro menší týmy a občasné dotazy nad dokumentací,
- Poloviční úvazek – pro pravidelné používání v celé firmě,
- Plný úvazek – pro intenzivní používání a velké objemy dokumentů.
- Zkontrolujte platební kartu. Pokud chcete platit jinou kartou, klikněte na Změnit kartu.
- Klikněte na OBJEDNAT A ZAPLATIT.
Zaplacený tarif se v přehledu AI asistenta projeví do 10 minut od platby.
Jak fungují kredity
Každý tarif obsahuje měsíční limit kreditů. Předplatné se každý měsíc automaticky obnoví platbou kartou a s ním i kredity na další období.
Kredity se automaticky nedokupují. Pokud měsíční limit vyčerpáte, asistent přestane odpovídat až do začátku dalšího období, nebo dokud kredity ručně nenavýšíte tlačítkem NAVÝŠIT KREDITY v sekci Administrace → AI asistent.
V sekci Administrace → AI asistent dále najdete:
- využití v aktuálním období (kolik % měsíčního limitu je využito, upozornění při 80 %),
- přehled předplatného AI (tarif, datum obnovení, ochrana dat, platba),
- nastavení asistenta – denní limit dotazů na uživatele, úroveň ochrany dat a historii konverzací,
- přehled využití po dnech, podle uživatelů a podle účelu.
Zrušení předplatného AI
Na záložce Předplatné AI rozbalte Další možnosti předplatného:
- Zrušit předplatné – předplatné se už neobnoví. Asistent odpovídá do konce zaplaceného měsíce, potom přestane.
- Zrušit ihned – předplatné se ukončí okamžitě.
