Základy správy majetku ve firmě

Co všechno zahrnuje technická správa majetku 

Správa a údržba majetku je systematický proces péče o majetek v celém jeho životním cyklu. To znamená od jeho pořízení, po celou dobu jeho provozu, údržbu, obnovu až po jeho vyřazení. Dobře a správně prováděná správa majetku znamená vyšší spokojenost jeho uživatelů a snižuje riziko selhání a nechtěných odstávek. Je to systematická práce s majetkem, zaměřená na jeho dlouhodobou udržitelnost. Zde popsané základní principy správy majetku se týkají především fyzického majetku, jako jsou zařízení, vybavení, stroje, nástroje, ale také budovy a další nemovitosti. Částečně mohou platit i pro některé typy nehmotného majetku (například pro licence nebo software).       

Co tedy zahrnuje efektivní technická správa majetku?

• Vedení informací o majetku - technickou evidenci majetku (asset register) - přehled dostupného aktivního majetku 
• Plánování údržby majetku
• Provádění údržby majetku 
• Řešení havarijních situací a hlášení závad
• Zajištění podpůrných služeb a procesů k majetku

Informace nutné ke správě majetku 

Správné řízení majetku se neobejde bez kvalitních informací, na jejichž základě probíhá rozhodování a řízení. Kvalitní informace jsou tedy nezbytným základem k tomu, aby správa majetku mohla probíhat správně. Pokud bude rozhodování založeno na špatných informacích, tak nemůže být kvalitní ani správa. Kvalitní informační základna o majetku je také nezbytným předpokladem a kritickým bodem jakékoliv automatizace procesů a eliminace papírové práce.  

Informací o majetku je celá řada a všechny mají svůj význam. Je dobré vědět, proč majetek máme, jak a kdy byl pořízený. Mít informace o dodavateli a o záruce. Je třeba mít také informace o aktuálním stavu majetku. Kde je, kdo ho má. Co vyžaduje legislativa, výrobce nebo jiná regulace? Jsou požadavky splněné a jak? Co děláme pro údržbu a zlepšování majetku? Informace o majetku můžeme rozdělit do těchto okruhů: 

Pořízení: Jak a kdy byl majetek pořízený 

• Kdy byl pořízený, záruční doba
• Dokumenty a písemnosti o nabytí majetku (smlouva o nákupu, předávací nebo instalační protokol a další)
  
• Informace o záruce a podmínkách užívání (návody, instrukce k užívání  záruky a podobně)
• Důvody pořízení, účel pořízení - proč a k čemu majetek máme

Kde je majetek umístěný, kdo je za něj odpovědný  

• Kde se majetek nachází nebo
  
• Kdo jej má přidělený
• Kdo je za něj odpovědný

Jaký je stav majetku 

• Jaký je aktuální stav majetku
• Co vyžaduje legislativa, výrobce nebo jiná regulace
  
• Máme veškerou potřebnou provozní dokumentaci kolem majetku?
• Splňuje majetek všechny požadavky standardů kvality nebo aby fungoval jak má? 

Jak je majetek kritický pro fungování procesů

• Je majetek kritický pro fungování organizaci a nemůže selhat? 
• Co se stane, co přestane fungovat, když selže? Jaké jsou důsledky selhání? Jaká je pravděpodobnost selhání?
• Jaké jsou náklady na opravu a nápravu?

Údržba a provoz

• Jaké aktivity údržby na něm byly prováděné, jaká je historie údržby majetku 
• Kdo je za údržbu majetku odpovědný
• Jaké jsou aktivity údržby, kdy co bylo vykonáno naposledy
  
• Jsou splněné požadavky legislativy? (například povinné revize)

Kdy přestane majetek vyhovovat potřebám

• Kolik zbývá do konce záruky nebo předpokládané životnosti
• Kdy přestane vyhovovat potřebám uživatelů nebo zákonným povinnostem
• Naplánování vyřazení a náhrady novým
• Kdy bude muset být vyřazený
  

Údržba majetku

Údržba je důležitá pro zajištění provozuschopného a bezpečného stavu majetku. To se týká prakticky jakéhokoliv přístroje, stroje nebo zařízení od ruční elektrické vrtačky až po složitou laboratorní  techniku. Údržba zahrnuje různé činnosti související se zajištěním odpovídající úrovně provozu. Cílem údržby je spolehlivost a bezpečnost, prodloužení životnosti a minimalizace odstávek. Může však šetřit cenný čas a peníze z případných poruch nebo selhání. Údržba majetku zahrnuje kontroly, opravy, testování, pravidelný servis, kalibrace, výměny tak, aby majetek byl znovupoužitelný a mohl plnit svůj účel, splňoval požadavky a byla prodloužena jeho životnost.

Jaké činnosti údržba zahrnuje 

• Čištění
• Kontrola
• Elektrorevize
• Servis
• Kalibrace
• Opravy
• Mazání
• Aktualizace softwaru
• Renovace
• Přeměření výkonu
• a další

Existují dva základní typy údržby

Reaktivní nebo také korektivní údržba majetku

• Reaktivní údržba fakticky znamená reakce na existující problémy, jde o opravy a výměny součástí nebo celých zařízení po tom, co se vyskytne problém, co se něco rozbije. 
• Problémy a incidenty jsou buď automaticky reportovány nebo hlášeny pomocí zaměstnaneckého helpdesku

Preventivní nebo také proaktivní údržba majetku 

• Preventivní údržba majetku znamená, takové aktivity údržby, které se provádějí ještě předtím, než problém nastane. Může být plánovaná nebo prediktivní (například na základě senzorů, nebo pravidelného monitoringu, který odhalí počínající problémy) ještě předtím, než dojde k selhání.  
• Jak reaktivní, tak preventivní údržba majetku vyžadují kvalitní informace.

Vedení provozního deníku údržby majetku

Všechny prováděné aktivity, ať se jedná o údržbu, revize či opravy zaznamenáváte do provozního deníku. Díky němu máte pod kontrolou co se daným majetkem, přístrojem, strojem dělo, jaká údržba nebo opravy se na daném zařízení prováděly, kdo a kdy je vykonával. 

• Podívejte se, jak vést provozní deník údržby majetku.
  

Hlášení závad, problémů a havarijních situací

Aby vše probíhalo hladce, musí mít zaměstnanci, uživatelé nebo další pracovníci možnost nahlásit problémy, závady nebo jiné potřeby.

• Havarijní situace mohou nastat zanedbáním jeho údržby nebo se prostě vyskytnou z různých příčin, bez zavinění.
• Zaměstnanci a další pracovníci musí mít možnost nahlásit závady nebo problémy na majetku
  
• Správce majetku musí umět na tyto situace reagovat
• Nahlášením se spouští procesy řešení a odstranění problému, a následně i příčiny
• Správce majetku má pak možnost situaci vyřešit, analyzovat a vyhodnotit pravé (kořenové) příčiny závady a pokud je to možné, tak podobné havarijní situaci příště předejít
  
• Také řešení havarijních situací vyžaduje informační podporu - jak pro řízení práce na nápravných opatřeních a aktivitách, tak pro sběr informací o havárii (incidentu) 

Podívejte se, jak mohou zaměstnanci hlásit závady, problémy a havarijní situace. 

Jak Aptien pomáhá s řízením majetku

Aptien vám usnadní vaše procesy správy majetku, na jednom místě a v jednom prostředí vyřešíte velkou část vašich potřeb

• Podporuje vedení informací o majetku v celém jeho životním cyklu
• Umožní hlášení závad majetku
• Podporuje plánování údržby majetku a připomínání termínů
• Umožní fyzickou inventuru majetku
  
• Umožní papírové i digitální předávání a přebírání majetku
• Usnadní vedení shody s předpisy, hlídání revizí a povinností