Základy správy majetku

Datum poslední aktualizace: 13. 08. 2021
Podívejte se na řešení:
Software pro správu, údržbu a evidenci majetkuEvidence majetku
Pomohl Vám tento článek?
27 z celkových 30 článek pomohl.

Co je technická správa majetku 

Je to systematický proces péče o majetek v celém jeho životním cyklu. Tedy od jeho získání, přes jeho provoz, údržbu, obnovu až po jeho vyřazení. Dobře prováděná technická správa majetku zlepšuje kvalitu služeb z pohledu uživatelů majetku a snižuje rizika vyplývající ze selhání a nechtěných odstávek majetku. Je to systematická práce s majetkem, zaměřená na jeho dlouhodobou udržitelnost. Zde popsané základní principy správy majetku se týkají především fyzického majetku, jako jsou zařízení, vybavení, stroje, nástroje, ale také budovy a další nemovitosti. Částečně mohou platit i pro některé typy nehmotného majetku (například pro licence nebo software). Zcela samostatnou kapitolou je správa finančního majetku, která se řídí úplně jinak.      

Co je životní cyklus majetku?

Jsou to všechna stádia a procesy správy po dobu vlastnictví nebo využívání majetku:  

  • Pořízení majetku (Acquisition)
  • Provoz (Operation)
  • Údržba (Maintenance)
  • Obnova (Renewal)
  • Vyřazení (Disposal, Retirement)

Co tedy zahrnuje efektivní technická správa majetku?

  • Vedení kvalitních informací o majetku - technickou evidenci majetku (asset register) - přehled dostupného aktivního majetku 
  • Údržbu majetku
  • Řešení havarijních situací
  • Zajištění podpůrných služeb a procesů 

Informace nutné ke správě majetku 

Správné řízení majetku se neobejde bez kvalitních informací, na jejichž základě probíhá rozhodování a řízení. Kvalitní informace jsou tedy nezbytným základem k tomu, aby správa majetku mohla probíhat správně a kvalitně. Pokud rozhodování bude založeno na špatných informacích, tak ani správa nemůže být kvalitní. Kvalitní informační základna o majetku je také nezbytným předpokladem a kritickým bodem jakékoliv automatizace procesů a eliminace papírové práce.  

Informací o majetku je celá řada a všechny mají svůj význam. Je dobré vědět, proč majetek máme, jak a kdy byl pořízený. Mít informace k dodavateli a k záruce. Je třeba mít také informace o aktuálním stavu majetku. Kde je, kdo ho má. Plní majetek svůj účel? Naplňuje očekávání a potřebu organizace? Co požadují uživatelé do budoucna? Co vyžaduje legislativa (regulace)? Je to splněno a jak? Co děláme pro údržbu a zlepšování majetku? Informace o majetku můžeme rozdělit do těchto okruhů: 

Jak a kdy byl majetek pořízený 

  • Kdy byl pořízený
  • Dokumenty a písemnosti o nabytí majetku (smlouva o nákupu, předávací nebo instalační protokol a další)
  • Informace o záruce a podmínkách užívání (návody, instrukce k užívání  záruky a podobně)
  • Důvody pořízení, účel pořízení - proč a k čemu majetek máme

Jaký je stav majetku  

  • Jaký je aktuální stav majetku
  • Kde se majetek nachází nebo kdo jej má přidělený
  • Kolik zbývá životnosti

Jak je majetek kritický pro naši organizaci?

  • Je majetek kritický pro organizaci?
  • Co se stane, co přestane fungovat, když selže? Jaké jsou důsledky selhání? Jaká je pravděpodobnost selhání?
  • Jaké jsou náklady na opravu a nápravu?

Jaká je požadovaná úroveň kvality majetku (Level of Service) 

  • Co vyžadují zákazníci a uživatelé
  • Co vyžaduje legislativa a další regulace
  • Splňuje majetek požadavky? Kdy je přestane splňovat?

Jak se o majetek starám, jak jej udržuji

  • Jaké jsou náklady na údržbu
  • Jaké aktivity údržby na něm byly prováděné, jaká je historie majetku 
  • Jaké jsou aktivity údržby, kdy co bylo naposledy

Kdy přestane majetek vyhovovat potřebám

  • Kdy přestane vyhovovat potřebám uživatelů nebo zákonným povinnostem
  • Naplánování vyřazení a náhrady novým
  • Kdy bude muset být vyřazený

Údržba majetku

Údržba majetku zahrnuje kontroly, opravy, testování, pravidelný servis, kalibrace, výměny tak, aby majetek byl znovupoužitelný a mohl plnit svůj účel, splňoval požadavky a byla prodloužena jeho životnost. Existují dva základní typy údržby:

Reaktivní údržba majetku

Reaktivní údržba fakticky znamená reakce na existující problémy, jde o opravy a výměny součástí nebo celých zařízení po tom, co se vyskytne problém, co se něco rozbije. 

Preventivní, proaktivní údržba majetku 

Preventivní údržba majetku znamená, takové aktivity údržby, které se provádějí ještě předtím, než problém nastane. Může být plánovaná nebo prediktivní (například na základě senzorů, nebo pravidelného monitoringu, který odhalí počínající problémy) ještě předtím, než dojde k selhání.  

Jak reaktivní, tak preventivní údržba majetku vyžadují kvalitní informace.

Řešení havarijních situací majetku

Havarijní situace mohou nastat zanedbáním jeho údržby nebo se prostě vyskytnou z různých příčin, bez zavinění. Správa majetku musí umět na tyto situace reagovat. Musí umět situaci vyřešit, analyzovat a vyhodnotit pravé (kořenové) příčiny a pokud je to možné, tak podobné havarijní situaci příště předejít. Také řešení havarijních situací vyžaduje informační podporu - jak pro řízení práce na nápravných opatřeních a aktivitách, tak pro sběr informací o havárii (incidentu).