Automatický kód čísluje položky
Automatický kód položky umožňuje systémově číslovat nově založené položky v jakékoliv evidenci.
Z čeho se automatický kód skládá
Automatický kód se může skládat z pevného textu, který lze kombinovat s proměnnými, které systém automaticky dosazuje. Kód může obsahovat:
- Čísla
- Písmena nebo další znaky
Příklad: SML/2021/0063
Jak nastavíte automatické číslování
Nastavení automatického číslování může pouze administrátor systému.
- Jděte do editace evidence, kde chcete číslování nastavit
- Otevřete záložku "Založení položky" a dole najdete "Automatický kód"
- Klikněte na "Přidat automatický kód". Zvolte název kódu, který uvidí uživatelé při zakládání nové položky. Definujte formát číslování a číslo, od kterého se začne číslovat. V neposlední řadě zvolte, zda je tento kód výchozí či nikoliv. Pokud zvolíte "Tento kód je výchozí" bude tento kód automaticky použitý pro vytvoření nové položky a hodí se v případě, že máte v jedné evidenci kódů více
Co automaticky systém dosadí
Systém umí automaticky doplnit čísla, roky a název evidence. K tomu používá zástupné znaky:
- "i" reprezentuje automatické číslo
- "t" reprezentuje název evidence
- "yyyy" reprezentuje aktuální rok
Kód musí vždy začínat znakem "&" a končit středníkem (;).
- Počet zobrazených číslic ovlivníte číslem za "i", tedy například "i3" zobrazí tři číslice (001, 002, ..., 019, atd.), "i4" zobrazí čtyři číslice (0001,0002 atd.)
- Počet zobrazených písmen z názvu evidence ovlivníte číslem za proměnnou "t", tedy například "t3" zobrazí první tři písmena z názvu evidence. (například: Sml pro evidenci s názvem "Smlouvy")
- Ve formátu je možné používat jakékoliv písmeno, číslo nebo symbol
- Je možné kombinovat výše uvedené postupy. Pokud použijte formát "&i3;/&t3", získáte formát "001 / Sml"
| Formát | Výsledek | Popis | |||
|---|---|---|---|---|---|
| &t3;/&i3; | Sml/001 | Všechny smlouvy budou uvedené názvem evidence a budou číslovány vzestupně | |||
| Sml/0001/2021 | Stejné jako předchozí a na konci bude rok | |||
| MAJ-&i3;-yyyy | MAJ-001-2021 | Všechny položky budou začínat slovy MAJ, za pomlčkou bude vzestupné číslo a na konci rok |
Nyní stačí nastavení automatického prefixu uložit. Při zakládání nové položky nyní systém nabídne založené automatické kódy. Pokud některý z automatických kódů má zapnutou automatickou volbu, bude automaticky aplikován na první založenou položku.
Důležité: Systém bude automaticky číslovat každou nově založenou položku a nebere ohled na to, když dojde k vyřazení nebo smazání položky. Tedy číselná řada automaticky přiřadí další pořadové číslo. Pokud chcete, aby číselná řada byla konzistentní a v případě smazání položky bylo nastaveno další pořadové číslo, je potřeba v nastavení daného prefixu změnit hodnotu v detailu "Aktuální číslo".
Můžete použít automatické kód na již založené položky?
To bohužel není možné, automatický kód jde použít pouze na nově založené položky.
Můžete nastavit rozdílné automatické kódy pro jednotlivé evidence?
Ano, v každé evidenci si můžete nastavit rozdílné číslování položek.
Můžete v jedné evidenci nastavit více typů automatického číslování?
Ano, je možné v jedné evidenci nastavit více typů automatického číslování.