Konec chaosu v tabulkách: Jak snadno nahradit Excel ve firmě
- Přerůstá vám administrativa přes hlavu a ztrácíte se v desítkách verzí sdílených dokumentů? Zjistěte, jak nahradit Excel ve firmě, propojit roztříštěná data do jednoho systému a automatizovat každodenní agendu bez programování.
- Pokud řídíte malou nebo střední firmu (SMB), pravděpodobně jste na Excelu vyrostli. Je to skvělý nástroj na rychlé výpočty. Jakmile ale firma začne růst, z užitečného pomocníka se stává nepřítel. Ruční přepisování dat, smazané vzorce a neustálé dohledávání, která verze tabulky je vlastně ta aktuální, stojí váš tým hodiny drahocenného času týdně.
- Řešením není složitý a drahý korporátní software. Cestou je přechod na moderní evidenční systém a digitální kancelář, jako je Aptien, která data propojí za vás.
Hlavní znaky, že vaše firma přerostla Excel
Než se podíváme na řešení, ověřte si, zda se vás týkají nejčastější problémy českých firem:
- Chaos v právech: Buď do tabulky nemůže nikdo, nebo v nejhorším případě všichni a hrozí nechtěné přepsání dat.
- Ztráta historie: Netušíte, kdo, kdy a proč změnil údaj v buňce.
- Nulová automatizace: Excel vám sám nezkontroluje, že dodavatelské smlouvě končí platnost nebo že auto musí na revizi. Musíte na to myslet sami.
- Žádná upozornění: Excel vám zkrátka termíny nepřipomene a nepošle upozornění
- Utopené přílohy: Ke smlouvě nebo majetku v Excelu nepřipojíte PDF soubor ani e-mailovou komunikaci. Vše končí roztříštěné na discích.
Jak úspěšně nahradit Excel?
Krok za krokem. Přechod z tabulek do systému Aptien nemusí být bolestivý ani zdlouhavý. Celý proces zvládnete ve 3 jednoduchých krocích.
1. Hromadný import dat z excelu
- Nemusíte nic přepisovat ručně.
- Ze stávajících excelových tabulek jednoduše vyexportujete data do formátu XLSX nebo CSV.
- V Aptienu si otevřete příslušnou evidenci (např. Smlouvy, Majetek nebo Zaměstnanci), nahrajete soubor a průvodce importem sám rozmístí data do správných kolonek.
2. Propojení informací do jednoho kontextu
- Na rozdíl od izolovaných tabulek v Excelu jsou data v Aptienu živá a propojená.
- U karty zaměstnance okamžitě vidíte, jaký majetek (notebook, telefon) má přebraný.
- U karty dodavatele vidíte všechny uzavřené smlouvy a historii komunikace.
- Vše je provázané na jedno kliknutí, bez složitého vyhledávání.
3. Automatické hlídání termínů a úkolů
- Jakmile data dostanete z Excelu do systému, můžete začít využívat automatizaci.
- Aptien za vás hlídá klíčové termíny – konec platnosti smluv, periodicity školení BOZP nebo termíny revizí techniky.
- Systém sám pošle e-mailové upozornění odpovědné osobě s předstihem.
3 tipy pro rychlý přechod do Aptien
Aby byla náhrada Excelu úspěšná, musí nový systém přijmout i vaši zaměstnanci. Zde je návod, jak jim usnadnit začátek:
- Začněte jednou agendou: Nepřevádějte celou firmu najednou. Začněte tím, co máte v excelu připravené evidencí smluv. Jakmile si tým zvykne na elektronické šanony, přidejte správu majetku nebo personalistiku.
- Využijte e-mailový inbox: Ukažte týmu, že pro založení nového požadavku nebo smlouvy nemusí Aptien ani otevírat. Stačí přeposlat e-mail na unikátní adresu dané evidence a systém záznam vytvoří sám.