Co je to předauditní dotazník?
Předauditní dotazník je dokument, kterým auditor ještě před zahájením samotného auditu zjišťuje základní informace o procesech, softwaru a interních kontrolách firmy. Jde o první krok interního auditu, jehož pomocí auditor zjišťuje aktuální situaci a připravuje si klíčové podklady pro audit:
- Je to efektivní způsob sběru relevantních dat před zahájením auditu.
- Pomáhá auditorovi přijít na místo maximálně připravený, aby nekladl zbytečné a irelevantní otázky.
- Pomáhá auditovaným osobám se připravit.
Co předauditní dotazník obsahuje? (Vzor)
- Prověřovaný proces nebo činnost
- Datum interního auditu
- Místo auditu
- Cíl, předmět a rozsah interního auditu
- Prověřovaná norma nebo Standard
- Auditované osoby
Jak připravit předauditní dotazník?
- Jako auditor otevřete evidenci auditů
- Přejděte do nastavení evidence
- Vyberte "Online dotazníky"
- Vyberte dotazník ze šablony a upravte jej podle vašich potřeb
Jak zaslat dotazník k auditu?
- Jako auditor otevřete evidenci auditů
- Založte nebo vyberte konkrétní audit, pro který chcete dotazník zaslat
- V levém menu vyberte "Online dotazníky" a vyberte Dotazník k auditu (můžete ho mít pojmenovaný jinak)
- Odešlete dotazník vybraným osobám nebo jej nasdílejte jako odkaz.
Jaký má přínos auditní dotazník pro firmu?
Dotazník pomůže auditovaným osobám se připravit – budou vědět, co je čeká. Slouží jako důležitá příprava a „včasné varování“. Pro osoby ve firmě plní dotazník i významnou psychologickou a organizační roli, která pomáhá odstranit strach z neznámého:
- Dotazník slouží k výrazné úspoře času: Namísto zdlouhavého vyptávání se na základní strukturu firmy nebo používaný software má auditor tyto informace předem v tabulce.
- Když zaměstnanci a manažeři uvidí okruhy otázek černé na bílém, opadne z nich stres. Přesně vědí, co je čeká.
- Uvědomění si skutečného stavu: Otázky donutí manažery zamyslet se nad vlastními procesy ještě předtím, než auditor vůbec vstoupí do dveří.
- Poslední šance na nápravu: Pokud dotazník obsahuje otázku typu „Kdy byla naposledy aktualizována směrnice X?“, je to pro firmu ideální impuls zapomenutý dokument bleskově dohledat nebo uvést do pořádku.