Co jsou záznamy o kvalitě?
Záznamy o kvalitě (nebo jakosti) jsou dokumenty, které poskytují objektivní důkaz o tom, že se činnosti kvality provádějí v praxi a že prováděné činnosti, procesy nebo výsledné produkty splňují stanovené požadavky a normy. Jsou to například, zprávy z auditů, protokoly o kalibraci nebo revizi, záznamy o školení. Vedení záznamů o kvalitě ke Jednou z povinností ISO 9001 a auditor tyto záznamy vyžaduje.
Jaké jsou hlavní povinné záznamy pro ISO 9001? (Důkazy)
Tyto dokumenty vznikají za provozu a auditor podle nich ověřuje funkčnost systému řízení kvality ve firmě. Jinými slovy, jestli v praxi funguje to, co je na papíře (ve směrnicích)
Zaměstnanci (Kompetence zaměstnanců)
- Důkazy, že zaměstnanci mají potřebnou kvalifikaci a prošli školeními: Doklady o vzdělání, školeních, dovednostech a zkušenostech pracovníků
Zákazník a dodávka
- Záznamy o přezkoumání požadavků na produkty / služby: Doklad o tom, že firma předem prověřila objednávku zákazníka a je schopna ji splnit.
Vývoj
- Návrh a vývoj – pokud firma sama vyvíjí produkty či služby, musí uchovávat záznamy o vstupech, řízení procesů, výstupech a změnách v návrhu
Provoz a dodavatelé
- Hodnocení dodavatelů – záznamy o výběru, monitorování výkonnosti a opakovaném hodnocení externích poskytovatelů
- Sledovatelnost produktu – důkaz o jednoznačné identifikaci výstupů, pokud je sledovatelnost vyžadována
- Změny ve výrobě/službách – záznamy o přezkoumání změn při poskytování služeb či výrobě, včetně schválení
- Uvolnění produktu – důkaz o shodě produktu/služby s kritérii přijetí a identifikace osoby, která uvolnění schválila
Měřidla
- Kalibrace měřidel – Záznamy o ověřování přesnosti měřidel a přístrojů (kalibrační protokoly)
Neshody a závady
- Záznamy o neshodách a nápravných opatřeních: Protokoly o tom, když se něco nepovedlo (reklamace, zmetky), jak se situace vyřešila a co se udělalo pro to, aby se neopakovala.
Hodnocení a zlepšování
- Zprávy z interních auditů: Pravidelné vnitřní prověrky procesů prováděné samotnou firmou.
- Záznamy z přezkoumání managementu: Výstupy z porad vedení, kde se hodnotí fungování celého systému.