Jak řídit administrativu a provoz ordinace v Aptienu
Pokud máte na starost provoz větší ordinace nebo kliniky, největší výzvou obvykle nebývá práce s pacienty. Tou je udržet přehled o všech povinnostech, termínech a dokumentech, které mohou být požadovány při interní kontrole, hygieně, kontrole SÚKL nebo inspektorátu práce.
Aptien je navržen tak, aby usnadnil provoz ordinace v jednom online software a doplnil co již máte ve vašem ambulantním systému. Ukážeme si, co kam patří a jak v systému udržovat pořádek.
1. Zaměstnanci a personální agenda
Každý zaměstnanec má svojí kartu, na ní máte všechny důležité informace, dokumenty, certifikáty, školení i pracovní vybavení.
- kontaktní údaje, pracovní pozici a pracovní zařazení
- potvrzení o seznámení se směrnicemi,
- platnost povinných školení,
- případně oprávnění k obsluze zdravotních přístrojů
Praktický tip: Vše, co musí zaměstnanec pravidelně absolvovat (BOZP, GDPR, hygienické postupy, práce s přístrojem), nastavte jako opakovaný plán aktivit. Systém pak automaticky hlídá termíny.
2. Směrnice a dokumentace pro úřady – jedno místo pro všechny
Tady máte veškerou dokumentaci, směrnice i provozní postupy (SOP), i další dokumenty potřebné pro kontroly nebo audity
- provozní řád ordinace,
- hygienické postupy,
- GDPR směrnice,
- BOZP a PO dokumentaci,
- postupy pro práci se zdravotnickými prostředky,
- interní pravidla a formuláře.
Důležité: Nestačí dokument pouze uložit. U důležitých směrnic si nechte od zaměstnanců potvrdit seznámení. Aptien uchová auditní stopu – kdo dokument otevřel a kdy jej potvrdil.
3. Přístroje a zdravotnická technika
Zdravotnické přístroje, jako jsou Autokláv, EKG, nebo ultrazvuk musí mít pravidelný servis, BTK nebo kalibraci. Každý přístroj má vlastní kartu majetku, kde máte hezky na jednom místě vše, co k nim potřebujete:
- typ a označení
- UDI kód
- výrobní číslo,
- umístění,
- datum pořízení,
- návody a dokumentaci,
- servisní zásahy,
- revize a kalibrace,
- případné incidenty.
Doporučený postup: Ke každému přístroji vytvořte plány pro revize, kalibrace nebo BTK. Aptien vás automaticky upozorní před koncem platnosti.
4. Zdravotnické prostředky, vakcíny, léky a hlídání jejich expirací
Hlídání vakcín a léků je administrativní starost. Aptien vám pomůžet nejen snadno zadat pomocí UDI kódů, ale také automaticky ohlídá data spotřeby a expirace.
- typ a označení
- UDI kód
- číslo šarže
- datum spotřeby / expirace
Praktický tip: Zadejte hlídače pro všechny položky v evidenci. Aptien tak bude hlídat vše co naskladníte automaticky. Podívejte se jak ohlídat expiraci například vakcín.
5. Provoz ordinace, úkoly a pravidelné činnosti
Ordinace a kliniky řeší, kromě zdravotního vybavení také další provozní věci a vybavení, jako jsou nábytek, klimatizace, vytápění nebo wifi. Smlouvy s dodavateli, pojištění a mnoho dalšího. I to přináší řadu provozních úkolů a informací. Většina provozních problémů vzniká tím, že se na něco zapomene. V Aptienu řídíte opakované i jednorázové úkoly, které potřebujiete s vašimi lidmi řešit. O automatické úkoly, jako je kontrola expirací se vám postará Aptien.
- objednání revize,
- měsíční kontrola hasicích přístrojů,
- kontrola úklidu a hygieny,
- aktualizace dokumentace,
- interní audit.
6. Incidenty, neshody a stížnosti
Každá ordinace se občas setká se situací, kdy něco neproběhne podle plánu. Může jít o chybu v procesu, technický problém, stížnost pacienta nebo zjištění při interní kontrole. Takové události by neměly zůstat jen v e-mailu nebo na papíře. Je důležité je evidovat, vyšetřit jejich příčinu a zajistit nápravu. Zde evidujte:
- interní neshody,
- provozní incidenty,
- stížnosti pacientů,
- reklamace dodavatelů,
- poškození nebo poruchy zařízení,
- zjištění z kontrol a auditů,
- nápravná a preventivní opatření (CAPA).
Praktický tip: Každou neshodu propojte s odpovědnou osobou, termínem řešení a případným nápravným opatřením. Díky tomu budete mít přehled o tom, co bylo vyřešeno a co stále čeká na dokončení.
7. Rizika ordinace
Řízení ordinace není jen o řešení problémů. Stejně důležité je předcházet jim a průběžně zlepšovat procesy. Aptien umožňuje evidovat rizika, plánovat preventivní opatření a sledovat jejich plnění. Zde evidujte
- identifikovaná rizika,
- preventivní opatření,
- návrhy na zlepšení,
- cíle kvality,
- projekty zlepšování procesů,
- rozhodnutí vedení.
Praktický tip: Pokud se stejný problém opakuje vícekrát, založte z něj riziko nebo projekt zlepšení místo opakovaného řešení jednotlivých incidentů.
8. Audity a kontroly z úřadů
Pravidelné kontroly pomáhají odhalit problémy dříve, než je objeví externí auditor nebo kontrolní orgán. V Aptienu můžete plánovat interní audity, používat kontrolní checklisty a evidovat jejich výsledky. Zde evidujte
- interní audity,
- pravidelné provozní kontroly,
- kontroly hygieny,
- kontroly zdravotnických prostředků,
- výsledky externích kontrol,
- zjištění a doporučení.
Praktický tip: Vytvořte si opakované checklisty pro pravidelné kontroly ordinace. Každá kontrola bude mít vlastní historii, fotografie, komentáře i navazující úkoly.
9. Důkazy pro kontroly a auditní stopa
Jedním z nejčastějších požadavků při kontrolách není samotná dokumentace, ale důkaz, že organizace skutečně postupuje podle nastavených pravidel. Aptien automaticky vytváří auditní stopu všech důležitých činností.
Zde evidujte
- potvrzení o seznámení se směrnicemi,
- dokončená školení,
- splněné úkoly,
- historii změn dokumentů,
- provedené revize,
- uzavřené incidenty,
- výsledky auditů.
Praktický tip: Při kontrole nemusíte připravovat žádné speciální reporty. Stačí otevřít příslušný záznam a doložit historii, odpovědné osoby i související dokumenty.