Příprava nástupu zaměstnance (nebo také pre-boarding zaměstnance) je část procesu nástupu nového zaměstnance, která řeší vše mezi jeho přijetím a jeho prvním dnem v práci.
- Cílem pre-boardingu je příprava všeho ve firmě tak, aby samotný nástup zaměstnance proběhl hladce
- Vše, co je možné udělat a připravit, usnadní první den a týden nástupu
Příprava nástupu z pohledu firmy
- Firma musí připravit vše, co musí uchazeč dostat a vědět ještě před nástupem tak,
- Firma musí připravit vše, aby první den a týden proběhl hladce
- Zahrnuje administrativní přípravu veškeré dokumentace i přípravu pracovního místa, vybavení, pracovních pomůcek a prostředí
- Zahrnuje přípravu formálních dokumentů, pracovní smlouvy, přípravu přístupů (klíče, karty, hesla a přístupy do systémů)
- Zahrnuje také přípravu nebo nákup pracovního vybavení, pomůcek a přípravu pracoviště
- Kromě personalisty se na přípravě se podílí IT, office manažer, nebo facility manažer
Příprava nástupu z pohledu nového zaměstnance
- Nový pracovník v průběhu přípravy poskytne další osobní informace
- Vyplní osobní dotazník
- Také se může ještě před svým nástupem seznámit s firemními procesy a směrnicemi, usnadní to první týden v práci
Co všechno musí být hotové do prvního dne zaměstnance?
Příprava musí zahrnout vše, co musí být hotové do prvního dne zaměstnance. Zahrnuje všechny činnosti od chvíle, kdy je rozhodnuto o přijetí uchazeče, až do okamžiku samotného nástupu zaměstnance. Jde o velmi komplexní proces, jehož součástí není jen personalista, ale je do něj zapojeno také mnoho dalších lidí ve firmě.
Příprava dokumentů a formální administrativy
- Příprava pracovní smlouvy k podpisu a další personální dokumentace
- Kompletace osobních údajů a podklady pro mzdu
- Příprava a vyřízení formálních náležitostí plynoucích z platné legislativy (mzdový a evidenční list)
- Příprava dokumentů, interních směrnic a pravidel k potvrzení
- Podepsané formuláře a souhlasy
Příprava pracoviště a pracovního vybavení
- Příprava pracovního místa, pracoviště (nebo remote setup)
- Notebook, telefon a další pracovní zařízení
- Potřebné nástroje, software nebo ochranné pomůcky
Pracovní náplň a odpovědnosti (Je jasné, co bude zaměstnanec dělat)
- Definovaná pracovní role a hlavní úkoly
- Priority a očekávání pro začátek
- Základní odpovědnosti a kompetence
- Připravený první úkol nebo agenda
Přístupy, oprávnění a bezpečnost (Zaměstnanec má přístupy a může bezpečně pracovat)
- Založení e-mailu a uživatelských účtů,
- Zavedení zaměstnance do systémů, aplikací a nástrojů, vytvoření účtů v systémech a aplikacích
- Příprava hesel, vstupních karet a klíčů nebo jiných přístup do budov
- Základní bezpečnostní nastavení a pravidla
Směrnice, zaškolení a vstupní informace (Zaměstnanec ví, jak se zorientovat a začít)
- Připravený seznam směrnic, pracovních postupů a dalších dokumentů
- Připravené úvodní školení nebo materiály
- Naplánované první školení nebo vysvětlení práce
- Jasné informace o prvních dnech
Příprava orientace zaměstnance v pracovním týmu a firmě
- Zařazení do týmu a struktury firmy
- Určený nadřízený a hlavní kontakty
- Přidělený kolega / buddy (pokud dává smysl)
- Základní přehled o fungování firmy
- Informování budoucích spolupracovníků o změně
- Příprava a zaslání uvítacího dopisu nebo e-mailu s instrukcemi
Kdo ve firmě připravuje nástup zaměstnance?
Ve středních firmách se na přípravě nástupu podílí více lidí, typicky jsou to:
- Personalista, jeho odpovědností jsou všechny formální náležitosti, dokumentace, pracovní smlouva a další "papírování"
- Office manažer nebo někdo další odpovědný za vydání pracovních pomůcek, klíčů a dalších přístupů do firmy
- Facility manažer - příprava pracoviště a pracovního prostředí
- IT pracovník, který vydává počítač a zařizuje přístupy do firemních systémů a aplikací
- Přímý nadřízený pracovníka, který jej uvede do pracovního prostředí včetně úvodního pohovoru
Jak vytvořit seznam úkolů pro přípravu nástupu zaměstnance?
- Koordinaci jednotlivých lidí, kteří se na přípravě přístupu podílejí uděláte pomocí automatických checklistů
- Podívejte se jak můžete takový seznam pro přípravu nástupu (pre-boarding) zaměstnance nastavit v Aptienu.
