Řízení instalačních zakázek od obchodu až po realizaci
Pro malou elektro-instalační firmu je klíčové mít všechny informace o projektech pod kontrolou v jednom systému – od prvního kontaktu se zákazníkem až po předání hotového díla. Pokud jsou data roztříštěná mezi tabulkami, e-maily a papírovými poznámkami, dochází ke zmatkům, zpožděním a chybám.
Sdílení informací ušetří spoustu práce
V excelu a po mailech můžete řídit práce ve dvou, ve třech lidech. Když je vás ale více, tak to už v excelu nedáte. To sami dobře víte. Vynaložené úsilí na řízení stavby se hodně odvíjí od plynulosti komunikace a sdílení informací mezi všemi zúčastněnými. Pokud máte k dispozici sdílené informace na "jednom místě pravdy" informace najdete snadněji než v roztříštěných emailech.
- všichni vidí aktuální informace
- nemusíte se doptávat obchodníka
- nemusíte pořád něco dohledávat v emailech
- dokumenty (plány, revize, povolení) jsou uložené na jednom místě a snadno dostupné.
Spojení obchodu i realizace instalačních zakázek v jednom systému
Mít všechny informace v jednom systému výrazně omezuje chyby způsobené starými informacemi, verzemi dokumentů nebo špatnou komunikací. Jedno centrální řešení, které propojí obchod, řízení instalace, sledování termínů i správu subdodavatelů, pomůže výrazně zvýšit efektivitu i spokojenost zákazníků.
- Řídíte veškerou práci a komunikaci na zakázce od nabídky až po realizaci.
- Nic se vám neztratí.
1. Obchodní případy, evidence zákazníků a vedení obchodních jednání
Každý instalační projekt projekt začíná obchodní činností. Buď vyřizujete poptávky vašich klientů nebo váš obchodní tým aktivně hledá budoucí zákazníky. Každopádně vždy potřebujete jednotlivé obchodní případy řídit a vést k nim všechny informace, abyste měli vše pod kontrolou. Vedení obchodních případů vám pomůže udržet si přehled, na co jste se se zákazníkem domluvili a kdy je třeba se mu znovu ozvat. Už v této fázi je důležité mít systém, kde:
- Evidujete kontaktní údaje zákazníka
- Zaznamenáte jeho požadavky a vše, co s ním dohodnete
- Zaznamenáváte výsledky z osobních jednání, telefonátů nebo e-mailové komunikace
- Sledujete stavy obchodního případu (např. "poptávka", "nabídka poslána", "smlouva podepsána").
Jak řídit obchodní případy, obchodní proces a jednání se zákazníky
Důležité je mít všechny informace pohromadě a pod kontrolou od prvního okamžiku. Jinak se vše rozjede a vy budete neustále dokola hledat jedny a ty samé informace po různým místech. Pokud vše od prvního okamžiku zadáte do Aptienu, ušetříte si později spousty času.
- Otevřete evidenci obchodních případů
- Vytvoříte nový obchodní případ
- Uložíte základní informace o obchodním případu a zákazníkovi
- Přiložíte zadávací dokumentaci, poptávku nebo nabídku do příloh
- V zápisech u obchodního případu vedete informace z jednání, zápisy, dokumenty, a vše snadno dohledáte.
2. Realizace zakázky
Jakmile se obchod uzavře, informace o zákazníkovi a smluvených podmínkách se pro vás stávají zásadním výchozím bodem, na který musíte po celou dobu realizace navazovat. Nyní potřebujete naplánovat klíčové milníky, datumy a koordinovat veškerou práci na realizaci instalační zakázky, zejména
- Zadat klíčové termíny dodávky instalace
- Připravit dokumentaci celé montáže
- Rozdělit práci a úkoly a koordinovat práci subdodavatelů a lidí na stavbě,
Pokud máte veškeré informace o instalaci na jednom místě a všichni pracují na stejné stránce, významně eliminujete riziko, že se vám při ručním přepisování údajů nebo komunikaci něco ztratí nebo dojde k nedorozumění. Všichni v týmu mají přístup ke stejným aktuálním informacím a ví, co a kdy mají udělat.
Vytvoření elektroinstalační zakázky a její dokumentace
- Vytvořte novou zakázku
- Zadejte všechny podstatné informace
- Do příloh nahrajte všechny potřebné dokumenty
- Naplánujte všechny klíčové milníky instalace
- Přiřaďte odpovědné osoby ke konkrétním úkolům
- Sledujte postup realizace v reálném čase
- Dokumentujte průběh instalace (např. fotodokumentace)
- Připravte kroky k předání instalace nebo stavby
3. Řízení práce na stavbě a místě montáže
Jakmile spustíte práce na zakázce, komunikace mezi lidmi, kteří se na instalaci podílejí je klíčová a může způsobit komunikační nebo mailové peklo. Nedorozumění nebo jiný informační šum pak vedou ke zbytečným nákladům nebo nespokojenosti klienta. Aptien vám umožní jednak řídit práci pomocí úkolů nebo například vést zápisy. To vše oceníte s rostoucím počtem lidí, kteří se na zakázce podílejí nebo s odstupem času, kdy se na zakázce dělalo to a to.
Kontrolní seznamy toho, co musí být hotovo
- Kontrolní seznamy vám pomohou nezapomenou na žádný důležitý termín nebo úkol
- Podívejte se, jak s kontrolními seznamy pracovat
Řízení týmu lidí
- Koordinace a řízení práce na instalačních zakázkách probíhá pomocí úkolů
- Podívejte se, jak řídit práci na instalační zakázce pomocí úkolů
Řízení subdodavatelů montáže
- Pokud se na plnění zakázky podílejí subdodavatelé, které potřebujete řídit, využijete k tomu extranet.
- Práci svých subdodavatelů řídíte pomocí extranetu, můžete s nimi sdílet informace dokumentaci
- Můžete řídit své subdodavatele pomocí úkolů
4. Servis a pravidelná údržba
Typicky obsahuje:
- pravidelné prohlídky (např. 1× ročně / 2× ročně)
- čištění, dotažení, kontrola spojů, filtrů, ventilátorů
- měření a kontrola parametrů
- aktualizace nastavení (regulace elektrozařízení)
- protokoly o kontrole / servisní report