Příručka zaměstnance slouží jako průvodce firemní kulturou a každodenním životem ve firmě. Je to dokument, který na jednom místě, prakticky a srozumitelně shrnuje firemní pravidla, firemní kulturu a základní požadavky na chování zaměstnanců. Novým zaměstnancům pomáhá se rychle zorientovat ve firemních procesech, zvyklostech a kultuře. Jasně popisuje očekávané chování (etický kodex), odměňování a benefity. Proto je takový dokument nezbytností pro každou rostoucí firmu. Je to praktický dokument pro zaměstnance, který vysvětluje:
- Jaká jsou firemní pravidla, kultura a hodnoty, vize, mise, cíle
- Jaká jsou základní pravidla chování a etiky zaměstnanců
- Jaká jsou základní pravidla komunikace a fungování ve firmě, pracovní doba nebo dovolená
- Jaké jsou principy ochrany zdraví a bezpečnosti
- Jaké jsou bezpečnostní a IT zásady
Příručka poskytuje zaměstnancům jasný referenční bod, jak vaše firma funguje. Obvykle se nepodepisuje jako právní závazek, slouží jako informační zdroj. Jeho jazyk je na rozdíl od směrnic měkký, přátelský, srozumitelný, často psaný v tónu „tykání“.
Účel příručky pro zaměstnance: Usnadnit nástup, orientaci a zapracování zaměstnance (onboarding), předat mu vizi firmy a vysvětlit interní procesy lidskou formou.
Co by měla firemní příručka pro zaměstnance obsahovat?
Následující seznam oblastí tvoří "zlatý standard příručky" pro jakoukoli moderní organizaci bez ohledu na její velikost a obor. Může se přirozeně lišit podle velikosti a charakteru firmy.
Orientace ve firmě a její kultura
- Historie firmy, její hodnoty
- Mise, vize a hodnoty: Proč tu jsme a kam jdeme.
- Organizační struktura: Základní přehled kdo je kdo
- Kde najít kávu, jak je řešeno stravování
- Jak se dostat na pracoviště, kde parkovat
Pracovně právní vztahy a personální zásady
- Pracovní doba a docházka, dovolená a nemocenská,
- Práce na dálku (home office), absence
- Dovolená a volno: Placené volno (PTO), nemocenská, rodičovská dovolená.
- Jak požádat o dovolenou nebo pracovní volno
Odměňování a benefity
- Politika odměňování: Kdy jsou výplaty, bonusy, struktura mezd.
- Zaměstnanecké výhody: Pojištění, vzdělávání, stravenky/multisport.
Ochrana zdraví a bezpečnost a zdraví, chování na pracovišti
- Jak postupovat při požáru, první pomoc, jak se chovat na pracovišti.
- Ochrana zdraví: Politika zákazu drog a alkoholu na pracovišti.
IT, Data a bezpečnost
- Jak pracovat s hesly a další zásady kybernetické bezpečnosti
- Jak používat firemních zařízení a IT vybavení
- Ochrana osobních a firemních dat
Pracovní vybavení vybavení
- Jak žádat o pracovní vybavení
- Jak hlásit ztráty a poškození pracovního vybavení
- Jak pracovní vybavení vracet nebo předávat
Komunikace ve firmě, řešení konfliktů a krizových situací
- Jak jednat s kolegy a dalšími lidmi
- Jaké jsou antidiskriminační a protimobbingové zásady
- Jaká jsou pravidla komunikace
- Etický kodex (Code of Conduct): Standardy chování a profesionální vystupování.
- Jak nahlásit nevhodné chování. (nti-harassment a Diskriminace)
- Jaké nástroje používáme pro firemní komunikaci (Aptien, E-mail, Slack, Teams,) a jak v nich komunikujeme.
- Whistleblowing: Jak anonymně hlásit nepravosti.
Jak Aptien pomáhá s příručkou pro zaměstnance
Vytvoření příručky je jen první krok. Skutečnou výzvou je udržet směrnice přehledné a propojené s každodenním provozem. Aptien pomáhá malým a středním firmám:
- Mít příručku online dostupnou a vždy k dispozici
- Mít vedle příručky také ostatní směrnice a postupy na jednom místě
- Řídit seznámení se směrnicemi při nástupu nových zaměstnanců (onboarding)
- Místo statických PDF a tabulek promění Aptien firemní směrnice v online prostředí
Kromě toho pomáhá s celou řadou dalších procesů
- Evidovat a přidělovat firemní majetek a vybavení
- Vést kompletní personální evidenci
- Řídit práci a hlídat termíny