V Aptienu funguje seznamování se směrnicemi zcela digitálně. Na základě distribučních seznamů (seznamů příjemců) systém automaticky rozešle upozornění konkrétním zaměstnancům. Ti si dokumenty přečtou a jedním kliknutím digitálně potvrdí jejich přečtení, čímž firma získá prokazatelný přehled pro případné audity. Firma tak získá prokazatelný přehled pro audity a kontroly.
Celý proces probíhá následovně:
- Vytvoření seznamu směrnic a publikování platných verzí: Správce směrnic založí směrnici a dokumenty nastaví jako platné.
- Vytvoření seznamu příjemců (distribuční seznam): Určíte, které skupiny zaměstnanců nebo konkrétní pozice se musí s dokumentem (např. směrnicí BOZP, GDPR) seznámit, a to včetně lhůty, do kdy tak musí učinit.
- Distribuce a notifikace: Systém automaticky zašle zaměstnancům upozornění. Dokumenty se jim zobrazí na přehledném Portálu směrnic (součást firemního intranetu) nebo v jejich osobní složce v sekci Dokumenty k potvrzení.
- Upozornění zaměstnance: Zaměstnanec vidí vše v seznamu "Moje směrnice" a také v seznamu upozornění
- Potvrzení srozumění: Zaměstnanec si směrnici otevře, prostuduje a přímo v aplikaci potvrdí, že se seznámil s obsahem a porozuměl mu.
- Sledování plnění: Manažeři a personalisté mají k dispozici přehledné statistiky. Vidí, kdo již dokument potvrdil, a komu se naopak termín blíží nebo již vypršel.
Tento postup je ideální i pro onboarding nových zaměstnanců, kterým lze klíčové směrnice zpřístupnit a vyžadovat jejich potvrzení ještě před nástupem na pracoviště.
Co jsou distribuční seznamy?
- Aptien funguje na principu digitálních distribučních seznamů (seznamů příjemců), které určují, kdo a do kdy se musí s daným dokumentem seznámit.
- V distribučním seznamu nastavíte směrnici a k ní seznam lidí, nebo rolí, které se s ní mají seznámit a datum
