V Aptienu funguje seznamování se směrnicemi zcela digitálně. Na základě distribučních seznamů (seznamů příjemců) systém automaticky rozešle upozornění konkrétním zaměstnancům. Ti si dokumenty přečtou a jedním kliknutím digitálně potvrdí jejich přečtení, čímž firma získá prokazatelný přehled pro případné audity. Firma tak získá prokazatelný přehled i konkrétní potvrzení, které jsou prokazatelné pro audity a kontroly.
Jak probíhá celý proces?
1. Vytvoříte seznam směrnic
- V evidenci směrnic zadáte (založíte) všechny vaše směrnice, pracovní postupy a další dokumenty
- Směrnice si rozdělíte do různých oblastí, jak jste ve firmě zvyklí
- K jednotlivým směrnicím formou příloh přidáte dokumenty
2. Publikujete platné verze
- Jakmile máte vše zadáno, nastavíte platnosti (publikujete) platné verze směrnic
- S platnými verzemi bude dále pracovat a nabízet je zaměstnancům k přečtení nebo seznámení
3. Vytvoříte pro každou směrnici seznam příjemců (distribuční seznam)
- Určíte, které skupiny zaměstnanců nebo konkrétní pozice se musí s dokumentem (např. směrnicí BOZP, GDPR) seznámit, a to včetně lhůty, do kdy tak musí učinit.
- Pomocí seznamů příjemců řídíte, komu se bude jaká směrnice zobrazovat
4. Aptien automaticky rozesílá upozornění
- Na základě pravidel, které jste zadali, se Aptien automaticky postará o rozeslání
- Automaticky zašle zaměstnancům upozornění.
5. Dokumenty se také automaticky zobrazí na Portálu směrnic (součást firemního intranetu)
- Dokumenty se jim zobrazí na přehledném Portálu směrnic (součást firemního intranetu) nebo
- v jejich osobní složce v sekci Dokumenty k potvrzení.
- Upozornění zaměstnance: Zaměstnanec vidí vše v seznamu "Moje směrnice" a také v seznamu upozornění
- Potvrzení srozumění: Zaměstnanec si směrnici otevře, prostuduje a přímo v aplikaci potvrdí, že se seznámil s obsahem a porozuměl mu.
- Sledování plnění: Manažeři a personalisté mají k dispozici přehledné statistiky. Vidí, kdo již dokument potvrdil, a komu se naopak termín blíží nebo již vypršel.
Tento postup je ideální i pro onboarding nových zaměstnanců, kterým lze klíčové směrnice zpřístupnit a vyžadovat jejich potvrzení ještě před nástupem na pracoviště.
Co jsou distribuční seznamy?
- Aptien funguje na principu digitálních distribučních seznamů (seznamů příjemců), které určují, kdo a do kdy se musí s daným dokumentem seznámit.
- V distribučním seznamu nastavíte směrnici a k ní seznam lidí, nebo rolí, které se s ní mají seznámit a datum
Co obsahuje digitální záznam o seznámení v Aptien?
Aptien při každém potvrzení vytváří digitální auditní stopu, potvrzení o seznámení, která obsahuje:
- Identifikaci dokumentu: Přesný název stroje a verzi návodu, se kterou byl pracovník seznámen.
- Termín a způsob: Kdy seznámení proběhlo a jakým způsobem (školení, praktické zaškolení).
- Průkazný podpis: Ověřitelný digitální podpis v systému (pomocí účtu uživatele).
- Opakování při změnách: Pokud výrobce vydá aktualizovanou verzi návodu nebo se na stroji provede technická úprava, zaměstnanci musí být prokazatelně seznámeni znovu. Aptien automaticky změny hlídá a distribuuje