Co jsou online formuláře
Online formuláře v Aptien jsou interaktivní webové formuláře, plně integrované do Aptien, které slouží jako jednoduchý a rychlý způsob, jak strukturovaně sbírat informace od zaměstnanců, o majetku, z projektů nebo od zákazníků. Používají se všude tam, kde je potřeba něco nahlásit, vyplnit, zkontrolovat nebo požádat: v HR (nástupní údaje, zpětná vazba), v provozu a údržbě (jako kontrolní checklisty, inspekce, hlášení závad), v IT (žádosti o vybavení), i u projektů (sběr podkladů, reporty). Fungují jako vstupní formulář pro data – sjednotí odpovědi a sníží chaos.
Fungují podobně jako Google Forms, ale jsou plně integrované do Aptien. Jsou propojené s organizéry, evidencemi a záznamy v nich. Umožní snadno sbírat informace od lidí ve firmě a přitom mít všechny odpovědi přehledně na jednom místě. Vše probíhá přímo v Aptien, kde se vyplněná data ukládají automaticky a jsou přirozeně propojena s položkou, ze které je spouštíte.
Co online formuláře usnadní a umožní:
- Vytváření jednotných dotazníků, checklistů a žádostí
- Sjednotí a zjednoduší rozesílání a sběr informací
- Zjednoduší procesy, které musíte řešit v emailech, na papíře nebo ve specializované online aplikaci
- Zlepší přesnost a dohledatelnost vyplněných výsledků
K čemu může firma online formuláře Aptien použít?
- Můžete je používat pro HR dotazníky, hodnocení zaměstnanců, vstupní a výstupní dotazníky, kontrolní a revizní checklisty, inspekce zařízení, interní žádosti a řadu dalších firemních procesů.
- Vyhnete se chybějícím informacím a roztroušeným přílohám v e-mailech.
Jak online formuláře fungují?
Každý formulář je propojen s konkrétním organizérem (evidencí). To znamená, že vyplněné údaje se stávají součástí firemních záznamů, nikoliv izolovaným dokumentem někde bokem. Díky tomu můžete:
- automaticky párovat odpovědi s konkrétní osobou, majetkem, projektem nebo místem
- vytvářet formuláře z připravených šablon
- sbírat odpovědi od zaměstnanců a týmů
- uchovávat vše pohromadě pro potřeby kontrol, auditů nebo řízení kvality
Jak začít používat formuláře?
- Administrátor jednoduše vytvoří formuláře v grafickém prostředí (podobně jako Google forms)
- Vyplněné údaje se automaticky ukládají do správné evidence
Tipy na oblíbené využití online formulářů v malých a středních firmách
Dotazníky pro zaměstnance
- Získejte zpětnou vazbu během pár minut bez nutnosti e-mailového ping pongu
- Ať už potřebujete vyhodnotit firemní akci, zjistit spokojenost zaměstnanců nebo provést krátký průzkum – interaktivní formuláře to zvládnou snadno.
- Všechny odpovědi se ukládají přímo do systému, nikam se neztratí.
- Výsledky vidíte ihned v přehledné podobě.
- Formulář lze vyplnit z počítače i mobilu.
Checklisty údržby nebo revizí
- Technik nebo údržbář potvrdí jednotlivé kroky údržby
- Formuláře můžete využít i pro každodenní kontrolu provedené údržby
- Díky tomu máte vždy jistotu, že se úkoly skutečně splnily — a nemusíte dohledávat žádné staré papíry nebo maily.
Typické použití online formulářů Aptien
HR a péče o zaměstnance
- Vstupní dotazník pro nové zaměstnance
- Roční hodnocení zaměstnance
- Zjišťování potřeb školení
- Výstupní dotazník (offboarding zaměstnance)
- Protokol o převzetí či vrácení zařízení nebo majetku
- Žádost o přístupy nebo vybavení
- Potvrzení o seznámení s pravidly, směrnicemi nebo dokumenty
Správa majetku, údržba a bezpečnost
- Kontrolní, inspekční checklist majetku či budovy
- Hlášení poruchy, závady nebo incidentu na majetku
- Záznamy o provedené údržbě majetku
- Kontroly BOZP nebo PO
Kancelář a provoz
- Interní žádanky (technika, přístup, vybavení)
- Cestovní nebo nákladové žádosti
- Potvrzení seznámení s interními směrnicemi
IT a bezpečnost
- Žádosti o přístupy
- Předávací / vracecí protokoly k IT vybavení
- Potvrzení o převzetí zařízení
- Bezpečnostní dotazníky
- Jak online formuláře v Aptien fungují
Přínosy online formulářů pro malé a střední firmy
Online formuláře pomáhají SMB firmám nahradit roztříštěné procesy jednotným systémem:
- Žádné excelové tabulky navíc
- Žádné chaotické emaily
- Žádné chybějící informace nebo ztracené přílohy
- Pořádek v dokumentaci a dohledatelnost
- Jasná zodpovědnost a rychlý sběr dat napříč firmou.
Jak začít používat online formuláře ve firmě?
V Aptien můžete začít dvěma způsoby:
- Vytvoříte nový formulář podle vlastních potřeb nebo šablony, nebo
- Použijete připravené šablony pro HR, údržbu, bezpečnost nebo kancelářský provoz.
Doporučené návody:
- Jak vytvořit online formulář v Aptien
- Použití online formulářů v HR
- Inspekční a kontrolní formuláře
- Jak pracovat s odpověďmi
- Napojení formulářů na úkoly a evidence
Proč si je zamilujete
- Budete mít odpovědi na jednom místě: dotazníky, checklisty i potvrzení práce.
- Rychlé a jednoduché: vytvoříte je během pár minut.
- Všestranné: pro HR, manažery i techniky.
- Interaktivní formuláře v Aptien vám usnadní práci, zrychlí komunikaci a přinesou přehled do každodenních procesů.