V tomto článku se dozvíte jak jednoduše dokumentovat procesy v malých a středních firmách
Dokumentování procesů není byrokracie. Pro malé a střední firmy je to nástroj, jak snížit chaos, zrychlit zaučení nových lidí a zajistit stabilitu, i když se tým mění. Začněte s několika nejdůležitějšími procesy, držte se jednoduchosti a postupně budujte svou knihovnu procesů.
V malých firmách to na začátku často funguje neformálně: lidé vědí, co mají dělat, předávají si úkoly přes e-mail nebo ústně a práce se „nějak“ udělá. Jakmile ale firma roste, začnou se objevovat problémy:
- Nekonzistence: různí lidé dělají stejný úkol pokaždé jinak.
- Ztráta znalostí: když někdo odejde, odchází i jeho know-how.
- Chyby a zpoždění: bez jasných kroků se chyby opakují a stojí peníze.
- Problémy s růstem: nelze efektivně delegovat nebo rychle zapracovat nové lidi.
Proto je dokumentace procesů klíčová: přináší jasnost, stabilitu a základ pro růst firmy.
Co znamená „zdokumentovat proces“?
Dokumentace procesu znamená sepsat jak se práce dělá, tak aby to kdokoli ve firmě dokázal zopakovat. V praxi to nemusí být složité – dobrý popis procesu odpoví na tři otázky:
- Co proces spouští? (Kdy začíná?)
- Jaké jsou jednotlivé kroky a kdo je dělá?
- Jaký je výsledek? (Jak poznáme, že je hotovo?)
Praktické způsoby, jak procesy dokumentovat
- SOP (Standardní pracovní postupy): Které stejně musíte jako firma mít pro ty nejdůležitější procesy. Jsou to písemné návody krok za krokem včetně formulářů, šablon a nástrojů.
- Checklisty: Ideální pro rutinní úkoly (onboarding, schvalování dovolené, denní uzávěrky).
- Procesní mapy (diagramy): Jsou ideální doplňek k pracovním postupům Vizualizace, jak kroky navazují a jak spolupracují role či oddělení.
- Knihovna procesů (Process Library): Určené pro větší firmy, které svoje procesy řídí a mají popsané. Je to centrální katalog všech procesů s vlastníky, vstupy, výstupy a odkazy na SOP či mapy.
Jak začít krok za krokem
- Vyberte 5–10 klíčových procesů (např. prodej, nábor, nákup, zákaznická podpora).
- Sejděte se s lidmi, kteří proces dělají – sepište jejich postup.
- Vytvořte jednoduchý popis (checklist nebo krátký SOP).
- Ověřte s týmem – upravte kroky, role a nástroje.
- Uložte na jedno místo – do centrální knihovny procesů, ne do roztříštěných souborů.
- Udržujte aktuální – při každé změně aktualizujte.
Osvědčené tipy pro malé a střední firmy
- Držte to jednoduché – žádný odborný žargon, pište jasně.
- Propojte s realitou – u každého procesu uveďte odkazy na checklisty nebo nástroje, které už lidé používají.
- Začněte malými kroky – i jedna stránka SOP je lepší než nic.
- Zajistěte dostupnost – každý zaměstnanec musí vědět, kde procesy najde.
Jak vám pomůže Aptien dokumentovat procesy?
- Podívejte se na návod, jak použít knihovnu procesů