Ztrácíte se v tabulkách při hlídání, komu propadá řidičák na ještěrku, komu končí platnost BOZP a kdo ještě nepodepsal interní směrnici? Sledování platnosti certifikátů slouží k právní ochraně při kontrolách BOZP, splnění auditů a prevenci trestní odpovědnosti managementu při úrazech. Pro malé rostoucí a střední firmy je udržení přehledu o povinnostech zaměstnanců legislativní minové pole. Aptien spojuje hlídání kvalifikací, povinných školení a digitální historii změn (pro audity a kontroly) do jednoho automatizovaného přehledu. Odbourává chybovost Excelu a tím usnadňuje práci personalistů a chrání firmu před pokutami.
Jak sledovat platnosti certifikátů a školení u zaměstnanců?
Reálná splněná školení a fyzické průkazy (např. svářečský průkaz či řidičské oprávnění) se vždy musí vázat na konkrétního člověka. V systému Aptien k tomu slouží karty zaměstnanců v kombinaci s evidencí profesních certifikátů. Zde je stručný návod, jak platnosti u konkrétních zaměstnanců nastavit a hlídat.
1. Přiřaďte zaměstnance k pracovní pozici
- Přiřaďte zaměstnance k pracovní pozici, ze které plynou kvalifikační požadavky
- Díky tomu budete mít u zaměstnance checklist toho, co má splnit (seznam požadavků na školení, certifikáty a další kvalifikaci)
Plánování školení a kurzů
- Nastavte si automatické plány pro onboarding, povinná školení BOZP a PO nebo seznámení s interními předpisy. Aptien sám pohlídá, že každý nováček i stávající kolega splní to, co mu ukládá zákon.
- Školení (Plánování kurzů, které organizuje sama firma)
- Jak v systému nastavit automatické opakování kurzů (BOZP, PO, první pomoc) navázané na pracovní pozici. Jakmile dojde k exspiraci, systém automaticky naplánuje nový termín.
- Zjistěte, jak efektivně rozvrhovat a plánovat periodická školení.
Potvrzování směrnic a pracovních postupů
- seznámení se směrnicemi .
- Obsah: Jak prokazatelně seznámit zaměstnance s novým pracovním řádem, manuálem k obsluze stroje nebo kyberbezpečností bez tlouku papírů. Zaměstnanec potvrdí přečtení jedním kliknutím v Aptienu.
- Podívejte se, jak na digitální podepisování a akceptaci firemních směrnic.
Hlídání platnosti profesních certifikátů a licencí
- Aptien automaticky sleduje termíny exspirace profesních oprávnění, svářečských průkazů nebo periodických lékařských prohlídek. Systém vás upozorní dříve, než zaměstnanec začne pracovat nelegálně.
- Externí licence a průkazy (Hlídání toho, co lidi dostali od státu/autorit),
- Aptien funguje jako digitální šanon.
- Stačí nahrát PDF nebo fotku průkazu (svářečák, řidičák C/E, elektro vyhláška) a systém sám hlídá datum exspirace.
- Přečtěte si náš podrobný návod, jak na evidenci certifikátů zaměstnanců.
Neprůstřelný audit trail (Digitální důkaz):
Už žádné hledání papírů se zapomenutými podpisy při kontrole z Inspektorátu práce. Zaměstnanci splnění kurzu nebo přečtení směrnice potvrdí přímo v systému. Kompletní historii compliance vyexportujete na jedno kliknutí.
Proč je Aptien ideální pro malé a rostoucí firmy
- Propojí personální karty zaměstnance, jeho pracovní pozice a automatických hlídačů termínů v jednom jednoduchém rozhraní, které nestojí miliony jako korporátní ERP systémy.
- Vyřeší hlídání a potvrzování a slouží jako podklad pro kontroly a audity.