Přejděte od chaosu v tabulkách k automatickému hlídání lhůt
Řízení periodických školení (jako je BOZP, PO, školení řidičů či obsluha strojů) je pro firmy povinné ze zákona. Manuální hlídání termínů v Excelu ale často vede k přehlédnutí exspirace certifikátu, což riskuje vysoké pokuty od inspektorátu práce. Nejefektivnějším řešením je automatizace – online systém Aptien umožňuje nastavit periodické plány školení navázané přímo na pracovní pozice zaměstnanců. Systém pak sám hlídá legislativní lhůty a včas upozorní na blížící se konec platnosti.
Jak funguje automatické plánování školení podle pracovních pozic?
Abyste nemuseli každému zaměstnanci přiřazovat kurzy ručně, v Aptien můžete školení naplánovat ve třech úrovních:
- Pro celou firmu: Kurz, který musí absolvovat úplně každý (např. obecné BOZP).
- Pro konkrétní pracovní pozici: Ideální pro profese s vysokým rizikem (např. řidiči referenti, svářeči, elektrikáři). Jakmile do Aptienu naberete nového člověka a přiřadíte mu danou roli, systém mu plán školení vygeneruje automaticky.
- Pro konkrétního zaměstnance: Specifické školení na míru jednotlivci.
Jak nastavit periodické školení
Nastavení automatického hlídače termínů zabere personalistovi v rozhraní Aptien méně než dvě minuty.
- Otevřete záložku Zaměstnanci a přejděte do sekce Plány aktivit.
- Klikněte na tlačítko + Přidat aktivitu.
- Zadejte název kurzu (např. Školení řidičů) a definujte periodu opakování (např. jednou za 24 měsíců).
- Určete, zda se plán týká všech, nebo jen vybraných pracovních pozic.
- Uložte plán. Od této chvíle Aptien hlídá platnost za vás a s předstihem rozešle e-mailové notifikace zaměstnancům i manažerům.
Jak potvrdit absolvování školení
- Po dokončení školení manažer označí aktivitu jako splněnou, přiloží k ní doklad o školení
- Po potvrzení se aktivita uzavře a zůstane uložena v historii včetně data, odpovědné osoby a potvrzení a automaticky se nastaví další termín školení podle zvolených kritérií
Proč personalisté v SMB firmách přecházejí na Aptien?
Aptien pomáhá při auditu nebo kontrole
Právní jistota: Při kontrole z úřadu vygenerujete přehled platných školení na jedno kliknutí. Při interním nebo externím auditu nebo kontrole úřadů bývá potřeba doložit absolvování
- kdo školení absolvoval,
- kdy školení proběhlo,
- kdo jeho absolvování potvrdil,
- kdy končí platnost školení,
- historii opakovaných školení.
Úspora času a konec papírování
- Úspora času při onboarding: Nováčci dostanou svůj rozvrh povinných školení ihned v první den nástupu na základě své pozice.
- Konec papírování: Potvrzení o absolvování školení mohou zaměstnanci odsouhlasit digitálně přímo v portálu.
Využívají pro celou řadu firemních školení
- pravidelná školení BOZP
- školení požární ochrany (PO)
- GDPR školení
- školení kybernetické bezpečnosti (NIS2)
- školení řidičů
- školení první pomoci
- školení obsluhy strojů nebo vysokozdvižných vozíků
- periodické přezkoušení zaměstnanců
- interní firemní školení
- opakované seznámení se směrnicemi nebo politikami společnosti
Využívají výhody automatického plánování školení
- automatické vytváření opakovaných školení,
- upozornění zaměstnancům na nové úkoly,
- přehled o tom, kdo školení absolvoval,
- historii všech absolvovaných školení,
- možnost schválení nebo potvrzení školení vedoucím pracovníkem,
- podklady pro interní i externí audity.
Nejčastější otázky
Lze plánovat školení podle pracovní pozice?
- Ano. Každá pracovní pozice nebo oddělení může mít vlastní plán pravidelných školení.
Mohu plán použít i pro jiné činnosti než školení?
- Ano. Plány aktivit lze využít také pro interní audity, kontroly zařízení, revize, pravidelné porady, údržbu nebo jakékoli jiné opakované procesy.
Co když zaměstnanec nastoupí později?
- Plán lze použít i pro nově nastupující zaměstnance. Aktivita se vytvoří podle pravidel nastavených ve vašem procesu onboardingu.
Jak poznám, že se blíží termín školení?
- Aptien automaticky vytváří nové aktivity a upozorňuje odpovědné osoby i zaměstnance podle nastavených notifikací.
Je možné doložit historii školení auditorovi?
- Ano. Každé školení obsahuje historii vytvoření, splnění, potvrzení i odpovědných osob. Tyto informace lze kdykoliv zobrazit nebo použít jako podklad při auditu.