Záznamy o aktivitách slouží k zaznamenávání různých typů činností jako jsou schůzky, jednání, práce na zakázkách, práce údržby, nebo i rezervace zdrojů. Aktivity a zápisy můžete využít pro přehledné a snadno vyhledatelné zápisy ze schůzek, zaznamenávat technické kontroly či opravy u vašeho firemního majetku. Podívejte se na nejčastější způsoby využití:
Co vše patří do záznamů aktivit? Jak využít zápisy?
- Zápisy z obchodních jednání a schůzek - takové záznamy tvoříte z osobních jednání, telefonátů nebo online meetingů
- Zápisy z porad - zápisy z vašich vnitřních porad
- Zápisy z projektových jednání a schůzek
- Záznamy o provedené údržbě - takové zápisy tvoříte typicky u majetkových evidencí, zařízení, přístrojů nebo strojů - protože aktivitou může být nějaká údržba, oprava, servisní zásah nebo jiná podobná aktivita. Tím se vám pomocí zápisů tvoří provozní deník zařízení
- Záznam práce na zakázce nebo projektu
- Poznámky ze schůzky
- Rezervace zdrojů
Co je zápis, záznam aktivity?
- Zápis je dokument, který zaznamenává důležité informace, rozhodnutí a diskuse z různých setkání, schůzek nebo jednání.
- Zápis se vztahuje k nějaké události v kalendáři, má obvykle trvání od-do
Jak vytvořit záznam o schůzce, jednání, opravě nebo jiné události
- Pomocí zápisu vytváříte záznam z jednání nebo z jiné aktivity, například z opravy nebo údržby.
- Zápis také uvidíte jako událost v kalendáři v konkrétním čase od-do.
- Zápisy vytvořené z evidencí jsou automaticky připojené vždy k položce, ze které zápis tvoříte.
- Navíc se zápis automaticky připojí také ke všem účastníkům.
Kdo zápisy vidí
Veřejný zápis
- Zápisy jsou ve výchozím nastavení veřejné, tedy zápis může otevřít a číst kdokoliv, kdo má do dané evidence přístup.
- Je tím usnadněno sdílení informací. Všechny zápisu jsou tedy veřejné, pokud je neoznačíte jako privátní.
Soukromý, privátní zápis
- Máte možnost ho označit jako privátní.
- Jeho obsah pak vidí pouze účastníci.
- Navíc máte možnost nastavit, co mohou jednotliví účastníci se zápisem dělat.
Za zápisu můžete rovnou vytvářet úkoly
- Často ze zápisu vznikají úkoly.
- V Aptienu můžete úkol vytvořit rovnou ze zápisu.
- Bude k němu vždy automaticky přiřazený.