Jak dělat lépe zápisy z porad

Datum poslední aktualizace: 12. 08. 2021

Co všechno potřebujete mít v zápise z jednání

Vytváření zápisů z jednání a porad ve wordu se může zdát jednoduché, ale samotný způsob nepřispívá týmové spolupráci a úkoly z takto vytvořených zápisů se špatně řídí. Cílem je, aby vaše poznámky byly co nejjednodušší a neztratily se v nich žádné důležité detaily. A abyste je mohli později snadno dohledat. Zápisy z jednání a porad často obsahují:

  • Seznam všech účastníků schůzky
  • Kdy se jednání konalo 
  • Klíčová témata, která byla na schůzce projednána
  • Závěry z jednání
  • Úkoly vyplývající z jednání

Jak nahradit zápisy ve wordu

Zápisy fungují jako dokument, který se dotýká všeho důležitého, co bylo na jednání řečeno.

Problémy zápisů vedených ve wordu:

  • Těžko se dohledávají
  • Jsou rozptýlené po mailu, nedají se aktualizovat
  • Špatně se sledují následné úkoly

Tipy na to, jak nejlépe vytvořit zápis z jednání s dodavateli

  • Zaznamenejte si klíčové body programu jednání
  • Zaznamenejte si stručné shrnutí každého bodu programu a výsledků, které jste projednávali
  • Snažte se omezit každý bod na maximálně tři věty a nezapomeňte si před zapsáním jakýchkoli plánů nebo rozhodnutí vyžádat potvrzení z místnosti

Závěry z jednání

Pokud na jednání dojdete ke konkrétním závěrům, vypíchněte je separátně, ať nezapadnou mezi ostatní informace v zápise. Závěry mají být stručné, nejlépe v bodech a mělo by se jednat ideálně do tří jednotlivých závěrů.

Úkoly z jednání na závěr

Jakmile máte zapsané závěry a akční body, nezapomeňte vytvořit konkrétní úkoly, které zadáte sobě nebo dalším odpovědným osobám. Úkoly jsou automaticky přivázané k zápisu a u každého z nich je jasné komu je přidělen a jaký je datum jeho splnění.