Co všechno potřebujete mít v zápise z jednání
Vytváření zápisů z jednání a porad ve wordu se může zdát jednoduché, ale samotný způsob nepřispívá týmové spolupráci a úkoly z takto vytvořených zápisů se špatně řídí. Cílem je, aby vaše poznámky byly co nejjednodušší a neztratily se v nich žádné důležité detaily. A abyste je mohli později snadno dohledat. Abyste snadno našli k čemu porada nebo úkoly z ní vznikly. Zápisy z jednání a porad často obsahují:
- Seznam všech účastníků schůzky
- Kdy se jednání konalo
- Klíčová témata, která byla na schůzce projednána
- Závěry z jednání
- Úkoly vyplývající z jednání
Proč nedělat zápisy ve wordu
Zápisy fungují jako dokument, který se dotýká všeho důležitého, co bylo na jednání řečeno. Problémy zápisů vedených ve wordu:
- Těžko se dohledávají
- Jsou rozptýlené po mailu, nedají se aktualizovat
- Špatně se sledují následné úkoly
Tipy na to, jak nejlépe vytvořit zápis z jednání s dodavateli
- Zaznamenejte si klíčové body programu jednání
- Zaznamenejte si stručné shrnutí každého bodu programu a výsledků, které jste projednávali
- Snažte se omezit každý bod na maximálně tři věty a nezapomeňte si před zapsáním jakýchkoli plánů nebo rozhodnutí vyžádat potvrzení z místnosti
Závěry z jednání
Pokud na jednání dojdete ke konkrétním závěrům, vypíchněte je separátně, ať nezapadnou mezi ostatní informace v zápise. Závěry mají být stručné, nejlépe v bodech a mělo by se jednat ideálně do tří jednotlivých závěrů.
Úkoly z jednání na závěr
Jakmile máte zapsané závěry a akční body, nezapomeňte vytvořit konkrétní úkoly, které zadáte sobě nebo dalším odpovědným osobám. Úkoly jsou automaticky přivázané k zápisu a u každého z nich je jasné komu je přidělen a jaký je datum jeho splnění.
