Jak zavést řízení rizik dodavatelů (VRM)
Řízení a hodnocení rizik dodavatelů (VRM) se může lišit podle velikosti vaší firmy a počtu a charakteru dodavatelů, se kterými spolupracujete. Důvody k řízení rizik dodavatelů mohou být buď ryze pragmatické, tedy snížení rizik spojených s nakupovanými službami nebo produkty nebo mohou být vynucené předpisy a legislativou nebo zákaznickým řetězcem. A't jsou důvody jakékoliv, tak proces, hodnocení a řízení dodavatelů je víceméně velmi obdobný a je založen na několika základních principech, kterými vás provedeme. Jakékoliv řízení rizik je založeno jednak na životním cyklu dodavatelů a jednak na samotném hodnocení rizik. Oba cykly se vzájemně prolínají. K hodnocení rizik dochází v průběhu všech fází životního cyklu dodavatelů.
Co je to životní cyklus dodavatelů?
Životní cyklus dodavatelů označuje fáze, kterými prochází vztah s dodavatelem v průběhu času. Zahrnuje následující:
- Identifikace dodavatelů a výběr dodavatelů – – Identifikace a seznam všech dodavatelů, Výběr správných dodavatelů na základě jejich spolehlivosti a úrovně rizika.
- Onboarding dodavatelů
- Průběžné hodnocení výkonnosti, kvality, rizik a bezpečnosti – Sledování výkonnosti a shody dodavatelů, Sledování rizik a výkonnosti dodavatelů. patří sem i smluvní a procesy
- Odchod dodavatele – Správné ukončení vztahů s dodavateli, když je to nutné.
Co je to životní cyklus rizik?
- Identifikace rizik
- Hodnocení rizik
- Prioritizace
- Ošetření rizik
- Přehodnocení
Kroky k řízení rizik dodavatelů
Krok 1: Vytvoření inventáře dodavatelů
Začněte vytvořením seznamu všech vašich dodavatelů. Pokud tento seznam ještě nemáte, můžete použít metody, jako je objevování dodavatelů nebo samoobslužný portál pro onboarding dodavatelů. Třídit dodavatele do různých kategorií vám usnadní jejich správu:
- Tier 1: Vysoké riziko, vysoká důležitost (nejdůležitější a nejrizikovější)
- Tier 2: Střední riziko, střední důležitost
- Tier 3: Nízké riziko, nízká důležitost
Krok 2: Identifikace a hodnocení rizik
- Určete, kteří dodavatelé představují největší rizika.
- Zvažte potenciální dopady, jako je bankrot dodavatele nebo únik dat. Vyhodnoťte, jak závažné mohou být tyto dopady pro vaše operace.
Krok 3: Prioritizace rizik
- Pomocí mapy rizik se zaměřte na rizika, která mají největší dopad a pravděpodobnost výskytu. Klasifikujte rizika jako vysoká, střední nebo nízká, což vám pomůže zaměřit se na nejurgentnější hrozby.
Krok 4: Ošetření rizika a stanovení opatření k jejich snížení
- Rozhodněte se, jaké kritéria budete používat k hodnocení a řízení rizik, například rizikovou matici (dopad vs. pravděpodobnost) nebo jednodušší kategorie (vysoké, střední, nízké). Implementujte kontrolní opatření na základě vaší zvolené metodologie.
Krok 5: Přehodnocování v průběhu času
- Řízení rizik dodavatelů je nepřetržitý proces. Nová rizika nebo změny v situaci vašich dodavatelů mohou vyžadovat úpravy programu. Pravidelně přehodnocujte a aktualizujte svůj přístup.
Tipy pro lepší hodnocení rizik dodavatelů
Hodnocení rizik dodavatele pomáhá posoudit potenciální rizika spojená se spoluprací s dodavatelem. Zde je několik tipů, jak zlepšit proces hodnocení:
Tip 1: Určte, která rizika jsou pro vás nejdůležitější
- Před hodnocením dodavatelů je důležité si ujasnit, která rizika jsou pro vaši organizaci nejrelevantnější, jako je kybernetická bezpečnost, finanční stabilita nebo shoda s předpisy.
Tip 2: Hodnoťte produkty a služby jednotlivě
- Různé produkty nebo služby od stejného dodavatele mohou představovat různá rizika. Například použití dodavatele pro kancelářské potřeby může představovat menší riziko než využívání jejich cloudových služeb.
Tip 3: Automatizujte proces hodnocení
- Zjednodušte proces hodnocení tím, že automatizujete úkoly, jako je označování rizik, přiřazování odpovědnosti a spouštění opětovného hodnocení na základě nových rizik.
Tip 4: Usnadněte dodavatelům odpovídání na hodnocení
- Zjednodušte proces, aby dodavatelé mohli snadněji vyplnit hodnocení. Nástroje, jako jsou automatizované dotazníky nebo platformy pro výměnu rizik, mohou pomoci.
Tip 5: Monitorujte a pravidelně znovu hodnotíte
- Rizika se mohou v průběhu času měnit, takže je důležité pravidelně přehodnocovat dodavatele, zejména když se objeví nová rizika nebo dojde k významným událostem.
- Pokud budete postupovat podle těchto kroků a tipů, vytvoříte solidní program pro řízení rizik dodavatelů, který pomůže chránit vaši firmu a efektivně spravovat vztahy s třetími stranami.
Jak může Aptien pomoci?
Platforma Aptien využívá odborné znalosti v oblasti GRC (Governance, Risk Management, Compliance), specializuje se na řízení rizik třetích stran, ochranu soukromí, řízení incidentů a další oblasti, čímž poskytuje komplexní řešení pro správu bezpečnosti a ochrany soukromí. Snižte rizika spojená s dodavateli, poskytovateli a třetími stranami pomocí softwaru Aptien pro správu třetích stran a Third-Party Risk Exchange. Tento software vám umožňuje provádět kontrolu shody a prověřování dodavatelů. Navíc náš software umožňuje organizacím provádět hodnocení rizik dodavatelů a zmírňovat rizika pomocí vysoce přizpůsobitelné automatizace pracovních toků. Aptien Third-Party Risk Exchange umožňuje firmám přístup k analytice rizik a zprávám o mezerách v kontrolách u dodavatelů a poskytuje dodavatelům příležitost centralizovat své údaje o shodě a propagovat je mezi tisíci zákazníků Aptien, aby je mohli snadno sdílet.
Jaké jsou výhody softwaru pro řízení rizik dodavatelů (VRM)?
Software pro řízení rizik dodavatelů (VRM) pomáhá organizacím vybudovat a automatizovat jejich program pro řízení rizik dodavatelů. Software pro řízení rizik dodavatelů vám pomůže při onboardingu třetích stran, jejich hodnocení, identifikaci a zmírňování rizik, sledování změn u dodavatelů v průběhu času a odchodu třetích stran, když je to nutné – vše při zachování adekvátní dokumentace pro prokázání shody. Při využívání VRM softwaru může automatizace poskytnout rychlý návrat na investici (ROI). Další výhody softwaru pro řízení rizik dodavatelů zahrnují:
- Zvýšená bezpečnost
- Zvýšená důvěra zákazníků
- Vyšší úspory času a nákladů
- Snížení opakující se práce
- Lepší viditelnost dodavatelů
- Zjednodušené hodnocení a onboarding dodavatelů
- Rychlejší hodnocení rizik
- Vylepšené reportování a analytika
- Zjednodušené vedení záznamů
- Snížení rizik spojených s dodavateli
- Zlepšení vztahů s dodavateli a jejich výkonu
- Méně času stráveného v tabulkách