Tento článek je určený pro správce směrnic.
Jako správce směrnic ve firmě potřebujete zveřejnit směrnice a dokumenty lidem ve vaší firmě.
Zpřístupnění firemních směrnic, postupů, návodů nebo interních pravidel zaměstnancům je nejen běžnou součástí každodenní interní komunikace ale dokonce je to povinnost firmy ze zákona. V praxi se ale často řeší neefektivně: papírově, e-mailem, chaoticky bez jasného přehledu. Výsledkem bývá, že zaměstnanci dokumenty nenajdou, přehlédnou je nebo není možné zpětně doložit, kdo co obdržel a přečetl. V tomto článku se podíváme na to, jak směrnice a dokumenty zaměstnancům zpřístupnit jednoduše, přehledně a s kontrolou, aniž byste je zahlcovali e-maily.
Směrnice a dokumenty sdílíte pomocí intranetu
Proč je lepší mít dokumenty na intranetu než je posílat mailem?
- I dokumenty, které nevyžadují potvrzení, by měly být: snadno dohledatelné, dostupné správným lidem, publikované na jednom místě, bez nutnosti opakovaného rozesílání e-mailů
- Intranet pomáhá firmě udržet pořádek, přehled a snížit rizika při personálních změnách nebo kontrolách.
Každý uvidí, co vidět má
- Určíte co se bude zobrazovat komu
- Určíte jestli je dokument jen ke čtení nebo jestli vyžaduje potvrzení ze strany zaměstnance
V praxi musí firmy kombinovat dva způsoby práce s interními dokumenty – podle jejich významu a dopadu na zaměstnance. Zákony ukládají, u kterých směrnic a dokumentů je vyžadován podpis nebo potvrzení zaměstnance. Kromě zákona se firma chrání prokazatelným seznámením zaměstnance se směrnicemi také před pro účely kontroly, auditu nebo pojišťovny.
Jak sdílet dokumenty na portálu směrnic?
- Tato volba je vhodná pro dokumenty, u kterých není vyžadováno potvrzení seznámení
- U takových dokumentů stačí, aby byly prokazatelně zpřístupněny na jednom místě a zaměstnanci k nim měli trvalý přístup.
- V praxi to znamená, že dokument se zobrazí zaměstnancům v systému a zaměstnanci k němu mají trvalý přístup
- Typicky jde o: informativní materiály, návody a interní postupy, aktuality a organizační informace
- Podívejte se sem na návod jak dokumenty zveřejnit na portálu
Jak rozeslat směrnice rozeslat směrnice zaměstnancům k potvrzení seznámení?
- Tato volba je vhodná pro směrnice, kde potřebujete mít zaměstnancem potvrzené přečtení a seznámení se
- Typicky jde o směrnice, a pracovní postupy, kde musí být prokazatelné seznámení: povinnosti zaměstnance, upravují bezpečnost práce, ochranu zdraví, požární ochranu, upravují nakládání s osobními údaji nebo odpovědnost, musí být zaměstnavatel schopen prokázat, že se s nimi zaměstnanec seznámil.
- V praxi to znamená, že dokument se rozešle zaměstnancům a ti musí digitálně potvrdit, že s ním souhlasí a rozumí mu
- To znamená aktivní potvrzení (např. elektronické potvrzení nebo podpis).
- Podívejte se sem na návod jak směrnice rozeslat zaměstnancům