Jak publikovat dokumenty zaměstnancům přehledně a bez zbytečných notifikací
Publikování dokumentů zaměstnancům je každodenní součástí interní komunikace – od směrnic a politik až po provozní informace. Přesto se často řeší neefektivně: e-mailem, chaoticky nebo bez přehledu, kdo má k čemu přístup.
V tomto článku se podíváme na to, jak dokumenty publikovat jednoduše, přehledně a s kontrolou – bez zahlcování zaměstnanců upozorněními.
Publikování dokumentů vs. potvrzení seznámení
V praxi je důležité rozlišovat dva přístupy:
- Dokumenty k seznámení - aktivní oznámení – zaměstnanec musí reagovat (potvrdit, podepsat, přečíst)
- Pouhé zveřejnění – dokument je dostupný, ale nevyžaduje akci
Pro druhý případ je ideální možnost dokument jen zveřejnit, bez notifikací a bez povinného potvrzení
Jak založit seznam příjemců
- Klikněte na tlačítko "Vytvořit seznam příjemců"
- Vyberte zdroj, tedy dokument, který se má zobrazit zaměstnancům v Centru znalostí
- Zvolte příjemce, tedy kdo má dokument mít k dispozici.
- Zadejte název seznamu příjemců, název slouží hlavně pro vaší orientaci mezi ostatními seznamy.
Jakmile distribuční seznam uložíte, zobrazí se zvoleným uživatelům dokumentace v záložce Centrum Znalostí. Pokud uživatel tuto žáložku nevidí, bude nutné kontaktovat administrátora a nastavit roli oprávnění pro Portál směrnic.
Jak funguje publikování dokumentů v Aptien
V Aptien je publikování dokumentů jednoduché a flexibilní díky přehledným seznamům příjemců.
Každý dokument se publikuje konkrétnímu seznamu příjemců podle nastavení. Můžete publikovat těmto skupinám:
- všichni zaměstnanci
- konkrétní zaměstnanci nebo skupina (tým)
- pracovní pozice - zaměstnancům na vybrané pracovní pozici se ukáže sada dokumentů určená k jejich pracovní pozici.
Díky tomu mají zaměstnanci přístup pouze k dokumentům, které se jich skutečně týkají.
Volba „pouze zveřejnit“ (publikovat) znamená:
- dokument se zobrazí zaměstnancům v systému
- nepřijde žádná notifikace
- není vyžadováno potvrzení ani reakce
Tato volba je ideální pro informativní nebo referenční dokumenty.
Proč mít publikování dokumentů pod kontrolou
Ne každý dokument vyžaduje okamžitou akci nebo potvrzení. Přesto by měl být:
- snadno dohledatelný
- dostupný správným lidem
- publikovaný na jednom místě
- bez nutnosti posílat další e-maily
Typickým příkladem jsou:
- interní směrnice
- aktualizované dokumenty
- informativní materiály
- dokumenty „na přečtení, až bude čas“
- návody