Jak snadno publikovat dokumenty zaměstnancům

Jak přehledně publikovat směrnice a pravidla zaměstnancům

Zpřístupňování firemních směrnic, postupů, návodů nebo interních pravidel zaměstnancům je běžnou součástí každodenní interní komunikace. V praxi se ale často řeší neefektivně – papírově, e-mailem nebo chaoticky bez jasného přehledu. Výsledkem bývá, že zaměstnanci dokumenty nenajdou, přehlédnou je nebo není možné zpětně doložit, kdo co obdržel a přečetl. V tomto článku se podíváme na to, jak směrnice a dokumenty publikovat jednoduše, přehledně a s kontrolou, aniž byste zaměstnance zahlcovali e-maily.

Co stačí pouze zpřístupnit ke čtení a kde už je nutné prokazatelné seznámení?

V praxi musí firmy kombinovat dva způsoby práce s interními dokumenty – podle jejich významu a dopadu na zaměstnance.

1. Dokumenty pouze ke čtení

• U části dokumentů zákon nevyžaduje aktivní potvrzení zaměstnance.
• Stačí, aby byly prokazatelně zpřístupněny na jednom místě a zaměstnanci k nim měli trvalý přístup.
• Typicky jde o: informativní materiály, návody a interní postupy, aktuality a organizační informace

2. Dokumenty s povinným seznámením a potvrzením zaměstnance

• U dokumentů, které: zakládají povinnosti zaměstnance, upravují bezpečnost práce, ochranu zdraví, požární ochranu, upravují nakládání s osobními údaji nebo odpovědnost, musí být zaměstnavatel schopen prokázat, že se s nimi zaměstnanec seznámil.
• V praxi to znamená aktivní potvrzení (např. elektronické potvrzení nebo podpis).

Jak zajistit publikování směrnic ve firmě?

Zaměstnavatel má povinnost zajistit, aby se relevantní dokumenty dostaly ke správným zaměstnancům, u vybraných dokumentů také prokázat seznámení konkrétních osob. Proto je běžné rozlišovat dokumenty podle toho, komu jsou určeny:

• všem zaměstnancům
• konkrétním zaměstnancům nebo týmům
• pracovním pozicím – zaměstnanci vidí dokumenty vztahující se k jejich roli

Tento přístup snižuje riziko chyb, zjednodušuje orientaci zaměstnanců a pomáhá splnit zákonné povinnosti zaměstnavatele.

Co znamená pouze zveřejnit dokumenty zaměstnancům? 

Tato volba je vhodná pro dokumenty, u kterých není vyžadováno potvrzení seznámení. V praxi to znamená:

• dokument se zobrazí zaměstnancům v systému
• zaměstnanci k němu mají trvalý přístup
• není vyžadována žádná reakce ani potvrzení

Typickými příklady jsou:

• interní směrnice
• aktualizované dokumenty
• informativní materiály
• dokumenty „na přečtení, až bude čas“
• návody a interní postupy

Proč je lepší mít dokumenty na intranetu než je posílat mailem?

• I dokumenty, které nevyžadují potvrzení, by měly být: snadno dohledatelné, dostupné správným lidem, publikované na jednom místě, bez nutnosti opakovaného rozesílání e-mailů
• Tento přístup pomáhá firmě udržet pořádek, přehled a snížit rizika při personálních změnách nebo kontrolách.

Jak to usnadní Aptien?

V Aptienu je publikování dokumentů jednoduché – a to jak pro pouhé zveřejnění, tak pro dokumenty vyžadující potvrzení. U každého dokumentu jasně nastavíte:

• zda je určen jen ke čtení,
• nebo zda vyžaduje potvrzení zaměstnance (například pro účely kontroly, auditu nebo pojišťovny).

Každý dokument se publikuje konkrétnímu seznamu příjemců. Můžete ho zpřístupnit:

• všem zaměstnancům
• konkrétním zaměstnancům nebo týmu
• zaměstnancům na vybraných pracovních pozicích

Zaměstnanci tak vidí pouze dokumenty, které se jich opravdu týkají.

Dokumenty a směrnice pouze ke čtení (v Centru znalostí) znamenají

• že dokument se zobrazí zaměstnancům na Portálu směrnic
• nepřijde žádná notifikace
• není vyžadováno potvrzení ani jiná reakce
• tento režim je vhodný pro informativní a podpůrné dokumenty.

Dokumenty vyžadující potvrzení zaměstnance znamenají

• že dokument se zobrazí zaměstnancům na Portálu směrnic v záložce "Dokumenty k potvrzení"
• zaměstnanci přijde notifikace a systém vyžaduje potvrzení
• potvrzení se uloží do historie dokumentu a může sloužit jako prokazatelný záznam při kontrole nebo auditu.
• tento režim slouží pro směrnice a dokumenty, u kterých musí zaměstnavatel doložit seznámení zaměstnance