Praktický průvodce pro klidnou kontrolu ordinace
Mnoho soukromých ordinací, ambulancí a menších klinik vnímá papírování jako nutné zlo. Ale pouze správně zpracovaná dokumentace, dobře nastavený vnitřní systém hodnocení kvality (ISHK) a aktuální standardní operační postupy (SOP) jsou tím jediným, co vás ochrání při kontrole ze strany SÚKL, krajské hygienické stanice nebo zdravotních pojišťoven. Víte, jaké dokumenty nesmí ve vašem šanonu chybět a jak v nich udržet pořádek?
1. Rozlište provozní a vnitřní řád
- Provozní řád: Zaměřuje se na hygienické aspekty, sterilizaci, nakládání s odpady a bariérová opatření. Musí být schválen příslušnou hygienickou stanicí.
- Vnitřní řád: Upravuje vztah mezi ordinací a pacientem (objednací systém, práva a povinnosti, ceník). Musí být vyvěšen na viditelném místě.
2. Zpracujte pracovní postupy (SOP)
- Standardní operační postupy jsou konkrétní návody „krok za krokem“, které zajišťují, že každý člen týmu postupuje stejně.
- V ordinaci musíte mít zavedené pracovní postupy pro všechny klíčové procesy:
3. Důkazy o seznámení personálu s platnou verzí dokumentů
- Nestačí jen zmíněné dokumenty mít, ale musíte také prokázat, že byl personál seznámen s platnou verzí
- Seznámení personálu: Každá nová směrnice či její revize musí být prokazatelně potvrzena zaměstnanci.
- Platná verze: Personál musí mít platnou verzi, aby nepracoval podle neplatné (staré) verze směrnice.
4. Nové legislativní povinnosti (MDR a ISHK), evidence UDI
- S příchodem nařízení MDR se zpřísnily požadavky na sledovatelnost materiálu.
- Pokud vaše ordinace provádí invazivní zákroky, je evidence UDI kódů povinností.
- Bez jasně definovaného metodického pokynu v rámci vaší ordinace riskujete vysoké sankce.
Jak řídit a udržovat směrnice v ordinaci?
Pokud se tím nechcete zabývat, objednejte si naši komplexní službu, vyřešíme vše za vás. Pokud chcete vše zpracovat sami, postupujte podle následujícího návodu. Směrnice udržujete online, máte je k dispozici pro kontroly a také pro vaše zaměstnance a pracovníky.
Vaše práce musí začít od evidence směrnic. Stejný postup platí, pokud potřebujete řešit manuály nebo jinou přístrojovou dokumentaci.
1. Nastavte evidenci směrnic
- Využijte evidenci směrnic, kterou můžete upravit podle potřeb a zvyklostí ve vaší ordinaci
- Využijte typu dokumentů (řády, standardní provozní postupy, SOP, metodické pokyny, manuály
- Rozhodněte, pro jaké oblasti vedete vnitřní předpisy a podle toho upravte typy směrnic
2. Naplňte evidenci směrnic
- Jakmile máte jasno o struktuře vedených dokumentů, můžete evidenci směrnic naplnit
- Pokud máte směrnic hodně, připravte si excel se seznamem směrnic a informacemi kolem nich a importujte do Aptienu
- Připravte se seznam platných dokumentů (doporučujeme rovnou v pdf) a dokumenty nahrajte a nastavte jako platné
3. Zveřejněte směrnice a postupy zaměstnancům
- Zaměstnancům je třeba směrnice zpřístupnit a dobře komunikovat.
- K tomu slouží portál směrnic, kde mají zaměstnanci všechny dokumenty k dispozici
- Doporučujeme na portálu začít seznamem směrnic dostupných všem zaměstnancům ke čtení.
- Zde se vám zobrazí všechny přílohy (pdf), které máte v evidenci směrnic nastavené jako zveřejněné (publikované)
4. Nastavte potvrzování konkrétních směrnic
- Dokumenty, u kterých potřebujete nebo musíte dokládat, že se s nimi konkrétní zaměstnanec seznámil, rozesíláte pomocí distribučních seznamů v "Nastavení směrnic"
- Zaměstnanci tak musí pro jednotlivé dokumenty potvrdit, že je četli jsou s nimi seznámeni
- Zaměstnanci používají a vidí pouze Portál směrnic: Zde mají k dispozici všechny publikované dokumenty
- Zaměstnancům pak chodí upozornění na nepotvrzené směrnice a dokumenty
Jaké směrnice musí mít každá ordinace v roce 2026
- Nejste si jistí, zda máte vše v pořádku?
- Podívejte se na přehledný seznam, který obsahuje nejdůležitějších směrnice a pracovní postupy