Stručný přehled státních kontrol a co kontrolují
- Finanční úřad (FÚ): kontroluje Daně (DPH, daň z příjmů, silniční daň), Účetnictví, daňovou evidenci a faktury, Převodní ceny mezi propojenými firmami.
- Oblastní inspektorát práce (OIP / OÚIP / SÚIP): kontroluje Práci na černo a legálnost zaměstnávání, Dodržování pracovních smluv, přesčasů a přestávek, Výplaty mezd a dodržování minimální mzdy.
- Inspektorát práce (BOZP) a Hasiči HZS (PO): kontroluje Školení zaměstnanců o bezpečnosti a požární ochraně, Revize strojů, elektroinstalace a plynových zařízení, Lékárničky, hasicí přístroje a volné únikové cesty.
- Správa sociálního zabezpečení (OSSZ / PSSZ): kontroluje Výpočet a řádné odvody sociálního pojištění, Evidenční listy důchodového pojištění (ELDP), Včasné přihlašování a odhlašování zaměstnanců.
- Zdravotní pojišťovny: kontrolují Výpočet a včasné placení zdravotního pojištění, Plnění oznamovací povinnosti zaměstnavatele (nástup/odchod do 8 dnů).
- Česká obchodní inspekce (ČOI): kontroluje poctivost prodeje (správné váhy, míry a účtování), označení zboží cenami a informacemi v češtině, dodržování lhůty 30 dnů na vyřízení reklamace.
- Krajská hygienická stanice (KHS): kontroluje Kategorizaci prací (hluk, prach, fyzická zátěž na pracovišti), čistotu, teplotu, osvětlení a sociální zázemí (toalety, šatny), dodržování postupů HACCP (v gastro provozech).
- Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ): zabezpečení osobních údajů zaměstnanců a zákazníků (GDPR), legálnost a správné označení kamerových systémů ve firmě.
- Národní úřad pro kybernetickou bezpečnost NÚKIB: kontroluje dodržování kybernetického zákona (NIS2)
Co kontrolují nejčastěji a kde to najdete v Aptien?
Firemní směrnice a vnitřní předpisy
- Co kontrolují: Platnost verzí, prokazatelné seznámení zaměstnanců se směrnicemi (BOZP, GDPR, pracovní řád). Kontroloři chtějí vidět, že zaměstnanec podepsal/potvrdil přesně tu verzi, která platila v době porušení předpisu.
- Co najdete v Aptienu: Portál směrnic, digitální potvrzení o seznámení zaměstnance s daným předpisem včetně časového razítka.
Karty zaměstnanců (Osobní složky)
- Co kontrolují: Pracovní smlouvy, mzdové výměry, doložení kvalifikace, povinné lékařské prohlídky a historii školení (Inspektorát práce, OSSZ, KHS).
- Co najdete v Aptienu: Osobní složka zaměstnance (Personalistika). Evidence platnosti kvalifikací, certifikátů a školení (tzv. matice dovedností/školení). Automatické hlídání termínů periodických lékařských prohlídek a povinných proškolení.
Revizní zprávy, kontroly a správa majetku
- Co kontrolují: Platné revize technických zařízení, elektrospotřebičů, strojů, aut a budov (Hasiči, BOZP). Kontrola jde po datech – zda revize nepropadla ani o jediný den.
- Co najdete v Aptienu: Evidence majetku a technických zařízení (Karty majetku), Hlídač revizí a kontrol připojený přímo k danému kusu majetku, Možnost ukládat naskenované revizní zprávy a protokoly o servisu jako přílohy ke kartě stroje/zařízení.
Vydané pracovní pomůcky a odpovědnost
- Co kontrolují: Zda zaměstnanci dostali povinné ochranné pracovní pomůcky (OOPP) jako helmy, rukavice či oděvy (Inspektorát práce, BOZP).
- Co najdete v Aptienu: Přehled vydaných pracovních pomůcek a vybavení v osobní složce. Protokoly o převzetí odpovědnosti (např. za notebook, auto, ochranné pomůcky) podepsané nebo digitálně potvrzené pracovníkem.
Auditní zprávy, nápravná opatření a rizika
- Co kontrolují: Jak firma reaguje na zjištěné nedostatky z předchozích nebo interních auditů (především u ISO auditů). Kontrolory zajímá, zda byla zavedena nápravná opatření.
- Co najdete v Aptienu: Evidence opatření (Action tracker), která navazuje na rizika, audity nebo incidenty. Sledování stavu úkolů, termínů a určení konkrétních odpovědných osob za nápravu.