Skoncujte s papírovým chaosem
První den v práci nemá být o čtení stovek stran irelevantních dokumentů
Nástup nového člověka často doprovází „směrnicová smrt“. Většina malých a středních firem dělá při onboardingu stejnou chybu. Novému zaměstnanci položí první den na stůl stoh papírů nebo nasdílejí složku se všemi vnitrofiremními předpisy. Nováček tak tráví drahocenný čas studiem IT protokolů nebo manuálů k strojům, které při své práci nikdy neuvidí ani nepoužije.
Tento přístup vytváří okamžité informační přehlcení. Zaměstnanec dokumenty podepíše čistě mechanicky, aby měl administrativu z krku. Pro vás jako personalistu nebo majitele firmy to znamená jediné: nový člověk si z pravidel nepamatuje vůbec nic a firma riskuje právní neplatnost takového seznámení při první kontrole
Rozdělte směrnice, aby každý dostal to, co dostat má
Zaměstnanci musí dostat jen co potřebují pro svoji práci. Naučíme vás jak postavit onboardingový seznam směrnic snadno a zacílený na pracovní pozice. Skladník dostane bezpečnostní pokyny pro fungování skladu, kancelářský člověk pravidla pro Home Office. Ochráníte tím firmu a zaměstnancům zjednodušíte nástup. Navíc získáte stoprocentně prokazatelné seznámení se směrnicemi, které obstojí před úřady.
- Směrnice určené pro všechny zaměstnance
- Směrnice cílené na pozice
- Směrnice pouze pro konkrétní zaměstnance
1. Směrnice pro všechny zaměstnance
Zde musíte mít firemní minimum: Směrnice povinné pro úplně každého zaměstnance, tedy všechny vnitřní předpisy, u kterých je třeba, aby je znali všichni pracovníci a řídili se podle nich. Sem patří zejména:
- Pracovní řád
- Vnitřní mzdový předpis, směrnice o benefitech
- Směrnice o transparentnosti odměňování (Novinka 2026)
- Směrnice BOZP a PO (Bezpečnost práce a Požární ochrana)
- Směrnice pro kybernetickou bezpečnost a AI
- Směrnice o ochraně osobních údajů
- Etický kodex
- Whistleblowingová směrnice (Vnitřní oznamovací systém)
Postup
- Otevřete "Nastavení směrnic" v levém menu
- Vyberte záložku / blok "Pro všechny zaměstnance"
- Vyberte tlačítko "Vyžadovat potvrzení" v bloku pro všechny zaměstnance a následně vyberte sadu dokumentů, pro které vyžadujete potvrzení všech zaměstnanců
- Vyberte tlačítko "Jen publikovat" v bloku pro všechny zaměstnance a následně vyberte sadu dokumentů, které chcete všem zaměstnanců publikovat na portálu směrnic
2. Cílené směrnice podle pozic
- Zde jsou směrnice určené pro konkrétní pozice, profesní balíčky sestavené pro každou pracovní pozici
- Jsou to směrnice a zejména pak pracovní postupy specifické pro konkrétní pracovní pozice, kterými nechcete zahlcovat zaměstnance, kterých se netýkají.
- Tím zajistíte správné směřování směrnic jen určeným lidem (pozicím)
Postup
- Otevřete "Nastavení směrnic" v levém menu
- Vyberte záložku / blok "Pro pracovní pozice"
- Vyberte tlačítko "Vyžadovat potvrzení" v bloku pro pracovní pozice a následně vyberte sadu dokumentů, pro které vyžadujete potvrzení u dále vybrané pracovní pozice
- Vyberte tlačítko "Jen publikovat" v bloku pro pracovní pozice a následně vyberte sadu dokumentů, které chcete zveřejnit pro dále vybrané pracovní pozice
3. Směrnice určené jen pro konkrétní zaměstnance - manažery nebo specialisty
- Směrnice určené konkrétním lidem nebo specialistům
- Přiřazení směrnic pouze konkrétním lidem ochráníte důvěrné informace v těchto dokumentech
- Dokumenty budou k dispozici pouze vybraným lidem
Postup
- Otevřete "Nastavení směrnic" v levém menu
- Vyberte záložku / blok "Pro konkrétní zaměstnance"
- Vyberte tlačítko "Vyžadovat potvrzení" v bloku pro pracovní pozice a následně vyberte sadu dokumentů, pro které vyžadujete potvrzení u dále vybrané pracovní pozice
- Vyberte tlačítko "Jen publikovat" v bloku pro pracovní pozice a následně vyberte sadu dokumentů, které chcete zveřejnit pro dále vybrané pracovní pozice
Často kladené otázky
Jak rozdělit směrnice pro všechny zaměstnance a jen pro vybrané pozice?
- Nejefektivnější je vytvořit jedno univerzální „firemní minimum“ (BOZP, Pracovní řád) a k němu přidávat specifické profesní balíčky.
- Tím zajistíte, že zaměstnanec dostane pouze ty dokumenty, které reálně potřebuje k výkonu své práce.
Stačí k seznámení se směrnicemi podpis v pracovní smlouvě?
- Nestačí. Pracovní právo vyžaduje, aby byl zaměstnanec prokazatelně seznámen s konkrétním obsahem a verzí dané směrnice.
- Ideální je samostatný podpisový arch nebo elektronické potvrzení v interním HR systému, které loguje přesný čas a verzi dokumentu.