Co jsou firemní interní dokumenty?
Interní firemní dokumenty jsou nejrůznější dokumenty, postupy, směrnice, pokyny, osvědčené nejlepší postupy, návody, nashromážděné znalosti, manuály, technické listy, školicí materiály, ale také plány a podobně, které vytvořila organizace pro své potřeby a které mohou lidé ve společnosti použít pro svoji práci.
Jaké typy interních dokumentů by měla každá firma mít?
1) Firemní směrnice, politiky a pravidla fungování firmy a chování zaměstnanců
- Organizační směrnice
- Bezpečnostní politika (ISMS, ochrana dat, IT security)
- Směrnice BOZP
- Požární směrnice
- Směrnice ochrany osobních údajů (GDPR)
- Směrnice řízení dokumentů
- Směrnice o ochraně majetku
- Směrnice pro řízení rizik
2) Procesní dokumenty a pracovní postupy, popisující, jak se vykonává konkrétní činnost.
- Pracovní postupy
- SOPs (Standard Operating Procedures)
- Procesní mapy
- Kontrolní seznamy, checklisty
- Manuály interních systémů
- Postupy pro onboarding a offboarding zaměstnanců
- Postupy pro řešení incidentů a havárií
3) HR dokumenty a dokumenty zaměstnanců
- Povinné HR dokumenty:
- Pracovní smlouvy a dodatky
- Dohody (DPP, DPČ)
- Záznamy o školení BOZP a PO
- Zdravotní prohlídky
- Evidence pracovní doby
- Mzdová dokumentace (výplatní pásky, odměny)
- Hodnocení zaměstnanců (ne povinné, ale běžné)
- Další HR dokumenty:
- Zaměstnanecká příručka (Employee Handbook)
- Benefity, pravidla home-office, interní etický kodex
- Předávací protokoly (při přidání nebo vrácení vybavení)
4) Technická dokumentace a dokumenty o shodě
- Revizní zprávy elektro (NN), hromosvodů, strojů, tlakových nádob
- Prohlášení o shodě (vyžadováno u zařízení uváděných na trh)
- Dokumentace ke strojům, technické listy
- Výrobní dokumentace a návody výrobce
- Záznamy o pravidelné údržbě
- Dokumentace k budovám (technická a stavební dokumentace)
- Zprávy o kontrolách hasicích přístrojů a požárních zařízení
- Kalibrační listy měřidel
- Servisní protokoly
5) Bezpečnostní a compliance dokumentace
- Povinná ve většině firem díky BOZP, GDPR a kyberbezpečnosti.
- Rizikové analýzy (BOZP, kyberbezpečnost)
- Zprávy z auditů (interní i externí)
- GDPR dokumentace: záznamy o zpracování, DPIA, interní záznamy o incidentech
- Havarijní plány
- Business Continuity Plan (BCP)
- Bezpečnostní listy a dokumentace chemických látek
6) Finanční a účetní dokumenty
- Povinné pro všechny firmy.
- Účetní knihy (hlavní kniha, deník)
- Faktury
- Inventarizační dokumentace
- Daňové evidence
- Smlouvy, objednávky
- Roční závěrky
- Inventury majetku a zásob
- Zákonná opora: zákon o účetnictví.
7) Smlouvy a právní dokumenty
- Správa právních vztahů firmy.
- Smlouvy o dílo, dodavatelské smlouvy
- NDA (mlčenlivosti)
- Rámcové smlouvy
- Obchodní podmínky
- Licenční smlouvy
- Archiv právních dokumentů
8) Provozní dokumenty
- Dokumenty každodenního chodu provozu firmy.
- Zápisy z porad
- Provozní deníky
- Předávací protokoly mezi směnami
- Evidence klíčů a přístupů
- Evidence aut a cestovní dokumentace
- Plány směn a rozpisy prací
- Evidence spotřeb materiálu
9) Projektová dokumentace
- Dokumenty ke konkrétnímu projektu.
- Projektové plány
- Milníky a harmonogramy
- Zápis z projektové schůzky
- Status reporty
- Risk log / issue log
- Rozpočty
- Akceptační protokoly
10) IT dokumentace a systémové dokumenty
- Nutné při auditech, bezpečnostních kontrolách a správě IT.
- Přístupové listy (k systémům, SaaS službám, databázím)
- Správa hesel a přístupů
- Dokumentace IT infrastruktury
- Záznamy o incidentech
- Nastavení práv a rolí
- Dokumentace k software (licence, smlouvy)
- Change logy, release notes
11) Marketingová a obchodní dokumentace
- Brand guide
- komunikační manuály
- produktové listy
- cenové listy a ceníky
- kampaně a marketingové plány
- nabídky
- Obchodní případy
- Zápisy z obchodních schůzek
11) Produktová dokumentace
- Zdrojový kód
- Příručky a manuály
- Uživatelská dokumentace
- Kód, stylové průvodce
- Požadavky na produkt
- Architektura
- Nejčastější dotazy
- Dokumentace údržby
Jakou podobu může mít interní dokumentace?
Interní dokumentace nemusí mít pouze podobu psaného dokumentu a může mít mnoho různých podob.
- Písemné interní dokumenty
- Wikistránky
- Video tutoriály
- Obsah školení
- Diagramy, obrázky, snímky obrazovky, videa, nahrávky obrazovky