Základy personalistiky ve firmě

Co je personalistika, HRM

Personalistika nebo také HRM (Human resources management) zahrnuje celkovou veškerou práci se zaměstnanci v organizaci. Je to systematický proces péče o zaměstnance v celém jejich životním cyklu. To znamená od jeho výběru, přes nástup, po celou dobu jeho působení v organizaci, tedy péči o jeho osobní rozvoj, zdraví a bezpečnost, výkon, zapojení, komunikaci s ním až po odchod. HRM není jen o práci personalistů, ale z velké části je součástí práce přímých nadřízech manažerů.

Základní pilíře HRM

• Nábor a onboarding: Vyhledávání, najímání a zapojování nových zaměstnanců.
• Definování požadavků na pracovní místa: Stanovení požadavků a kvalifikací pro jednotlivé pozice.
• Mzdy a benefity: Správa platů, benefitů a dodržování pracovních zákonů.
• Vztahy se zaměstnanci: Usnadnění komunikace a řešení veškeré komunikace se zaměstnanci a jejich požadavky.
• Řízení výkonu: Stanovení cílů, úkolů a hodnocení výkonu a poskytování zpětné vazby.
• Rozvoj zaměstnanců: Identifikace potřeb vzdělávání a rozvoje plynoucí z pracovního zařazení.
• Zdraví a bezpečnost: Zajištění bezpečnosti na pracovišti a dodržování předpisů v oblasti BOZP.
• Personální administrativa: vedení dokumentů a informací kolem zaměstnanců, vyřizování formálních náležitostí 
• Soulad s předpisy a zákony:  zajištění souladu s legislativou.

Co tedy typicky zahrnuje personální práce?

Informace nutné k řízení lidí, personální administrativa

• pro HRM je nezbytné mít správné informace o zaměstnancích sdílené mezi všemi odpovědnými
• Mít prostředí pro dobrou komunikaci mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem (HR a nadřízenými manažery)

Řízení lidí se neobejde bez kvalitních informací, na jejichž základě probíhá rozhodování a řízení. Dobře vedené informace také zlepšují práci manažerů, kteří "nemusejí neustále něco dohledávat v papírech a šanonech". Kvalitní a dostupné informace jsou tedy nezbytným základem k tomu, aby řízení lidí mohlo probíhat hladce, správně a kvalitně.   

Všechny procesy ve firmách se točí kolem lidí a tak i informací kolem lidí je celá řada a všechny mají svůj význam. Svoje informace potřebuje personalista, něco potřebuje nadřízený pracovník a něco mzdový účetní. Je dobré vědět, co daný pracovník dělá, jaké jsou požadavky na jeho pracovní místo, ve kterých oblastech by se měl zlepšit, co by měl doplnit ve svém vzdělávání nebo kvalifikaci. Pro personální práci jsou důležité informace o odměňování pracovníka - ať již pravidelná mzda nebo nepravidelné bonusy. To vše by měl vědět jak personalista, tak nadřízený pracovník. Informace o lidech lze rozdělit do těchto okruhů: 

Záznamy a dokumenty

• Vedení personální agendy, personální evidence, záznamů a dokumentace kolem zaměstnanců
• Kompletní životní cyklus zaměstnance a jeho pracovněprávní záležitosti (vznik, průběh a ukončení pracovního poměru) 
• Vytváření popisů pracovních náplní

Kdy člověk nastoupil, za jakých okolností a proč 

• Kdy byl zaměstnanec vybrán na pracovní pozici a od kdy nastupuje
• Dokumenty a písemnosti (pracovní smlouva, předávací protokol na pracovní pomůcky a další)
• Informace o výběrovém řízení, adaptační doba, platnost smlouvy
• Na jakou pozici se zaměstnanec hlásil a co byly jeho přednosti ve výběrovém řízení

Jaké je pracovní zařazení zaměstnance  

• Na jakém pracovním místě, pozici je člověk zařazený
• Vyhovuje pracovní místo schopnostem člověka?
  
• Jaká kvalifikace chybí
• Kdo je jeho nadřízený pracovník
• Kdo jej má přidělený
  
• Kdo je za něj odpovědný

Jaká je požadovaná úroveň kvalifikace zaměstnance  

• Jaký je aktuální stav kvalifikace vzhledem k pracovnímu zařazení
• Co vyžaduje pracovní zařazení nebo legislativa, nebo jiná regulace
• Jaké má zaměstnanec certifikace ke svému pracovnímu zařazení, zda splňuje vše
• Jaké kvalifikace si musí zaměstnanec dodělat

Jak je člověk kritický pro fungování procesů

• Je konkrétní člověk kritický pro fungování organizace?
• Jaká je jeho zástupnost? Jaká je pravděpodobnost takové situace?
• Jaké jsou alternativy?

Jak probíhá vzdělávání a rozvoj zaměstnance

• Kdo je za rozvoj a vzdělávání odpovědný, jaké jsou plány vzdělávání
• Kdy byl naposledy člověk na školení, co ho čeká v budoucnu
• Jsou splněné požadavky legislativy na povinné vzdělávání 
  

Plánování odchodu zaměstnance 

• Co je třeba připravit nebo udělat při odchodu zaměstnance
• Má zaškoleného nebo připraveného zástupce (succession planning)
• Jaká práce musí být předána, kde všude zaměstnanec figuruje (smlouvy, kontakty se zákazníky)
• Jaké pracovní pomůcky musí vrátit nebo předat?
• Jaká oprávnění musí být zaměstnanci odebrána? 

Vyhledávání uchazečů na pracovní místo

• Jedním ze základů řízení lidských zdrojů je vyhledávání uchazečů na pracovní místo.
• K tomu je nutná znalost potřeb daného pracovního místa i znalost trhu práce, kde je třeba vyhledat atraktivní uchazeče.
• Mnohdy dojde k nalezení vhodného kandidáta díky hledání talentů uvnitř organizace samotné. 
• Personalistika odpovídá za inzerci volných pozic 

Nábor a onboarding

• Proces vyhledávání uchazečů a zájemců o práci
• Proces náboru a přijímání
• Přilákání a najímání kvalifikovaných kandidátů
• Vedení pohovorů a hodnocení
• Nábor nových zaměstnanců
• Poskytování potřebného školení a orientace

Mzdy, odměny a benefity

• Zajištění zpracování mezd zaměstnanců
• Zpracování mzdové agendy je vlastními silami (předání na firemní účetní) nebo pomocí externí firmy
• Vypracování a správa kompenzačních plánů
• Správa benefitních programů (např. zdravotní péče, penzijní plány)
• Zajištění souladu s pracovními zákony a předpis

Zapojení zaměstnanců a komunikace s nimi

• Aktivní řízení vztahů se zaměstnanci
• Zpětná vazba od zaměstnanců a eskalace jejich žádostí, témat a problémů
• Řešení životních a pracovních situací zaměstnanců

Důležitá je formální i neformální komunikace se zaměstnanci. Personální práce a komunikace se zaměstnanci se neomezuje jen na personalisty, ale z velké části se odehrává mezi zaměstnancem a jeho přímým nadřízeným. To se týká především komunikace, osobního rozvoje a celkového zapojení zaměstnance v průběhu celého jeho pracovního poměru.

• Řízení komunikace a zpětné vazby zaměstnanců
• Vyřizování stížností a stížností zaměstnanců
• Pěstování pozitivního pracovního prostředí
• Podpora zapojení a spokojenosti zaměstnanců

Zdraví a bezpečnost

• Zajišťuje zdravé pracovní prostředí
• Spolupracuje z dalšími organizačními jednotkami na zajištění vhodného pracovního prostředí

Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců

Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců je důležité pro udržení spokojenosti a souladu s potřebami firmy. 

• Zajištění vzdělávání a rozvoje zaměstnanců
• Organizování školení a vzdělávání a zvyšování kvalifikace zaměstnanců
• Udržování potřebné kvalifikace (certifikáty, pravidelné přezkušování) 
• Identifikace potřeb školení a rozvoje
• Identifikace a rozvoj zaměstnanců s vysokým potenciálem
• Plánování nástupnictví
• Kariérní rozvoj a koučování

Řízení práce a výkonu zaměstnanců

• Nastavení a vedení systému hodnocení, motivace a odměňování zaměstnanců
• Provádění pravidelných pohovorů a monitorování výkonnosti
• Stanovení výkonnostních cílů a očekávání
• Provádění hodnocení výkonu
• Poskytování zpětné vazby a koučování
• Identifikace potřeb školení a rozvoje
• Identifikace a rozvoj zaměstnanců s vysokým potenciálem
• Plánování nástupnictví
• Kariérní rozvoj a koučování
• Stanovení výkonnostních cílů a očekávání
• Provádění hodnocení výkonu
• Poskytování zpětné vazby a koučování

Péče o zdraví a bezpečnost

• Péče o zdraví zaměstnanců
• Správné pracovní vybavení
• Soulad pracovních podmínek s požadavky legislativy

Odchod zaměstnance

• Nastavení správného procesu odchodu zaměstnance
• Řízení kvalitního a bezpečného odchodu zaměstnance 

Shoda s předpisy, Personální administrativa a soulad s legislativou

• Legislativní soulad personálních procesů a dokumentů ve firmě
• Pracovní smlouvy a další dokumenty týkající se pracovněprávních vztahů
• Proces propouštění zaměstnanců
• Zajištění souladu s pracovními zákony a předpisy
• Řízení bezpečnosti a ochrany zdraví na pracovišti
• Předcházení diskriminaci a obtěžování

V neposlední řadě personalistika musí zajistit soulad a shodu s předpisy a to ve všech zmíněných oblastech. Zaměstnavatel musí dodržet veškeré předpisy, požadavky legislativy, týkající pracovních smluv, ale také zdraví a bezpečnosti práce nebo třeba požadované kvalifikace pracovníků. Dobrá a kvalitní práce personalistů vede k dobré péči o zaměstnance a znamená jejich vyšší spokojenost. Je to systematická práce s lidmi, zaměřená na jejich dlouhodobou spokojenost. 

Jak Aptien HR zjednodušuje váš proces řízení lidských zdrojů

• Centralizace personálních dat: Všechny informace o zaměstnancích jsou uloženy na jednom místě, což usnadňuje správu a vyhledávání.
• Správa záznamů zaměstnanců: Udržujte centralizovanou databázi informací a dokumentů o zaměstnancích.
• Plánujte rozvoj a vzdělávání zaměstnanců: Plánování školení, sledování absolvovaných kurzů.
• Zajistěte soulad s právními předpisy: Hlídání povinných školení a vydaných ochranných pracovních pomůcek
• Zlepšení komunikace: Zaměstnanecký portál umožňuje snadný přístup k důležitým informacím a usnadňuje komunikaci mezi zaměstnanci a vedením.
  
• Rozvoj talentů: Aptien umožňuje sledovat kariérní růst zaměstnanců a naplánovat jejich další vzdělávání.
  
• Onboarding: Automatické generování pracovních smluv, seznamování nových zaměstnanců s firmou.
• Offboarding: Snadné ukončení pracovního poměru, vypořádání všech záležitostí.
• Hodnocení výkonu: Nastavení cílů, provádění hodnocení, poskytování zpětné vazby.

• Podpora při náboru: Nástroje pro správu uchazečů usnadňují celý náborový proces, od zveřejnění inzerátu až po výběr vhodného kandidáta.