jednoduché vydávání a vracení klíčů a karet zaměstnancům

Evidence a správa klíčů a přístupových karet

Evidence klíčů a správa přístupových karet pro firmy – snadno a přehledně. Potřebujete přehled o klíčích a přístupových kartách? Vydávejte a vracejte je s protokoly a bez chaosu.

Aptien je jednoduchý software pro správu, vydávání a vracení klíčů a karet

Podívejte se jak to funguje a vyzkoušejte, je to jednoduché.

bez potřeby drahých přístupových systémů
Jednoduchá správa přístupových karet & klíčů

Správa klíčů  a vstupních karet může být obtížná, zejména s růstem vaší organizace a rozšiřováním týmů. Přestaňte hledat v papírech kdo co má a a mějte vše pod kontrolou od vydání klíčů až po jejich vrácení. 

Přehled vydaných o klíčích a kartách zaměstnancům

Nahradíte hromadu excelovských tabulek jednoduchým softwarem, který vám dodá jistotu a přehled nejen nad kartami a klíči, ale i nad celou vaší firmou.

Pohodlné předávání i vrácení klíčů

Třiďte, sledujte nebo organizujte veškeré své klíče a vstupní v softwaru založeném na cloudu. Je to bezpečné a dostupné odkudkoliv.

Jakýkoliv druh klíčů, karet nebo vstupních tokenů

Bez limitu na počet druhů klíčů, karet nebo tokenů si můžete prostředí upravit podle vlastních potřeb.

Využíváno týmy napříč všemi odvětvími
  

Co díky evidenci klíčů a karet vyřešíte?

Ať jste kdekoliv a potřebujete jakýkoliv typ klíče, vstupní karty nebo tokenu.
  • Přehled klíčů a karet na jednom místě
  • Jednoduché vydávání klíčů a karet
  • Jednoduché vracení klíčů a karet
  • Databáze klíčů a vstupních karet
  • Různé typy vstupních karet
  • Předávací protokol klíče a karty
  • Přiřazení klíčů zaměstnancům 
  • bez potřeby drahých přístupových systémů
  • Evidence místností, skříní, schránek, zámků, aut a další 
  • Už žádný zmatek v evidenci klíčů a karet

začněte

Vytvořte si účet

Registrace je rychlá, jednoduchá a zdarma! Není potřeba platební karta nebo jiné složité informace.

nastavte si prostředí

Naplňte data

Přidejte své uživatele a začněte v pár minutách přidávat data a dokumenty.

oslavte úspěch

Dejte nohy na stůl

S platformou Aptien budete mít vždy vše po ruce a ušetří vám spoustu práce.

Vstupní karty a klíče pod kontrolou

Hledáte nástroj pro správu vstupních karet a klíčů, kde můžete dohlížet na vše, od vydání až po vrácení? Právě jste ho našli!

„Už žádný zmatek v evidenci klíčů a karet“

„Dříve jsme evidovali klíče a karty v Excelu. Teď máme přehled i protokoly na jednom místě a víme, že při odchodu zaměstnance nic nezapomeneme.“
— Jana, Office Manager, stavební firma 50 zaměstnanců

cena za počet zaměstnanců

Vyberte počet vašich zaměstnanců.

Zadejte počet zaměstnanců, kterým potřebujete předávat klíče a karty.

Zvolte počet zaměstnanců:
Premium
Kč  -
/ měsíc
Automatické upozornění na termíny
Helpdesk pro zaměstnance
Potvrzování úkolů
Potvrzování přes mobil
Firemní nástěnka
Adresář zaměstnanců
Samoobsluha zaměstnance
Portál směrnic
Katalog školení
Mobilní přístup
Zápisy
Company Branding
Enterprise
 
Kontaktujte nás
Zahrnuje Premium plus
Company Branding
MÁTE SPECIÁLNÍ POŽADAVKY NEBO POTŘEBUJETE NABÍDKU NA MÍRU? SPOJTE SE S NÁMI!
evidenci klíčů a karet máte vyřešenou a co dál?

Nestačí vám jen správa vstupních karet a klíčů a hledáte něco navíc?

Naši klienti ještě využívají další provozní evidence, které běžně používáte v provozu firmy - vše dostanete za za stejnou cenu, tedy za řešení již nic nepřiplácíte.

Jednoduchý systém pro evidenci klíčů a vstupních karet

Aptien je snadný systém pro evidenci klíčů a správy přístupových karet, díky kterému budete mít přehled o všech klíčích a kartách, které ve firmě vydáváte zaměstnancům, externistům nebo nájemcům. Na první pohled vidíte, kdo má klíč přidělený a kdo má vydanou kartu. Při odchodu zaměstnance vás Aptien automaticky upozorní, které klíče nebo karty musí vrátit.

Náhrada Excelu a papírové evidence klíčů moderním řešením

Pokud máte jen pár klíčů, zvládnete je evidovat v Excelu nebo na papíře. Jakmile ale počet lidí a klíčů roste, rychle ztratíte přehled. Aptien je vaše elektronická evidence klíčů a karet, kde vše snadno vyhledáte v počítači. Nebudete hledat papíry ani složky – všechny informace jsou přehledně a bezpečně na jednom místě.

Co vše můžete evidovat?

  • Klíče (mechanické, generální, univerzální)
  • Vstupní a přístupové karty
  • Vstupní tokeny, foby, čipy

Snadné předávání klíčů a karet zaměstnancům

Na začátku pracovního poměru klíče a karty vydáváte, při odchodu je potřebujete vrátit. Aptien vám to usnadní:

  • Papírové předávací protokoly klíčů a karet (tisknete přímo z Aptien, vzor protokolu máte)
  • Digitální předávací protokoly s elektronickým podpisem nebo potvrzením

Komu klíče a karty předáte?

  • Zaměstnancům při nástupu
  • Externím pracovníkům a dodavatelům
  • Nájemcům nebo podnájemcům

Máte systém generálních nebo univerzálních klíčů?

  • Aptien vám umožní vést kompletní evidenci klíčů, včetně:
  • Informací o výrobci, dodavateli, technologickém partnerovi
  • Přehledu místností, dveří a prostor, které klíč otevírá

Vaše bezpečnostní oddělení získá jasný přehled o tom, kdo kam má přístup a kde je nutné přístup omezit.

Evidence klíčů = přehled a kontrola vstupů ve firmě

Díky Aptienu budete vždy vědět:

  • Kdo má jaký klíč nebo kartu přidělenou
  • Kdy byla vydána a vrácena
  • Ke kterým prostorám přístup umožňuje

Bezpečné a auditovatelné záznamy

Všechny předávací protokoly jsou uložené bezpečně, neměnitelné a auditovatelné. Nikdo je nemůže zpětně upravit nebo zpochybnit.

Co všechno můžete v evidencí klíčů a vstupních evidovat?

Co vše můžete evidovat v Aptienu?

  • Klíče – mechanické, univerzální, generální, včetně čísel a typů
  • Dveřní vložky a jejich bezpečnostní parametry
  • Dveře, místnosti, patra, budovy a jejich zabezpečení
  • Seznam zaměstnanců a správců klíčů
  • Dodavatelé, partneři, technologické firmy

Pro koho je správa klíčů v Aptien určena?

  • Malé, rostoucí a střední firmy, které potřebují přehlednou evidenci klíčů a karet bez složitých systémů
  • Firmy, které předávají klíče nájemcům a podnájemcům
  • Facility manažery, office manažery, personalisty

Jak jinak můžete klíčů a přístupových karet řešit?

Excel nebo Google Sheets

Nejčastější volba v menších firmách. Jednoduché tabulky ale rychle ztrácí přehlednost, nejsou bezpečné, nejsou auditovatelné a neumí včas upozornit na vrácení klíče.

Papírové poznámky a sešity

Nejlevnější varianta, ale riziko ztráty, neaktuálních údajů a nulová ochrana dat. Navíc není možné sledovat historii vydání a vrácení.

Poznámky v telefonu nebo PC

Rychlé řešení pro jednotlivce, ne pro firmu. Informace nejsou sdílené, chybí struktura a záznamy nelze auditovat.

Komplexní access control systémy

Pokud již máte elektronické přístupové systémy, často obsahují i základní evidenci karet. Jsou ale drahé a nevhodné pro mechanické klíče a univerzální systémy bez čipů.

Proč zvolit Aptien?

Aptien je víc než jen evidence klíčů – je to kompletní systém pro správu vybavení, přístupů a majetku vaší firmy.

  • Vše na jednom místě – klíče, karty, tokeny, prostory i zaměstnance
  • Přehledné a jednoduché ovládání bez potřeby IT specialisty
  • Digitální i papírové předávací protokoly klíčů a karet
  • Auditovatelnost a bezpečné uložení dat
  • Okamžité vyhledání informací – konec procházení složek a tabulek
  •  Cenově dostupné řešení pro malé a střední firmy

Bezpečnost na prvním místě

I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o klíčích a kartách jsou zde uložené v bezpečí. 

  • Informace jsou chráněné šifrováním
  • Přístup k nim máte pouze vy a vaši pověření kolegové

Nemusíte nic instalovat

  • Není nutná instalace – stačí internetový prohlížeč
shrnutí řešení evidence klíčů a karet

Klíčové vlastnosti software pro evidenci klíčů a karet

  • Kompletní přehled klíčů a karet
  • Jednodušší onboarding a offboarding zaměstnanců
  • Digitální i papírové předávací protokoly
  • Evidence přidělení klíčů a karet
  • Třídění karet podle typů a kategorií
  • Informace, co klíč otevírá
  • Přehled osob s přístupem k místnosti
  • Bezpečné uložení dat v cloudu
  • Jednoduché ovládání bez instalace
  • Podpora všech typů přístupových prvků
  • Kontrola platnosti a expirace karet
  • Hlídání termínů revizí a kontrol
  • Přílohy a dokumenty k jednotlivým položkám
  • Databáze klíčů a přístupových karet
  • Evidence univerzálních a generálních klíčů
  • Evidence nájemních a podnájemních smluv
  • Evidence dodavatelů a technologických partnerů
  • Auditovatelné záznamy o předání a vrácení
  • Propojení s dalšími firemními systémy
  • Evidence dveří, zámků, vložek, místností

Začněte spravovat klíče a karty bezpečně ještě dnes

Je na čase z kancelářské administrativy kolem klíčů a vstupních karet udělat jednoduchou a zábavnou činnost. Zbavte se hor papíru a šanonů a udělejte první krok k vaší nové, produktivnější kanceláři ještě dnes.

Založte si účet a vyzkoušejte software Aptien pro správu klíčů a přístupových karet ve vaší firmě.