Jednoduchý systém pro evidenci klíčů a vstupních karet
Aptien je snadný systém pro evidenci klíčů a správy přístupových karet, díky kterému budete mít přehled o všech klíčích a kartách, které ve firmě vydáváte zaměstnancům, externistům nebo nájemcům. Na první pohled vidíte, kdo má klíč přidělený a kdo má vydanou kartu. Při odchodu zaměstnance vás Aptien automaticky upozorní, které klíče nebo karty musí vrátit.
Náhrada Excelu a papírové evidence klíčů moderním řešením
Pokud máte jen pár klíčů, zvládnete je evidovat v Excelu nebo na papíře. Jakmile ale počet lidí a klíčů roste, rychle ztratíte přehled. Aptien je vaše elektronická evidence klíčů a karet, kde vše snadno vyhledáte v počítači. Nebudete hledat papíry ani složky – všechny informace jsou přehledně a bezpečně na jednom místě.
Co vše můžete evidovat?
- Klíče (mechanické, generální, univerzální)
- Vstupní a přístupové karty
- Vstupní tokeny, foby, čipy
Snadné předávání klíčů a karet zaměstnancům
Na začátku pracovního poměru klíče a karty vydáváte, při odchodu je potřebujete vrátit. Aptien vám to usnadní:
- Papírové předávací protokoly klíčů a karet (tisknete přímo z Aptien, vzor protokolu máte)
- Digitální předávací protokoly s elektronickým podpisem nebo potvrzením
Komu klíče a karty předáte?
- Zaměstnancům při nástupu
- Externím pracovníkům a dodavatelům
- Nájemcům nebo podnájemcům
Máte systém generálních nebo univerzálních klíčů?
- Aptien vám umožní vést kompletní evidenci klíčů, včetně:
- Informací o výrobci, dodavateli, technologickém partnerovi
- Přehledu místností, dveří a prostor, které klíč otevírá
Vaše bezpečnostní oddělení získá jasný přehled o tom, kdo kam má přístup a kde je nutné přístup omezit.
Evidence klíčů = přehled a kontrola vstupů ve firmě
Díky Aptienu budete vždy vědět:
- Kdo má jaký klíč nebo kartu přidělenou
- Kdy byla vydána a vrácena
- Ke kterým prostorám přístup umožňuje
Bezpečné a auditovatelné záznamy
Všechny předávací protokoly jsou uložené bezpečně, neměnitelné a auditovatelné. Nikdo je nemůže zpětně upravit nebo zpochybnit.
Co všechno můžete v evidencí klíčů a vstupních evidovat?
Co vše můžete evidovat v Aptienu?
- Klíče – mechanické, univerzální, generální, včetně čísel a typů
- Dveřní vložky a jejich bezpečnostní parametry
- Dveře, místnosti, patra, budovy a jejich zabezpečení
- Seznam zaměstnanců a správců klíčů
- Dodavatelé, partneři, technologické firmy
Pro koho je správa klíčů v Aptien určena?
- Malé, rostoucí a střední firmy, které potřebují přehlednou evidenci klíčů a karet bez složitých systémů
- Firmy, které předávají klíče nájemcům a podnájemcům
- Facility manažery, office manažery, personalisty
Jak jinak můžete klíčů a přístupových karet řešit?
Excel nebo Google Sheets
Nejčastější volba v menších firmách. Jednoduché tabulky ale rychle ztrácí přehlednost, nejsou bezpečné, nejsou auditovatelné a neumí včas upozornit na vrácení klíče.
Papírové poznámky a sešity
Nejlevnější varianta, ale riziko ztráty, neaktuálních údajů a nulová ochrana dat. Navíc není možné sledovat historii vydání a vrácení.
Poznámky v telefonu nebo PC
Rychlé řešení pro jednotlivce, ne pro firmu. Informace nejsou sdílené, chybí struktura a záznamy nelze auditovat.
Komplexní access control systémy
Pokud již máte elektronické přístupové systémy, často obsahují i základní evidenci karet. Jsou ale drahé a nevhodné pro mechanické klíče a univerzální systémy bez čipů.
Proč zvolit Aptien?
Aptien je víc než jen evidence klíčů – je to kompletní systém pro správu vybavení, přístupů a majetku vaší firmy.
- Vše na jednom místě – klíče, karty, tokeny, prostory i zaměstnance
- Přehledné a jednoduché ovládání bez potřeby IT specialisty
- Digitální i papírové předávací protokoly klíčů a karet
- Auditovatelnost a bezpečné uložení dat
- Okamžité vyhledání informací – konec procházení složek a tabulek
- Cenově dostupné řešení pro malé a střední firmy
Bezpečnost na prvním místě
I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o klíčích a kartách jsou zde uložené v bezpečí.
- Informace jsou chráněné šifrováním
- Přístup k nim máte pouze vy a vaši pověření kolegové
Nemusíte nic instalovat
- Není nutná instalace – stačí internetový prohlížeč
