Jak vytvořit plány revizí a kontrol

Tento článek je pro správce majetku, manažery kvality, metrology, facility manažery, office manažery nebo další lidi, kteří mají na starosti revize a jejich hlídání ve firmě.

Plány revizí upozorní na všechny povinné revize

Plány revizí jsou určené pro ty, kdo potřebují plánovat revize, kontroly nebo jiné aktivity. Pro ty kteří to již chtějí pustit z hlavy a chtějí být automaticky a včas upozorněni na blížící se revizi. Systém vás nejen včas upozorní na jednotlivé termíny, ale také umožní jednotlivé revize potvrdit. Při potvrzování jednotlivých kontrol máte možnost nejen připojit textovou informaci, ale také můžete přiložit libovolnou dokumentaci o provedené revizi, jako jsou například revizní zprávy, protokoly nebo jiná potvrzení či dokumentaci. To vše máte automaticky připojeno ke kartě daného zařízení a nebudete dokumenty nikdy dlouze vyhledávat.

• Aptien automaticky hlídá a upozorňuje na termíny blížící se revize
• Vidíte přehled ke konkrétnímu zařízení i celkový roční plán
• Potvrzujete provedení revize a přikládáte protokoly
• Po vytvoření plánů je musíte naplánovat konkrétní termíny (viz dále)

1. Vytvořte plán revizí 

Plány revizí vytváříte jak společně pro všechna zařízení v evidenci, tak je můžete upřesnit pro každý typ vašeho vybavení, strojů nebo přístrojů. Dokonce můžete vytvořit individuální plán revizí pro konkrétní zařízení. Plány revizí vytváříte přímo z karty konkrétního majetku či zařízení postupem uvedeným dále. 

• Plány slouží k hlídání a sledování jednotlivých typů revizí u vašeho majetku, strojů, zařízení atd.
• Spojují v sobě plánování prací v daném časovém období, kdy by měly být provedeny a kdo by je měl provést.

1. Otevřete evidenci Zařízení k revizi nebo jakoukoliv jinou evidenci majetku nebo vybavení, ve které potřebujete hlídat revize
2. Klikněte na záložku "Plány aktivit" (abyste ji viděli, musíte mít nastavené oprávnění - povolení pro vaši roli)
3. Stiskněte tlačítko "Přidat aktivitu"
4. Pojmenujte revizi, která má být provedena např. Elektrorevize VTZ, název zadejte do pole "Název aktivity"
5. Zadejte typ aktivity (Opakopvaná, Jednorázová nebo Nepravidelná)
6. Pro opakované revize vyberte periodu opakování
7. Vyberte, jakých zařízení se revize týká (viz dále) 
8. Podle vlastního uvážení přiřaďte revizi do skupiny (volitelně)
9. Uložte

Jaké opakování revizí a kontrol můžete nastavit:

• Jednorázová - revize nebo kontrola se provede jednorázově, pouze ji potvrdíte v zadaný termín
• Nepravidelná - revize nebo kontrola se opakovat v nepravidelném intervalu
• Opakovaná - můžete nastavit pravidelnou periodu opakování aktivity revizí (např, měsíc, rok, atd.)

Jakého majetku se aktivita týká:

• Pro všechny položky znamená, že plán revizí bude vytvořený pro všechny položky v dané evidenci (tedy například pro všechny přístroje)
• Pouze pro Stroj XY  znamená, že plán revizí bude vytvořený pouze pro tento konkrétní stroj nebo zařízení 
• Pro "Stroje"  znamená, že plán revizí bude vytvořený pro všechny přístroje daného typu

2. Naplánujte termíny revizí a automatické připomínání  

• Nyní máte plán zadaný. Stejným způsobem zadáte všechny další typy údržby, které provádíte. 
• Po sestavení všech plánů revizí a kontrol pro váš majetek a jejich frekvencí budete mít k dispozici plán s nastavenými upomínkami, kdy je třeba jednotlivé provést.
  
• Aby mohly upomínky začít fungovat, je třeba zadat a naplánovat konkrétní termíny, 
• To znamená nastavit datum, od kdy má začít hlídání periody, nebo na kdy je aktivita údržby naplánovaná. 
• Tedy zadat nebo naplánovat termín provedení první revize pro dané zařízení 
• Jakmile naplánujete první termín, Aptien spustí automatické hlídání revizí. A máte hotovo!

Roční plán revizí pro všechna zařízení

Celkový přehled jednotlivých revizí v konkrétních měsících pro všechna vaše zařízení získáte díky ročnímu přehledu. Ten zobrazíte z dashboardu evidence na kartě "Plány aktivit".

1. Na evidenci Zařízení k revizi na Dashboard
2. Vyberte kartu "Plány aktivit"
3. Zafiltrujte si výběr pro který potřebujete vidět roční plán revizí
4. Vyberte tlačítko "Roční výhled"  
5. Po kliknutí na něj se vám zobrazí následující kalendář s přehledem zařízení, který zobrazuje následujících 12 měsíců 

Roční plán revizí za celou firmu

Celkový přehled jednotlivých revizí v konkrétních měsících pro všechna vaše zařízení získáte v Reportech, zde uvidíte přehled přes všechny evidence, kde hlídáte revize.

1. Klikněte na menu Reporty, které najdete v levém menu.
2. Zafiltrujte evidenci, u které potřebujete vidět roční plán revizí
3. V pravé části uvidíte tlačítko "Roční plán údržby" 
4. Po kliknutí na něj se vám zobrazí následující přehled, který zobrazuje následujících 12 měsíců 

Podívejte se sem na návod, jak zobrazit přehled revizí přes celou firmu.