Jak napsat směrnici

Při psaní směrnice v malé nebo střední firmě není cílem vytvořit složitý právní text, ale jasný návod, který sjednotí postupy a zamezí dohadům. Složitosti nechte korporacím. 

Obsah směrnice si v dnešní době můžete nechat napsat s asistencí AI, pokud jí dáte správné instrukce. Ani umělá inteligence za vás však neudělá všechno. Co musíte vyřešit sami?

1. stanovit obsah a formu, aby na sebe vaše směrnice navazovaly a zapadly do sebe
2. zajistit, aby ji lidé ve firmě znali, aby byla živá a ne v šuplíku
3. pro úřady a kontroly prokázat, že zaměstnanci byli seznámeni

Jak postupovat při vytvoření směrnice

Držte se osvědčeného schématu a nejlepší praxe. Než začnete sami psát směrnici nebo instrukce pro AI, ujasněte si, jakou směrnici přesně chcete vyřešit a co by mělo být jejím obsahem (např. používání firemních aut, home office nebo proplácení výdajů). Bez těchto informací nelze vytvořit kvalitní zadání. Minimálně musíte:

1. Stanovit název a obsah: Musí být stručný a jasný (např. Pravidla pro home office).
2. Stanovit obsah, předmět směrnice

1. Stanovení názvu, obsahu a dalších informací ke směrnici

• Musíte mít jasno v základních parametrech:
• O jakou směrnici se jedná, komu je určena, na koho se vztahuje, jaká pravidla nastavuje, co znamená jejich porušení 
• Od kdy platí a další parametry

2. Vytvoření textu směrnice 

• Na základě parametrů z kroku 1 vytvořte text směrnice
• Text napište sami nebo použijte AI, usnadní vám to spoustu práce
• Vaším cílem je vytvořit praktickou, srozumitelnou a auditovatelnou firemní směrnici, nikoli právnický dokument.

Praktický příklad směrnice (Struktura):

• Směrnice: Příspěvek na stravování
• Čl. 1: Firma poskytuje stravenkový paušál ve výši XX Kč.
• Čl. 2: Nárok vzniká po odpracování alespoň 3 hodin v daném dni.
• Čl. 3: Výplata probíhá zpětně spolu s mzdou.
• Účinnost: od 1. 2. 2026.

Než začnete, pár užitečných tipů z praxe: 

• Použijte jednoduchou strukturu a srozumitelnost
• Pište srozumitelně, je to pro lidi, pokud bude text komplikovaný, lidi tomu nebudou rozumět
• Používejte odrážky: Dlouhé odstavce nikdo nečte.
• Používejte aktivní jazyk: Pište „Zaměstnanec předloží...“ místo „Bude předloženo...“.
• Cílová skupina (komu je určena) je jeden z nejdůležitějších parametrů, aby směrnice nebyla „pro všechny a pro nikoho“
• Co se stane při porušení: Střední firmy tohle často podcení, ale právě to dělá směrnici použitelnou při sporu

KROK 2 – Sepsání parametrů pro generování směrnice

A) Identifikace směrnice (základ dokumentu, to musíte mít vždy)

1. Název směrnice: např. „Směrnice pro používání služebních vozidel“
2. Typ dokumentu: směrnice / politika / pracovní postup / metodika / pravidla  pomáhá zvolit tón a závaznost)
3. Předmět / účel směrnice (1 věta): proč existuje a co řídí (tohle je důležitější než „předmět v obsahu“, protože se to pak opakuje v úvodu)
4. Oblast (doména) HR / IT / BOZP / Finance / Facility / Kvalita / Bezpečnost / Obchod / Provoz
5. Platnost od (datum) Verze
6. Vlastník směrnice (role / oddělení): např. HR Manager, IT Manager, Compliance
7. Schvalovatel (role / orgán) např. CEO, jednatel, představenstvo

B) Profil firmy (aby šla směrnice správně „nastavit“)

• Obor firmy (výrobní / služby / logistika / IT / stavebnictví / zdravotnictví / retail…)
• Velikost firmy (rozsah) např. 50 / 200 / 500 zaměstnanců (ovlivňuje míru formalismu, schvalování, eskalace)
• Provozní režim kancelář / směnný provoz / terénní práce / hybrid
• Lokace a působnost CZ / EU / globální (důležité pro GDPR, pracovněprávní režimy, jazyk směrnic)
• Regulovanost prostředí nízká / střední / vysoká (např. ISO, automotive, farmacie = vysoká)

C) Cílová skupina (lidé, kterým je určena a kdo ji musí dodržovat)

• Komu je směrnice určena (scope) všichni zaměstnanci / THP / dělníci / management / externisté / dodavatelé
• Dotčené role např. zaměstnanec, vedoucí, HR, IT, Facility, účetní
• Odpovědnosti (RACI zjednodušeně) kdo: zajišťuje (owner), provádí (executor), schvaluje výjimky, kontroluje dodržování

D) Pravidla a proces (tělo směrnice)

• Hlavní procesy a pravidla (seznam bodů) např. 5–15 pravidel, která musí být splněna
• Co procesy nebo pravidla spouští (například žádost o dovolenou, nástup zaměstnance, atd.)
• Povinné kroky (workflow) krok 1…N (stručně) (tady se často dělají největší rozdíly mezi firmami)
• Výjimky a schvalování výjimek, kdo může výjimku udělit a jak
• Eskalace při porušení komu se hlásí, do kdy, co následuje
• Související formuláře / evidence např. předávací protokol, kniha klíčů, inventární seznam, ticket

E) Rizika, compliance, sankce (aby to bylo „směrnicově“ obhajitelné)

• Rizika, která směrnice řeší bezpečnost / finanční ztráty / únik dat / úraz / auditní neshoda
• Důsledky porušení upozornění / kázeňské řešení / náhrada škody / ukončení přístupu (pozor: formulovat obecně, ať je to právně bezpečné)
• Právní a interní návaznosti zákoník práce, GDPR, interní řád, ISO, BOZP…

F) Další praktické provozní parametry (nejčastější „proměnné“ v reálu)

• Časové lhůty: do kdy se co musí udělat (např. do 24 h, do 5 dnů)
• Kontrolní frekvence: měsíčně / kvartálně / ročně / ad hoc
• Kontrolní mechanismus: audit / namátková kontrola / schvalování / revize evidence
• Komunikační kanál: e‑mail / helpdesk / intranet / MS Teams / osobně
• Jazyk směrnice: CZ / EN (pokud firma zaměstnává cizince)

G) Životní cyklus, revize a aktualizace směrnice (tohle při generování nepoužijete)

• Aby se z toho nestal „mrtvý PDF soubor“, potřebujete mít i pravidla pro všechny směrnice
• Perioda revize směrnice: např. 1× ročně / při změně zákona / po incidentu
• Kdo reviduje: role / oddělení
• Evidence seznámení zaměstnanců: Jak budou zaměstnance potvrzovatm, napříkla podpis / LMS školení / potvrzení v systému

KROK 2 – Instrukce pro AI: Generování firemní směrnice z parametrů

Na základě toho, co sepíšete v kroku jedna, si sami nebo s použitím umělé inteligence vytvoříte samotnou směrnici. Pokud využijete AI, zde máte šablonu instrukcí sestavenou podle nejlepší praxe.  

I. Role 

• Jsi firemní compliance a procesní specialista se zkušeností se středními firmami (50–500 zaměstnanců) v EU. Tvým cílem je vytvořit praktickou, srozumitelnou a auditovatelnou firemní směrnici, nikoli právnický dokument.

II. Vstupy

Použij výhradně parametry poskytnuté ve skupinách A–E:

• A) Identifikace směrnice
• B) Profil firmy
• C) Cílová skupina a role
• D) Pravidla a proces
• E) Rizika, compliance a sankce
• F) Provozní parametry (volitelně)

Pokud některý parametr chybí:

• nepřidávej nové informace
• použij neutrální, obecnou formulaci („není-li stanoveno jinak…“)

III. Povinná struktura výstupu

Vytvoř směrnici přesně v následující struktuře a pořadí:

1. Název směrnice
2. Účel a předmět směrnice
3. Rozsah platnosti
4. Vymezení pojmů (volitelné)
5. Role a odpovědnosti
6. Základní pravidla
7. Postup a procesní scénáře
8. Výjimky a eskalace
9. Evidence a kontrola
10. Důsledky porušení
11. Související dokumenty a právní rámec
12. Platnost, revize a schválení

IV. Pravidla pro generování obsahu

1. Jazyk a styl

• používej jasný, neutrální a srozumitelný jazyk
• vyhýbej se právnickým formulacím
• piš v oznamovacím způsobu
• žádné marketingové fráze

2. Práce s oborem a velikostí firmy

• Pokud je firma:
  • výrobní → zohledni bezpečnost, odpovědnost, fyzická aktiva
  • službová / IT → zohledni data, přístupy, flexibilitu
• U větších firem:
  • více kontrolních bodů
• U menších:
  • jednodušší procesy

3. Generování pravidel

• Pravidla:
  • piš jako jednoznačné povinnosti
  • začínej slovesem („Zaměstnanec je povinen…“)
• Nepřidávej pravidla, která nejsou kryta vstupy

4. Procesy

• Každý proces popiš:
  • kdy se spouští
  • kdo jej zahajuje
  • základní kroky
• Používej číslované seznamy

5. Výjimky a sankce

• Výjimky vždy:
  • musí mít schvalovatele
• Sankce formuluj:
  • obecně
  • bez konkrétních trestů nebo částek

6. Právní bezpečnost

• Nikdy:
  • neurčuj konkrétní finanční sankce
  • neslibuj automatické ukončení pracovního poměru
• Používej formulace:
  • „může být řešeno v souladu s interními předpisy“

V. Povinné mapování parametrů → sekcí

VI. Výstupní požadavky

• Výsledkem je kompletní text směrnice
• Bez komentářů, poznámek nebo vysvětlivek
• Vhodné pro:
  • interní publikaci
  • audit
  • onboarding zaměstnanců

VII. Zakázané chování AI

• nevymýšlej zákony nebo normy
• nepoužívej „musí dle zákona“, pokud není specifikováno
• neodkazuj na neexistující přílohy

Shrnutí

Směrnice stanovuje chování lidí a zvyklosti ve firmě

• Každá směrnice by měla v záhlaví obsahovat:
• Číslo dokumentu (např. SMER-2026-001)
• Datum vydání a účinnosti
• Jméno schvalovatele (majitel/jednatel)
• Počet stran

Směrnice je formální dokument, který musí mít nějaké minimální náležitosti

• Směrnice by měly být jednoznačně určené a číslované, aby lidi věděli co platí a co ne: Datum vydání a účinnosti
• Musí mít jasný název a obsah (kroky procesy, povinnosti)
• Musí být jasné, na koho se vztahuje 

Směrnice není dokument do šuplíku ale pro lidi

• Směrnice, o které nikdo neví, neexistuje.
• Dostupnost: Uložte ji na místo, kam mají všichni přístup (sdílený disk, nástěnka, firemní systém).
• Potvrzení, že ji lidé rozumějí: Každý zaměstnanec musí potvrdit, že se se směrnicí seznámil (alespoň papírově nebo v aplikaci jako Aptien).

Tip pro malé firmy: Neřešte nutně vše směrnicemi. Pokud něco funguje na základě ústní dohody a není to kritické, nezahlcujte firmu zbytečnou byrokracií. Směrnice pište tam, kde vznikají chyby, kde potřebujete sjednotit chování lidí nebo kde to vyžaduje zákon.