Jak řídit práci údržbářů

Jako facility manažer můžete plánovat a řídit úkoly a práci údržbářů lidí dvěma různými způsoby. Záleží na tom, jestli plánujete činnosti ručně nebo potřebujete plánovat automaticky a jestli plánujete činnosti pro celý tým. Pro plánování činností máte v Aptien více možností možnosti:

1. Pomocí úkolů

• Úkoly slouží jako pracovní příkazy
• Úkoly zadáváte individuálně jednotlivým technikům údržby
• O stavu úkolů jste jako manažer automaticky informován pomocí automatických notifikací
• Dostanete oznámení o změně stavu a rozpracovanosti
• Dostanete oznámení o komentování úkolu
• Vidíte online stav úkolů
• Údržbář to vidí stav svých úkolů ve své aplikaci

Jak plánovat a řídit práci údržbářů pomocí úkolů

• Úkoly vidíte v přehledu úkolů na kartách a své činnosti plánujete na základě jejich termínů a priorit
• Aktuální činnosti (úkoly), které máte rozpracované, máte v zeleném sloupci "Dělám". 
• Nerozpracované úkoly jsou ve žlutém sloupci "Moje nové". 

Díky úkolům je komunikace snadnější a přehlednější než pomocí RE:RE:RE: emailů. (poposat benefity)

• každý úkol má jen jednoho odpovědného
• každý úkol má svůj termín splnění
• k úkolu může být více sledujících
• všichni vidí aktuální stav úkolu
• všichni mohou nad úkolem komunikovat

Úkoly máte rozdělené do čtyř sloupců:

1. Moje nové (žlutá) - zde se nacházejí všechny úkoly, na kterých jste ještě nezačali pracovat
2. Dělám (zelená) - sem pomocí přetáhnutí přesunete úkoly, na kterých momentálně pracujete
3. Moje dokončené (šedivá) - po dokončení úkolu přetáhnutím přesuňte úkol do tohoto sloupce
4. Sleduji (oranžová) - zde najdete úkoly, ve kterých jste přidání jako sledující, to znamená, že na úkol dohlížíte nebo se na něm podílíte

Odpovědný za úkol může být jen jeden člověk  - údržbář

• Za každý úkol musí být vždy označena pouze jedna osoba jako odpovědná. Sledující jsou všichni ostatní tedy všichni, kdo se na úkolu podílí nebo jsou o něm informováni. Pouze tito uživatelé Aptienu daný úkol uvidí. Všem ostatním zůstane skrytý a nebude je rozptylovat.
• Tip: Kdykoliv můžete předat úkol někomu jinému a nastavit ho jako odpovědného.

Nastavte termín úkolu

• Nastavením termínu úkolu se úkol zobrazí i v kalendáři. Žádný úkol vám ani nikomu z kolegů neunikne a vždy budete mít přehled, zda došlo k jeho splnění včas.

Změna rozpracovanosti udržuje informaci o posunu

• Když se v úkolu posunete, změňte jeho rozpracovanost, aby ostatní věděli, v jaké fázi se úkol momentálně nachází a jak blízko jste k jeho splnění.
• Tip: Rozpracovanost aktualizujte na konci vašeho pracovního dne.

Komentáře slouží k diskusi

• Všechny osoby podílející se na úkolu mezi sebou diskutují pomocí komentářů. Otázky nebo nejasnosti ohledně úkolu se díky komentářům snadno vyřeší. Ke komentáři můžete přidat i jakýkoliv soubor z vašeho počítače (například obrázek daného problému). 

Doplňte, čeho se úkol týká

• Pod názvem vyplňte pole "K čemu" přidáním položky, které se úkol týká. Může se například jednat o nějaký projekt, na kterém právě pracujete nebo o obchodní příležitost.

Jak to vidí údržbář?

• Pracovník údržby vidí úkoly ve svém portálu zaměstnance
• Může používat mobil, protože aplikaci lze spustit i na mobilním telefonu

Výhody řízení práce pomocí úkolů v Aptienu

• Sníží zahlcení vnitrofiremními e-maily
• Zpřehlední komunikaci a zjednoduší a zefektivní spolupráci,
• Podporuje spolupráci mnoha lidí na jednom tématu
• Odpovědná osoba je jen jedna
• Úkol hlídá termín splnění
• Úkoly jsou automaticky přivázané k tomu, k čemu se vztahují 
• Umožní snadné zastoupení zaměstnance v případě absence

K tomu získáte přehled nad svými vlastními úkoly, a to nejen těmi, které jste si sami zadali, ale i těmi, na kterých se máte podílet nebo které vám založil váš nadřízený či kolega.