Co je facility management a jak ho zvládnout v rostoucí firmě

Praktický průvodce pro firmy, facility manažery, správce budov a nemovitostí, kteří už nechtějí řídit provoz jen v hlavě, e-mailem nebo v Excelu.

Proč facility management není jen o údržbě. Co zahrnuje?

Ve firmě, která vlastní nebo provozuje budovy, kanceláře, sklady nebo areály, se neustále něco děje: 

• končí platnost revize,
• porouchá se klimatizace,
• zaměstnanci hlásí závady,
• došla voda v automatu,
• nebo nikdo neví, kdo má klíče od skladu.

Facility management (FM) je o zajištění bezpečného, funkčního a efektivního provozu vašich prostor a technologií. Nejde jen o údržbu, ale o komplexní správu budov, majetku, techniky a služeb – od úklidu přes revize až po dodavatele. Zabývá se řízením a udržováním všech podpůrných služeb spojených s využíváním nemovitostí. Ať už jde o výrobní prostory, kancelářské budovy, výrobní areály, obchodní centra, nebo bytové prostory, facility management zajišťuje, aby vše fungovalo hladce a efektivně.

Co všechno má na starosti facility manažer?

Ve velkých firmách je na to samostatný tým. V menších firmách většinou tuto roli zastává technik, provozní, office manažer nebo dokonce jednatel, často jako „vedlejší role“ k jiné práci. Mezi typické odpovědnosti patří:

• Technická správa: provoz a údržba strojů, klimatizace, výtahů, rozvodů apod.
• Revize a kontroly: zajištění zákonných revizí zařízení (např. elektro, požár)
• Hlášení poruch: řešení závad a požadavků od zaměstnanců
• Správa prostor: evidence kanceláří, zasedaček, přístupových údajů
• Správa dodavatelů: komunikace s firmami (úklid, servis, bezpečnost)
• Smlouvy a výdaje: hlídání termínů, fakturace, spotřeby energií

5 praktických kroků pro fungující facility management

1. Zmapujte si budovy a majetek

• Začněte evidencí toho, co vlastně spravujete: budovy, místnosti, přístupové body, stroje, zařízení, klíče, dokumenty.
• Tip: V Aptienu můžete každou budovu nebo zařízení snadno zaevidovat v tzv. organizéru a přiřadit k nim odpovědnosti, revizní plány i úkoly.

2. Naplánujte revize, inspekce a údržbu

• Zadejte zákonné i provozní kontroly jako jsou elektrorevize, požární přístroje, výtahy, klimatizace.
• Doporučujeme vytvořit plán údržby a inspekcí.
• Tip: Aptien umožní vytvořit revizní plán, který vás automaticky vás upozorní na blížící se termín a vygeneruje úkoly údržbářům nebo dodavatelům.

3. Zaveďte hlášení poruch a požadavků

• Zaměstnanci často hlásí závady e-mailem nebo ústně. To vede ke zmatku, duplicitám nebo k tomu, že se nic neřeší.
• Použijte pro hlášení poruch interní helpdesk nebo ticketing.
• Tip: V Aptienu mohou zaměstnanci snadno zadat požadavek, který se rovnou přiřadí odpovědnému člověku nebo firmě.

4. Mějte přehled o smlouvách a dodavatelích

• Správa smluv s dodavateli služeb je základ: úklid, bezpečnost, údržba, energie… Potřebujete mít přehled o tom, kdo co dělá, za kolik, do kdy, a kdo to schvaluje. Kdy smlouva končí.
• Tip: V Aptienu si můžete vést databázi smluv, dodavatelů a připojit k nim budovy, zařízení nebo faktury.

5. Sledujte spotřebu a náklady

• Když nemáte přehled, těžko něco optimalizujete.
• Sledujte náklady na energie, opravy, servis nebo služby v čase – ať víte, za co utrácíte peníze.
• Tip: Aptien umožňuje sledovat náklady a spotřeby k jednotlivým objektům nebo technologiím.

Jak vám s facility managementem pomůže Aptien?

Aptien je nástroj navržený přesně pro firmy, které:

• už nechtějí řídit provoz přes tabulky nebo e-maily,
• chtějí mít pořádek v budovách, majetku a dodavatelích,
• potřebují hlídat revize, údržbu a hlášení od lidí,
• a hledají jednoduché a cenově dostupné řešení, které zvládnou i bez IT oddělení.

Co všechno získáte v Aptienu:

• Evidence budov, místností, zařízení a revizí
• Plány inspekcí a údržby s upozorněním
• Interní helpdesk pro hlášení poruch
• Vedení provozního deníku budov
• Evidence smluv, dodavatelů a nákladů
• Reporty pro vedení a audit

Jak vést evidenci budov, místností, jejich vybavení a revizí

• Veškeré informace, které potřebujete vidět na první pohled si vedete v detailech. Je dobré si dát do detailů informace podle kterých budete chtít v budovách vyhledávat.
• Může to být třeba specifikace pomocí tagů, kam si můžete třeba zadat zda je budova klimatizována, má bezbariérový přístup a tak dále.
• Pak už není nic jednoduššího, když přijde požadavek na pronájem prostoru s určitými požadavky, použít našich filtrů a hned máte co potřebujete. 

Jak plánovat a hlídat revize spojené s budovou?

• Součástí péče o budovy je i splnění bezpečnostních a legislativních požadavků.
• Jsou to zejména revize a kontroly zařízení. V evidenci budov si vytvoříte plán kontrol, který za vás bude hlídat veškeré periodické prohlídky a revize. Doporučujeme si vést tyto plány k zařízením, která jsou pevně spojena s budovou.
• U těch, které lze přemisťovat nebo je prostě chcete vést zvlášť, doporučujeme použít samostatnou evidenci "Zařízení k revizi".

Jak hlásit poruchy a závady?

• Ke hlášení závad na nemovistech, budovách nebo jejich částech vám slouží helpdesk pro hlášení závad
• Zde mohou zaměstnanci nebo zákazníci hlásit závady
• Mají k dispozici zjednodušený portál pro hlášení závad
• Požadavek je automaticky přesměrován na osobu odpovědnou za vyřešení závady

Jak vést provozní deník nemovitosti a jejich náklady

• Zde zaznamenáte všechny činnosti údržby a úkoly provedené na nemovitosti nebo její části. 
• Slouží jako komplexní záznam historie údržby nemovitosti, včetně oprav, kontrol a úkolů pravidelné údržby.

Při správě budov a nemovitostí je také důležité mít informace o tom, co se v průběhu času dělo, jaká údržba, opravy nebo jednání proběhly. K tomu vám slouží provozní deník. V něm snadno zaznamenáte jakékoliv aktivity, které jste v dané budově či její části nebo v konkrétní místnosti prováděli. 

• údržba
• opravy
• rekonstrukce
• a další

Jak vést provozní dokumentaci k budovám a jejich vybavení 

Ke každé prohlídce nebo revizi vám revizní technik vystaví protokol, který si uložíte do záložky dokumenty. Zde ho budete mít vždy po ruce. Ke každé budově si můžete uložit i další potřebnou dokumentaci jako jsou například různé stavební plány, předávací protokoly, doklady k uvedení do provozu atd.

Jaké vést dodavatele a smlouvy 

S péčí a provozem budov a jiných nemovitostí jsou neodmyslitelně spjaty různé smlouvy. Může se jednat například o smlouvu na provádění revizí, nájemní smlouvy pokud nemovitost nebo její část pronajímáte. Zde využijete možnost propojení na evidenci smluv. Je neskutečně pohodlné si pouze vybranou nemovitost a mít všechny smluvní informace na jedno kliknutí myši.