Jak nastavit seznamování se směrnicemi

Datum poslední aktualizace: 08. 06. 2021
Pomohl Vám tento článek?
1 z celkových 2 článek pomohl.

Tento článek je určený pro správce distribučních listů. Správce distribučních listů je zaměstnanec, který nastavuje distribuci směrnice zaměstnancům vaší společnosti. Nastavení distribuční listů vidí tedy pouze uživatelé s oprávněním.

Jak funguje nastavení seznamování se směrnicemi a dokumenty

Seznamování se směrnicemi je postavené na distribučních listech. Distribuční list vytváříte pro každý dokument (směrnici) a k němu vytváříte seznam lidí, kterým se bude daný dokument nabízet k seznámení. Distribuční list má také svůj datum - do kdy se lidé mají s dokumentem seznámit. 

Jakmile distribuční seznam vytvoříte, systém bude automaticky rozesílat upozornění všem lidem (uživatelům) v něm uvedeným a k uvedenému datu bude rozesílat připomínky těm, kteří seznámení ještě neprovedli.

Jak začít využívat seznamování se směrnicemi v prostředí Aptien

Provedeme vás jednoduchým návodem, jak si nastavit seznamování s předpisy pro vaše potřeby. Tato funkcionalita je dostupná od cenového plánu Company. 

Nainstalujte si evidenci "Směrnice". Jak instalovat novou evidenci, najdete v tomto samostatném článku.

  • Upravte si šablonu (předdefinovanou strukturu) evidencí tak, aby odpovídala potřebám toho, co vaše firma potřebuje v kontextu směrnic evidovat
    • Vytvořte detaily, které chybí 
    • Upravte si stávající detaily (název, ale i typ pole) 
    • Zbavte se všech nepotřebných detailů 
    • Zakládejte / upravujte / deaktivujte skupiny detailů 
  • Vytvořte kategorie pro své položky (návod zde)

Nahrajte do příloh směrnici, se kterou chcete zaměstnance seznamovat. Ideálně ve formátu PDF a prohlaste ji za platnou a účinnou v režimu řízené dokumentace. Pro spuštění seznamovacího procesu musí být daná směrnice platná a účinná.

Administrátor systému nyní může zaměstnance rozdělit do skupin pro jednodušší distribuci směrnic. Zaměstnanci, kteří nebudou zatříděni do skupin, mohou být vybráni dle jména.

Administrátor systému může na uživatelskou roli povolit funkci „Správa distribučních listů", která bude řídit seznamovací procesy uvnitř společnosti. Role, která dostane povolené toto nastavení, najde na své "Homepage" možnost si zapnout funkcionalitu "Správa distribučních listů". Toto nastavení najdete přímo v nastavení role v pravém horním rohu.

Pro uživatele systému, kteří se budou pouze se směrnicemi seznamovat, vytvořte speciální roli nebo využijte námi připravenou roli "zaměstnanec", u této role povolte na stejném místě aplikaci "Seznamování se směrnicemi" a startovací stránku nastavte na "Seznamování se směrnicemi". To znamená, že uživatelé se budou přihlašovat a seznamovat prostřednictvím speciální aplikace, která je k tomu určená.

Po přihlášení má daná role možnost si zapnout na "Homepage" Správu distribučních listů.

Nyní se již naučíme vytvářet distribuční listy. Zvolte název distribučního listu a dejte „Přidat“. Určete termín, do kdy se zaměstnanci mají s danou směrnicí seznámit. Vyberte členy (buď skupiny uživatelů, nebo jednotlivé uživatele). Pokud by uživatel byl ve více skupinách, dostane notifikaci o nové směrnici pouze jednou. Dále vyberte směrnici z databáze vašich směrnic, se kterou se mají uživatelé seznámit. Po vyplnění těchto tří podmínek, uložení a zavření této bubliny, dojde k automatickému spuštění distribuce směrnice.

U každé směrnice následně najdete informaci o procentu seznámení se s danou směrnicí. Po ukončení seznamování máte možnost směrnici archivovat, vytisknout si výsledky seznámení nebo směrnici úplně odstranit.

Upozornění uživatelů po distribuci nové směrnice

Pokud je směrnice platná a je připravený distribuční list, začnou uživatelé dostávat notifikace o nové směrnici, se kterou se mají seznámit, podle následujících termínů:

  • V případě distribuce nové směrnice dostanou uživatelé notifikaci do e-mailu v 6:00 ráno následujícího dne
  • 3 dny před koncem termínu seznámení se směrnicí 
  • V den konce platnosti termínu seznámení 
  • Každý den po konci termínu seznámení, celkem maximálně 11 dnů po konci seznámení