Jak shromáždit informace před nástupem zaměstnance

Datum poslední aktualizace: 27. 03. 2025

Jakmile rozhodnete o přijetí nového zaměstnance, začíná pro vás příprava všech informací, dokumentů, pracovního místa a pracovního vybavení, které musíte před jeho nástupem zajistit. 

  • Je třeba shromáždit veškeré potřebné dokumenty pro nástup nového zaměstnance
  • Potřebujete mít řadu osobních informací o novém zaměstnanci, abyste mohli vše připravit

Příprava nástupu pomocí mobilní aplikace

  • Ideálně vše co může vyplnit ještě před svým nástupem, udáte on-line
  • Zaměstnanec nemusí posílat citlivé informace e-mailem
  • Vše probíhá pomocí zabezpečené aplikace
Jak shromáždit informace před nástupem zaměstnance

Jak připravíte osobní složku pro nové zaměstnance 

  1. Vytvoříte kartu nového zaměstnance
  2. Přiřadíte zaměstnanci licenci
  3. Zašlete mi přístupové údaje na e-mail

Jak bude postupovat nový zaměstnanec v self-onboarding aplikace

  1. Přihlásí se do zabezpečené aplikace
  2. Nový zaměstnanec nahraje podklady pro přípravu pracovní smlouvy a dalších dokumentů a formálních náležitostí plynoucích z platné legislativy (mzdový a evidenční list)  
  3. Může rovnou do své osobní složky nahrát osobní informace, jako jsou číslo občanského průkazu, fotografie na služební průkaz, Číslo zdravotní pojišťovny, Číslo účtu, Certifikáty odborných zkoušek a další
  4. Firma mu nasdílí pracovní smlouvu a jiné dokumenty ke kontrole
  5. Zaslání další personální dokumentace ke kontrole
  6. Zaměstnanec se ještě před nástupem seznámí s klíčovými dokumenty, směrnicemi a pravidly ve firmě

Co vyřešíte pomocí Aptien HR v rámci přípravy nového zaměstnance

Papírování kolem nového zaměstnance a příprava jeho složky

  • zadat nebo aktualizovat své osobní informace, jako jsou například velikosti pracovních oděvů, bankovní detaily, kontakty a podobně
  • nahrát požadované dokumenty
  • potvrdit, že převzal pracovní vybavení nebo pracovní pomůcky nebo byl seznámen s jejich používáním
  • potvrdit přečtení firemního dokumentu  - směrnice, manuálu, příručky pro zaměstnance a podobně
  • potvrdit, že mu byly předané informace, znalosti, že absolvoval vstupní školení

Příprava pracovního místa a pracovního vybavení vybavení

  • na vaší straně musíte připravit pracovní místo, púracovní vybavení, případně oděvy
  • koordinujete svoje činnosti s IT a Facility
  • podívejte jak můžete vytvořit a řídit kontrolní seznam pro nástup nového zaměstnance

Jaké osobní údaje nový zaměstnanec obvykle zadává

  • Osobní údaje: Jméno, adresa, telefonní číslo, nouzové kontakty.
  • Bankovní a mzdové údaje: Bankovní účet pro přímý vklad, daňové formuláře
  • Preference související s prací a potřeby vybavení: Velikost obuvi, velikost oblečení, preference IT vybavení (pokud existuje).