V každé firmě se dějí stovky různých činností. Někdo prodává, někdo vyrábí, někdo řeší zákazníky, někdo dělá faktury. Když je ve firmě deset lidí, všechno se dá uhlídat i bez formálních postupů. Jakmile ale firma začne růst, práce se komplikuje. Lidé dělají věci každý po svém, nové kolegy je těžké zaučit a snadno vznikají chyby nebo zmatky.
A právě tady pomáhá podívat se na firmu přes procesy – tedy na hlavní oblasti, které musí být pod kontrolou. Nemusíte hned malovat složité diagramy nebo se učit teorie. Úplně stačí znát, jaké procesy má většina firem, a postupně si je ujasnit a popsat.
Podle naší zkušenosti řeší firmy v praxi těchto deset nejdůležitějších procesů
- Obchodní procesy: Procesy prodeje a marketing
- Výrobní procesy: Zajištění výroby zboží (pokud jste výrobní firma)
- Poskytování služeb zákazníkům: Poskytování služeb (pokud poskytujete služby)
- Procesy péče o zákazníky: servis a další péče o vaše zákazníky
- Procesy řízení lidských zdrojů: se točí kolem lidí ve firmě od jejich nástupu až po odchod
- Procesy řízení financí zahrnují zejména účetnictví a řízení finančních zdrojů
- Procesy řízení a správy IT a informací jsou všechny procesy kolem firemního IT
- Procesy správy majetku: Majetek, pracoviště, vybavení a infrastruktura - Procesy správy a řízení majetku a pracovního prostředí
- Procesy nákupu a vztahů s dodavateli
- Procesy řízení kvality a bezpečnosti
Jak jednoduše popsat procesy?
Procesy byste měli zachytit a udržovat co nejjednodušším způsobem, aby to nebyla byrokracie. Použijte krátké kroky nebo checklist – kdo co dělá, kdy a jak. Nemusí to být složité, stačí jednoduchý přehled, kterému každý rozumí.
- Vaše procesy nejlépe zachytíte ve směrnicích a pracovních postupech
- Popis procesů vám pomůže sjednotit pracovní postupy napříč firmou
- Pozor na zbytečná procesní schémata, kterým nikdo nerozumí
Určete jasně odpovědné osoby - vlastníky procesů, kteří je znají od A- do Z
Jak řídit procesy ve firmě?
- Firemní procesy jsou vlastně strukturované pracovní postupy, které definují, jak se úkoly, činnosti a role vzájemně ovlivňují za účelem dosažení cílů organizace.
- Procesy ve firmách se řídí směrnicemi a standardními provozními postupy (SOP), které poskytují jasné pokyny, jak by měly být procesy a každá činnost prováděna.
- To zajišťuje konzistenci, odpovědnost a efektivitu v celé organizaci.
- Jinými slovy procesy definují, jak vaše firma funguje
- Řízení a zlepšování těchto procesů je klíčem ke zmírnění rizik a dosažení úspěchu.
- Podívejte se na návod jak řídit procesy v malé a střední firmě
Proč je důležité znát a řídit firemní procesy
- Efektivita: Řízení a popsané procesy snižují chyby a šetří čas.
- Snižování rizik: Identifikace úzkých míst nebo neefektivnosti pomáhá vyhnout se potenciálním nástrahám. Procesy jsou zdroje rizik.
- Řízení lidí a práce: Dobře definované procesy mohou růst s podnikáním.