Bez informací o lidských zdrojích to nejde
Žádná malá, střední nebo velká firma se v dnešní době neobejde bez nějakého řešení, kde uchovává jedny ze svých nejcitlivějších informací – údaje o zaměstnancích a uchazečích. Některé firmy si vystačí s evidencí v šuplíku, některé s excelem, ale větší firmy již potřebují bezpečnější a přehlednější řešení, software pro řízení lidských zdrojů, který pomáhá udržovat a sdílet zásadní informace o lidech a jejich souvislostech uvnitř firmy, který zároveň pomůže se spoluprací mezi firmou a jeho zaměstnanci. Usnadňuje jejich získávání, nástup, hodnocení, vzdělávání a řízení. Dnes si tedy nelze představit personalistiku a řízení lidských zdrojů bez pomoci různých systémů a software. V nabídce na trhu je nepřeberné množství různých systémů. Pojďme se podívat na to, kde a jak nám mohou pomoci v každodenní práci a jak vybrat ten správný nebo spíše jak je poskládat dohromady.
Co vlastně personalistika a řízení lidských zdrojů zahrnuje
Personalistika a řízení lidských zdrojů je velmi široká oblast procesů v organizaci. Je důležité vidět téma řízení lidských zdrojů v celé šíři a rozumět základům, pak je rozhodování snadnější. Jde nejen o personální procesy, ale je nutné mít také na paměti, s jakými informacemi personalistika pracuje. Jsou to veškeré informace o lidech - uchazečích a zejména zaměstnancích, a většina informací spojených s jejich fungováním ve firmě.
Evidence uchazečů a zájemců o práci
Životní cyklus zaměstnanců začíná jejich přijímáním. Uchazeči a veškeré procesy s nimi spojené jsou prvním krokem, který musí mít personalisté pod kontrolou. Procesy kolem uchazečů zahrnují evidenci zájemců o práci, hodnocení jejich životopisů, vhodnost kandidátů na danou volnou pracovní pozici, pohovory s uchazeči, jejich testování a také výběrová řízení.
Evidence zaměstnanců
Evidence zaměstnanců je absolutním základem celé personalistiky. Jako zaměstnavatel potřebujete mít všechny potřebné osobní informace přehledně, spolehlivě a bezpečně dostupné. Každý zaměstnanec má typicky svoji složku, ve které jsou informace jak pracovního, tak privátního charakteru a proto je nutné zaručit, že k nim budou mít přístup pouze pověřené osoby:
- Osobní údaje
- Pracovní náplň a pracovní zařazení
- Pracovní smlouva a mzdové údaje
- Odborná kvalifikace a vzdělání
- Pracovní omezení nebo zdravotní informace
Personální administrativa
Jakmile je člověk ve firmě zaměstnaný, vzniká kolem něj celá řada administrativních procesů. Základem všeho je dobrá evidence údajů o zaměstnancích, případně i o externistech, které jsou důležité ať už z právního nebo z praktického hlediska. Systém by tedy měl být dostatečně flexibilní na to, aby umožnil zaznamenávat přesně ty údaje, které vaše organizace potřebuje (nahrávání souborů a reportů přímo k jednotlivým profilům, záznamy o tom, jaký majetek jim byl svěřen, jaká smlouva s nimi byla uzavřena atd.). Život zaměstnance ve firmě přináší potřebu mít co nejvíce informací na jednom místě, jako jsou:
- Základní personální informace
- Pracovní zařazení v organizační struktuře
- Pracovní náplň
- Pracovní benefity
- Vydané pracovní pomůcky
- Provozní žádosti a potřeby zaměstnanců, jako jsou například žádosti o dovolené a podobně
Platy a mzdy
Vše od evidování všech podkladů pro platy a mzdy až po jejich zúčtování a vyplácení. Odměňování pracovníků je důležitou součástí personalistiky. Jde tedy o evidenci všech informací, na základě kterých jsou vypočítávány odměny, samotné vypočítávání odměn, jejich vyplácení, ale třeba i komunikaci s úřady. Pro tuto oblast existuje celá řada specializovaných systémů.
Řízení lidských zdrojů
Cílem je optimalizace využití lidského potenciálu ve firmě včetně profesionálního rozvoje stávajících zaměstnanců, vytváření nových pozic a vedení příjímacích řízení. Do této oblasti spadá například školení zaměstnanců, seznamování zaměstnanců se směrnicemi a dalšími důležitými dokumenty a vedení či dohlížení na zaškolování nových zaměstnanců (onboarding). Systém by také měl ulehčit a zpřehlednit řízení příjímacích řízení na stávající i na nové pozice:
- Evidence zaměstnanců
- Evidence uchazečů o pracovní pozice
- Evidence pracovních smluv
- Evidence odpracované doby, dovolené a nemocenské
- Evidence lékařských prohlídek
- Zaměstnanecké benefity
- Školení, seznámení zaměstnanců se směrnicemi a dalšími důležitými dokumenty
- Pracovní pozice, pracovní náplně
- Organizační struktura
- Hodnocení zaměstnanců
- Evidence firemního majetku, který byl svěřen zaměstnancům (klíče, razítka, IT vybavení atd.)
- Evidence pracovních pomůcek
- Zpracování, zúčtování a vyplácení mezd a platů
- A další
Organizační souvislosti zaměstnanců
Na základě těchto údajů by mělo být možné vygenerovat celou organizační strukturu firmy, která může být dále použita například v řízení lidských zdrojů.
Jaké existují typy personálních systémů
Systém by vám měl umožnit vést záznamy o lidech ve vaší firmě, zpracovávat je a řídit lidský kapitál směrem k rozvoji jednotlivců, týmů a tím i celé organizace. Jde tedy o tyto tři oblasti:
Systémy pro podporu náboru pracovníků - Applicant Tracking Systems (ATS)
Jsou specializované systémy, které pomáhají při náboru pracovníků, evidenci a hodnocení uchazečů o práci. Mají význam zejména ve velkých firmách, které se musejí vypořádat s velkým počtem uchazečů o práci. ATS systémy jim pomáhají uchazeče třídit, hodnotit životopisy, a někdy také pomáhat s hodnocením uchazečů. Také někdy umožňují organizovat a vyhodnocovat výběrová řízení. ATS systémy typicky podporují celý proces nabírání pracovníků.
Systémy pro podporu nástupu pracovníků - Onboarding software
Tento typ software se zaměřuje na podporu nástupu pracovníků. Podporuje celý proces od přípravy nástupu až po celý proces nástupu a adaptace nových pracovníků, typicky tedy první tři měsíce od nástupu. Onboarding software se zaměřuje jak na měkké aspekty nástupu nového pracovníka (orientace v novém prostředí), tak by měl vyřešit i tvrdé aspekty (vydání pracovních pomůcek a další povinnosti související s pracovním zařazením nového člověka). Někdy jsou tyto systémy postavené zcela samostatně, jindy jsou součástí systémů pro podporu personální administrativy.
Personální administrativa - vedení informací o lidech ve firmě
Mzdové systémy
Mzdové systémy jsou určené pro zpracování mezd pracovníků a veškeré související administrativy, která vyplývá ze zákonných povinností v dané zemi.
Docházkové systémy
Firmy, které potřebují mít jednoznačný přehled o docházce svých pracovníků využívají docházkové systémy, které registrují přesný čas příchodu i odchodu zaměstnanců z pracoviště.
Hodnocení a rozvoj pracovníků
Specializovaný software pro hodnocení pracovníků umožňuje vytvářet a hodnotit plány rozvoje pracovníků. Jde zpravidla o roční plánování a vyhodnocování rozvoje pracovníků na základně jejich profesního směřování a kariérního plánu. Tyto systémy někdy bývají součástí komplexních HRIS aplikací.
Seznamování s dokumenty
Pracovní povinnosti vyplývající z pracovního zařazení jsou jednou z nezbytných součástí personálního a organizačního řízení ve firmách. Dodržování pracovních postupů, shodu s normami, politikami a dalšími firemními směrnicemi je těžké ve větších firmách udržet pouze v papírové podobě. Tyto systémy rovněž pomáhají firmám prokazovat, že daný pracovník byl řádně seznámený s pracovním postupem. Systémy tak pomáhají snížit riziko soudních sporů.
Intranety
Jsou typy software, které podporují vnitřní komunikaci ve firmě mezi firmou a zaměstnanci. Je to taková nástěnka pro zaměstnance, kde mají k dispozici důležité informace, které je třeba sdílet napříč firmou. Mohou to být směrnice, telefonní seznamy a kontakty na kolegy.
Podnikové Sociální sítě a zapojování zaměstnanců - Employee engagement
Jsou typ software, které navazují na intranet. Tento typ software pomáhá se zapojováním zaměstnanců do firemních procesů, například do inovací nebo obecně do kolektivu pracovníků. Typicky jde o podporu různých diskusních, zájmových, projektových nebo jiných profesních skupin uvnitř firmy.
Řízení lidských zdrojů, HR systémy nebo také HRIS systémy
Jsou komplexní aplikace, které pokrývají velkou část výše jmenovaných personálních procesů. Zahrnují komplexní informace včetně plánovacích analytických nástrojů pro řízení pracovní síly ve firmě.
Proč je výhodné používat systém pro řízení lidských zdrojů
Systémy pro řízení lidských zdrojů nejen že data skladují, ale jsou schopny s nimi i efektivně pracovat a tím vám ulehčit práci.
Systém dokáže zaručit, že data jsou stále aktuální, přičemž zaznamenává plnou historii. Ušetříte tak čas vám i vašim kolegům, na které byste se jinak museli obracet s žádostí o aktuální záznamy. Přitom export dat do tabulkové podoby vám umožní získat o datech přehled přesně tak, jak jste na to možná zvyklí.
Data, která zaznamenáváte, si pochopitelně můžete sami určit podle potřeby vaší organizace. Je zde i možnost vytvoření kategorií personálu (například zaměstnanci, externisté a partneři). To proto, že pro každou z těchto kategorií budete s největší pravděpodobností potřebovat vést rozdílné záznamy.
Systém vám také umožní držet si neustálý přehled, a to díky několika aspektům. Prvním jsou jednoduché analýzy a grafy, které jsou pro vás neustále připraveny. Druhým je zasílání vámi definovaných upozornění na důležitá data, termíny, ale třeba i změny v důležitých záznamech. Třetím aspektem je možnost provazovat jednotlivé informace mezi sebou tak, aby dal vzniknout komplexnímu přehledu o všech souvislostech jednotlivých údajů. Tak budete mít například možnost na pár kliknutí dohledat všechen majetek, který byl zaměstnanci svěřen nebo všechny projekty, kterých se účastní.