Operativní správa a údržba majetku ve firmě

Datum poslední aktualizace: 13. 08. 2021

Co můžete jako správce majetku všechno dělat

V našem systému můžete vyřešit správu libovolného typu majetku. Od nemovitostí až po pracovní pomůcky. 

Evidence majetku

V systému lze evidovat libovolný majetek - od nemovistostí až po pracovní pomůcky. Od počítačů až po kancelářský nábytek. U každého evidovaného majetku lze pravidelně provádět inventuru a zajistit tak, že evidence odpovídá skutečnosti.

Vydávání pracovních pomůcek zaměstnancům

Při předávání majetku, typicky pracovních pomůcek nebo jiných zařízení pracovníkům (například klíče, vstupní karty, počítač nebo mobilní telefon) novým zaměstnancům systém umožní vytvořit Protokol o předání. Ten lze elektronicky potvrdit podpisem.

Přesuny majetku mezi uživateli

Jedním z úkolů správy majetku jsou přesuny. I přesuny majetku, typicky kancelářského vybavení nebo pracovních pomůcek, mezi zaměstnanci. Systém zaznamenává historii přesunů jednotlivých kusů majetku mezi zaměstnanci, takže je možné zpětně vysledovat, kdo s daným majetkem v minulosti pracoval.

Závady a opravy

V případě poruchy na nějakém zařízení systém poskytuje funkce pro rychlé dohledání nákupních dokladů a informací o zárukách. U každého zařízení se vede historie poruch a servisních zásahů.

Jaké typy majetku můžete evidovat?

  • Počítače, servery nebo jiná výpočetní technika
  • Softwarové licence
  • Kancelářské vybavení
  • Kreditní karty
  • Vstupní karty / klíče
  • Vozidla
  • Přístroje
  • Nástroje
  • Technologie
  • Nemovitosti
  • A další

Seznam firemního majetku 

Dejme tomu, že máme zavedený soubor Excel, který nám slouží jako evidence firemních automobilů. Kromě typu vozidla a jeho SPZ budeme pravděpodobně zaznamenávat i další informace, jako například datum nákupu, kdo má vozidlo přiděleno nebo kdy má jít na technickou kontrolu. Ke každé kategorii je tedy třeba vést záznamy o podrobnějších informacích, například dodavatelské smlouvě, dodavateli, pořizovacích nákladech, evidenčním čísle, umístění, popis, předpokládanou životností atd.

Software pro správu majetku by vám ale měl nabízet mnohem víc než jen soubor, který je třeba donekonečna otvírat, zavírat, aktualizovat a rozposílat. Co by to tedy mělo být?

Jako příklad si vezměme správu firmeních vozidel:

  • Software vám umožní určit si, co všechno potřebujete evidovat, co se týče firemních vozidel (typ vozu, barva, SPZ, vady, datum nákupu, emise atd.)
  • Software vám automaticky pošle upomínku několik týdnů před vypršením technické, plánované servisní prohlídky nebo třeba záruční lhůty
  • Je možné vést záznamy o událostech s vozidlem spojených (havárie, oprava, oprava v záruce, výměna oleje atd.)
  • Je možné vést historii údržby (včetně nahrávání dokumentů s ní spojených)
  • Je možné vést historii dočasných majitelů vozidla
  • Je možné nahrát důležité dokumenty jako přílohu ke každému vozu (kupní smlouva, záruční list, smlouva údržby atd.)
  • Software vám umožní jednoduchý export vámi vybraných údajů, které pak můžete použít například k inventarizaci nebo k auditu majetku

Zároveň vám systém musí umožnit vést pro každou kategorii majetku jiné záznamy, jelikož informace, které potřebujete evidovat pro vozidla se budou rapidně lišit od informací zaznamenávaných například pro nemovitosti nebo pro vstupní karty.

Odchází zaměstnanec

Při odchodu zaměstnance není nutné procházet všechny dostupné soubory o firemním majetku, abyste zjistili, za jaký majetek byl odpovědný a co musí před odchodem vrátit.

Váš software pro správu majetku je totiž schopný vyfiltrovat všechny položky firemního majetku, které jsou spojené se jménem tohoto zaměstnance. Přehled toho, co je potřeba zkontrolovat a co má zaměstnanec vrátit, máte tedy jako na dlani. Tento přehled je samozřejmě možné uložit online či z něj vytvořit report.

A jsou tu i další výhody

Stejně tak, jako je software pro správu majetku schopný vyfiltrovat majetek svěřený určitému zaměstnanci, umožní vám filtrovat i podle jakéhokoli dalšího kritéria. Tak můžete například jednoduše získat seznam vozidel, kterým během následujících dvou měsíců vyprší technická, seznam kancelářského vybavení v určité místnosti, seznam zaměstnanců, kterým byla přidělena vstupní karta do skladu, seznam majetku zakoupeného v uplynulém roce, a podobně.