První kroky obchodního zástupce

Datum poslední aktualizace: 13. 08. 2021

Jak řídit obchodní aktivity v Aptien CRM

Vítejte v Aptienu. Provedeme vás základy obchodních aktivit, které můžete v Aptien CRM dělat. Abyste věděli, co v systému možné je a co není. Co a jak můžete dělat. Kde vám pomůže, co vám usnadní a kde jsou jeho limity. Aptien CRM je jednoduchý nástroj pro řízení a evidenci obchodních aktivit, hlavně pro oblast B2B a umožní vám:

  • Mít přehled o všech obchodních jednáních a jednáních se zákazníky
  • Mít přehled o obchodních příležitostech a jejich stavech
  • Řídit úkoly vyplývající z obchodních schůzek  

Aptien CRM je vhodný pro malé a střední firmy nebo pro firmy, které nemají potřebu řídit rozsáhlé obchodní a marketingové kampaně a automatizovaně odesílat nabídky. Je vhodná zejména pro obchodní aktivity na principu account managementu. 

Co je Aptien?

Je to aplikace pro spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy, vedení různých provozních firemních evidencí, firemní administrativy, řízení úkolů a práce. Není to jen systém pro evidenci obchdodních aktivit, ale je to taková elektronická kartotéka nad rámec pouhého evidence smluv. Aptien je také firemní intranet, kde mohou lidé vzájemně komunikovat, firemní nástěnka i pracovní stůl pro lidi v kancelářích. Něco jako byste spojili Facebook se softwarem pro řízení zakázek, projektů, smluv nebo majetku. Informace z různých oblastí jsou propojené a dohledatelné z jedné jediné aplikace.

Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný, přizpůsobivý, a navíc dokáže propojit projekty s úkoly, umožní připojovat poznámky a další informace, abyste je již nemuseli psát na různá lepítka a papírky. To vše v jednom příjemném prostředí.

Jak budete jako obchodní zástupce v Aptien CRM pracovat?

Aptien vám pomůže zejména s evidencí obchodních příležitostí a záznamy vašich obchodních aktivit nad nimi. Ve vašem pracovním prostoru vidíte ty evidence, které jako obchodní manažer nebo zástupce potřebujete. 

  • Obchodní příležitosti - zde vedete všechny příležitosti a poptávky od zákazníků, které jsou v obchodní fázi
  • Kontakty - je sdílená evidence napříč firmou. Je to adresář lidí mimo firmu
  • Firmy jsou adresář firem, tedy fyzických i právnických osob. Je to sdílená evidence napříč firmou, ze které všichni čerpají informace o firmách. Vy si zde vedete vaše dodavatele

Vaše práce se bude odehrávat především v evidenci obchodních příležitostí a také v zápisech z jednání se zákazníky nebo potenciálními zákazníky.

Základní procesy v obchodě

Evidence obchodních příležitostí 

Klíčové informace budete udržovat v evidenci obchodních příležitostí. Zde vedete detailní informace o příležitosti, její RFI, RFP, termín odevzdání nebo obchodní fázi. 

Hlídání termínů odevzdání nabídky   

Když potřebujete hlídat termíny odevzdání nabídky nebo přípravy podkladů k nabídce, uděláte to formou nastavení hlídače na "Termín odevzdání nabídky" v evidenci obchodních příležitostí. 

Poptávky a další dokumenty k obchodním příležitostem

Ke každé obchodní příležitosti můžete připojit jakékoliv dokumenty, obrázky nebo jinou přílohu. Jsou to poptávkové dokumenty nebo další přílohy z obchodních jednání. Přílohy, dokumenty, můžete dále roztřídit do složek. U nich lze nastavit oprávnění – kdo do které složky smí nebo nesmí. 

> Jak vytvářet složky na dokumenty v obchodních příležitostech

Vedení obchodních kontaktů  

Pro vedení obchodních kontaktů využijte evidenci Kontakty, která slouží jako sdílená centrální evidence kontaktů napříč celou firmou. Z ní pak vybíráte a přiřazujete kontakty k jednotlivým obchodním příležitostem. Výhodou je, že máte přehled a historii toho, s kým ve firmě jednáte o čem. Stejné je to v zápisech z obchodního jednání. Informace jsou vzájemně propojené.

Vedení záznamů z obchodních jednání 

Záznamy z obchodních jednání s vašimi potenciálními zákazníky vedete formou zápisů k obchodním příležitostem. Máte tak dokonalý přehled o tom, s kým jste kdy jednali. Zápis s jednání je automaticky zaznamenaný a připojený k příležitosti. Systém vám umožní vést různé typy obchodních aktivit:

  • Zápis z osobní schůzky
  • Telefonát
  • Odeslaný mail nebo dopis

Osobní nebo sdílené poznámky k obchodní příležitosti

Když si potřebujete k obchodní příležitosti, firmě nebo kontaktu připojit svojí osobní poznámku, tak v záložce poznámky takovou poznámku vytvoříte. Vidíte ji pouze vy. Pro ostatní lidi, byť příležitosti vidí, je vaše poznámka neviditelná. Můžete ji sdílet s ostataními, pokud potřebujete. Uděláte to tak, že poznámku nastavíte jako sdílenou a lidi k ní připojíte.

Úkoly k obchodním příležitostem

Určitě vám každodenní obchodní aktivity přináší situace, kdy potřebujete vytvořit nějaký úkol. Úkoly můžete vytvářet buď k jednotlivým obchodním příležitostem nebo také ze zápisů.