Jak řídit obchodní aktivity v Aptien CRM
Vítejte v Aptienu. Provedeme vás základy obchodních aktivit, které můžete v Aptien CRM dělat. Abyste věděli, co v systému možné je a co není. Co a jak můžete dělat. Kde vám pomůže, co vám usnadní a kde jsou jeho limity. Aptien CRM je jednoduchý nástroj pro řízení a evidenci obchodních aktivit, hlavně pro oblast B2B a umožní vám:
- Mít přehled o obchodních příležitostech a jejich stavech
- Mít přehled o všech obchodních jednáních a jednáních se zákazníky
- Řídit úkoly vyplývající z obchodních schůzek
Aptien CRM je vhodný pro malé a střední firmy nebo pro firmy, které nemají potřebu řídit rozsáhlé obchodní a marketingové kampaně a automatizovaně odesílat nabídky. Je vhodná zejména pro obchodní aktivity na principu account managementu.
Co je Aptien?
Aptien můžete použít nejen pro CRM. Je to organizační a evidenční aplikace pro spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy. Kromě CRM pomůže s vedením různých provozních firemních evidencí, firemní administrativy, řízení úkolů a práce. Je to taková elektronická kartotéka. Díky Aptienu mohou lidé ve firmě vzájemně komunikovat, firemní nástěnka i pracovní stůl pro lidi v kancelářích. Něco jako byste spojili Facebook se softwarem pro řízení zakázek, projektů, smluv nebo majetku. Informace z různých oblastí jsou propojené a dohledatelné z jednoho prostředí.
Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný, přizpůsobivý, a navíc dokáže propojit projekty s úkoly, umožní připojovat poznámky a další informace, abyste je již nemuseli psát na různá lepítka a papírky. To vše v jednom příjemném prostředí.
Jak budete jako obchodní zástupce v Aptien CRM pracovat?
Aptien vám pomůže zejména s vedením obchodních příležitostí a záznamy vašich obchodních aktivit nad nimi. Ve vašem pracovním prostoru vidíte ty evidence, které jako obchodní manažer nebo zástupce potřebujete.
- Obchodní příležitosti - zde vedete všechny příležitosti a poptávky od zákazníků, které jsou v obchodní fázi
- Adresář firem je sdílená evidence napříč firmou, ze které všichni čerpají informace o firmách. Vy si zde vedete vaše dodavatele
- Adresář kontaktů - je sdílená evidence kontaktů napříč firmou. Je to adresář lidí mimo firmu
Vaše práce se bude odehrávat především v evidenci obchodních příležitostí a také v zápisech z jednání se zákazníky nebo potenciálními zákazníky.
Základní procesy v obchodě
Evidence obchodních příležitostí
Klíčové informace budete udržovat v evidenci obchodních příležitostí. Zde vedete detailní informace o příležitosti, její RFI, RFP, termín odevzdání nebo obchodní fázi. Založte si novou obchodní příležitost a vyplňte základní informace o ní.
Hlídání termínů odevzdání nabídky
Když potřebujete hlídat termíny odevzdání nabídky nebo přípravy podkladů k nabídce, uděláte to tak, že na vybrané obchodní příležitosti nastavíte hlídače u pole "Termín odevzdání nabídky".
Poptávky a další dokumenty k obchodním příležitostem
Ke každé obchodní příležitosti můžete připojit jakékoliv dokumenty, obrázky nebo jinou přílohu. Jsou to poptávkové dokumenty nebo další přílohy z obchodních jednání. Přílohy, dokumenty, můžete dále roztřídit do složek. U nich lze nastavit oprávnění – kdo do které složky smí nebo nesmí.
Jak vytvářet složky na dokumenty v obchodních příležitostech.
Vedení obchodních kontaktů
Pro vedení obchodních kontaktů využijte evidenci Kontakty, která slouží jako sdílená centrální evidence kontaktů napříč celou firmou. Z ní pak vybíráte a přiřazujete kontakty k jednotlivým obchodním příležitostem. Výhodou je, že máte přehled a historii toho, s kým ve firmě jednáte o čem. Stejné je to v zápisech z obchodního jednání. Informace jsou vzájemně propojené.
Vedení záznamů z obchodních jednání
Záznamy z obchodních jednání s vašimi potenciálními zákazníky vedete formou zápisů k obchodním příležitostem. Máte tak dokonalý přehled o tom, s kým jste kdy jednali. Zápis s jednání je automaticky zaznamenaný a připojený k příležitosti. Systém vám umožní vést různé typy obchodních aktivit:
- Zápis z osobní schůzky
- Telefonát
- Odeslaný mail nebo dopis
Osobní nebo sdílené poznámky k obchodní příležitosti
Když si potřebujete k obchodní příležitosti, firmě nebo kontaktu připojit svojí osobní poznámku, tak v záložce poznámky takovou poznámku vytvoříte. Vidíte ji pouze vy. Pro ostatní lidi, byť příležitosti vidí, je vaše poznámka neviditelná. Můžete ji sdílet s ostataními, pokud potřebujete. Uděláte to tak, že poznámku nastavíte jako sdílenou a lidi k ní připojíte.
Úkoly k obchodním příležitostem
Určitě vám každodenní obchodní aktivity přináší situace, kdy potřebujete vytvořit nějaký úkol. Úkoly můžete vytvářet buď k jednotlivým obchodním příležitostem nebo také ze zápisů.