Povinná evidence majetku v účetnictví
Evidence majetku v účetním nebo ekonomickém software je legislativní povinností a dnes již samozřejmostí. V účetním software je majetek vedený z pohledu účetního a je rozdělený tak, jak definují zákony příslušného státu a jak jsou upřesněné pomocí účetní směrnice. Mnoho majetku v účetnictví není.
Provozní pohled na majetek bývá než účetní
Kromě účetního pohledu však v praxi vidíme ještě další, provozní pohledy a potřeby firem. Některý majetek v účetnictví není. Dívají se na majetek jiným způsobem. Potřebují pracovat s kusy majetku a dalšími věcmi zcela jinak, než jaké jsou potřeby účetnictví.
- provoz potřebuje majetek věci vydávat, předávat lidem a vést informaci kde jsou nebo kdo je má
- provoz potřebuje o věcech vést dokumentaci
- provoz potřebuje věci a majetek udržovat nebo držet jejich soulad s požadavky (compliance)
Pojďme se podívat na pár příkladů z praxe, kde existuje buď jiný pohled na strukturu majetku, nebo kde nás zajímá úplně jiný "majetek" než v účetnictví.
Majetek z pohledu nástupu a odchodu zaměstnance
Při nástupu zaměstnance se lze setkat s řadou pracovních pomůcek, pracovního vybavení nebo něčeho dalšího, co musíme zaměstnanci předat (často prokazatelně formou předávacího protokolu) a tedy bychom u těchto věcí měli vést evidenci, ale přitom se to nehodí do účetnictví.
- Klíče jsou typické nemajetkové předměty, které ovšem existují, firma je zaměstnancům předává a tedy by o nich měla vést evidenci. Nejde o hodnotu samotného klíče, ale o možnou škodu nebo bezpečnostní riziko, které při ztrátě nebo nepořádku v klíčích může nastat. Ještě větší problém může firmě nastat, pokud používá systém generálního klíče. Taková výměna zámků dvěří na celém patře není levná záležitost
- Vstupní karty, tokeny a podobně. Opět velká podobnost s klíči. Z pohledu účetnictví vlastně neexistují, ale jejich evidence a předávání zaměstnancům
- Hesla a účty v podnikových aplikacích a systémech jsou nějaká informační aktiva, která potřebujeme evidovat - ať už jejich přidělení nebo odebrání zaměstnanci při odchodu
- Další pracovní pomůcky - například mobily, počítače, různé pracovní vybavení, nástroje a přístroje nebo auta na leasing
Pohled provozu a bezpečnosti práce, BOZP
Z pohledu bezpečnosti a ochrany zdraví (BOZP) při práci je často třeba se postavit k majetku také jiným způsobem než v účetnictví. Proč a jaký majetek je důležité evidovat z pohledu BOZP? Důvodem je zejména evidence různých prvků, zařízení a vybavení na pracovištích, která mohou být zdrojem či příčinou nějakých bezpečnostních rizik nebo naopak mohou být součástí určitých opatření, za která je BOZP technik na pracovišti odpovědný. Důvody evidence majetku z pohledu BOZP jsou tedy dva:
- evidence a přehled vybavení na pracovišti, jinými slovy co se na pracovišti nachází (viz inventura vybavení místností)
- evidence a přehled vybavení konkrétních zaměstnanců, jinými slovy kdo s čím pracuje nebo za co je odpovědný (viz inventura vybavení pracovníků)
Příklady věcí, vybavení a přístrojů z pohledu BOZP
- součásti budov a vybavení pracoviště
- přístroje
Pohled souladu, údržby, revizí, kalibrací a kontrol technického vybavení
Mnoho zařízení, vybavení, strojů, zařízení a vybavení vyžaduje technické kontroly, kalibrace nebo revize. Mnohdy jsou ale tato zařízení v praxi členěna jinak než jak je uvedeno v účetní evidenci majetku. Buď jsou účetně součástí jiného majetku (například komín, spalinové cesty, ke kterým potřebujete revizi, ) nebo jsou v majetku strukturovány jinak než jak vyžaduje údržba a dokumentace (například diagnostický přístroj se skládá z několika částí, které mají zcela odlišné požadavky na intervaly údržby nebo revizí). V majetku tak máte jeden přístroj, který v praxi potřebuje vést jako pět různých přístrojů.
Příklady věcí, vybavení a přístrojů z pohledu údržby:
- ochranné pracovní pomůcky
- součásti budov a nemovitostí, jako jsou komín, spalinové cesty, zábradlí
- skupiny přístrojů vedených v účetnictví jako jeden kus (monitor, klávesnice, diagnostická část, tiskárna)
Pohled údržby má ještě jeden aspekt a to je vedení průvodní a provozní dokumentace k evidovanému majetku (například prohlášení o shodě, uvedení do provozu, návod k obsluze a údržbě, manuály) a provozní dokumentace (například revizní zprávy, záznamy o kontrolách, kalibracích a podobně).
Věci na leasing
Předměty, které má firma pronajaté na operativní leasing nebo za které platí nějaké předplatné často nejsou předmětem účetní evidence, ale platí zde to samé co v předchozích případech. Potřebujeme v praxi vědět, kdo daný předmět má
Příklady věcí na leasing z praxe:
- automobily na leasing
- počítače, mobily a další vybavení na leasing
- software nebo cloudové služby placené formou předplatného
Starý odepsaný majetek
Někdy se také v praxi stává, že má firma nějaké starší vybavení. Typicky starší nábytek nebo nějaké kusy zařízení, které již z nějakých důvodů v účetní evidenci majetku není, ale firma potřebuje z nejrůznějších důvodů o něm vést evidenci.
Vedení majetku vedle účetnictví má tedy smysl
Z výše uvedeného vyplývá, že vedení evidence majetku současně s účetnictvím dává smysl a že v praxi existuje celá řada situací, kdy to procesy vyžadují a zároveň to neznamená, že se záznamy o majetku povedou dvakrát a odděleně na dvou místech. Z procesů, zejména kolem nástupu a výstupu zaměstnance a BOZP taková potřeba jednoznačně vyplývá a je pro každodenní procesy ve firmách nezbytná.