Jak funguje přístup k informacím
Pro firmu je důležité informace sdílet, ale také je důležité informace chránit. Proto je potřeba znát a chápat, jak funguje oprávnění přístupu k informacím v celém systému Aptien. Jinými slovy KDO - CO vidí a KDO - CO nevidí.
K informacím v systému mohou přistupovat pouze přihlášení uživatelé. Žádná informace, kterou neoznačíte jako veřejnou nebo nepošlete ze systému ven nebude přístupná nikomu mimo firmu, resp. mimo okruh vašich uživatelů. Z toho důvodu je důležité, abyste jako uživatelé svoje přihlašovací údaje chránili před zneužitím nebo odcizením.
Informace jsou uloženy v různých částech systému a o přístupu k nim někdy rozhodujete vy jako uživatel a někde rozhoduje váš administrátor.
- O přístupu k firemním evidencím a aplikacím rozhoduje administrátor a přístup je řízený pomocí role (pracovního zařazení)
- O přístupu k úkolům, poznámkám a zápisům rozhodují uživatelé
Přístup k informacím v evidencích se řídí vaší rolí
Každý z uživatelů používá systém na základě svého pracovního zařazení, a podle toho také vidí rozsah informací a evidencí. Pracovnímu zařazení je přizpůsobena role v systému, kterou každý vidí u svého uživatelského jména. Každý tedy vidí to, co ze své pracovní pozice vidět má a nevidí co vidět nemá. Přístup k informacím v evidencích je tedy daný rolí, kterou máte přidělenou a nastavenou vaším administrátorem. Jako uživatel můžete mít jednu nebo více rolí, mezi kterými můžete přepínat.
Podrobnosti se dozvíte zde: Jak funguje oprávnění k evidencím
Přístup k úkolům mají jen ti, co na nich pracují
Úkoly jsou určené pouze těm, kdo na nich pracují. Tedy úkol vidí pouze odpovědný a sledující. Každý úkol má jednoho odpovědného a může mít několik sledujících. Pokud jste na úkolu sám (jako odpovědný), nikdo jiný tento úkol nevidí ani ho nemůže otevřít. Pokud je v úkolu více sledujících, tak takový úkol vidí každý z nich. Volné úkoly (které nejsou připojené k žádné položce) nikdo jiný v systému ani nevidí.
Podrobnosti se dozvíte zde: Jak funguje oprávnění k úkolům
Zápisy jsou veřejné nebo pouze pro účastníky
Zápisy jsou v systému v základu nastavené jako veřejné. Zápis a jeho obsah tedy může vidět kdokoliv, nejen jeho účastníci. Je tím usnadněno hledání a sdílení informací napříč pracovními týmy ve firmě.
Pokud svůj konkrétní zápis nastavíte jako soukromý, uvidí ho pouze účastníci jednání, kteří jsou v zápisu uvedeni.
Přečtěte si, jak můžete vytvářet zápisy.
Poznámky máte buď soukromé nebo sdílené
Soukromé poznámky vidíte pouze vy. Sdílené poznámky vidí všichni, se kterými je sdílíte. Vy jako uživatel rozhodujete o tom, s jakými dalšími uživateli konkrétní poznámku nasdílíte. Můžete vybírat jak jednotlivé uživatele, tak i skupiny uživatelů.
Přečtěte si, jak sdílet poznámky.
Složky na přílohy pro vybrané role
Výchozí nastavení složky na přílohy je, že všichni uživatelé ji vidí, ale hosté nikoliv. Můžete složkám nastavit přístup pouze některým rolím a zpřístupnit jí také hostům.
Podrobnosti se dozvíte zde: Jak funguje oprávnění ke složkám
Hosté vidí pouze vybrané stránky
Hosté jsou typicky externí pracovníci, kteří pracují ve speciálním prostředí (extranet) a přístup jim udělujete pouze na jednotlivé položky (například na konkrétní zakázku). V nastavení může administrátor rozhodnout, co konkrétně host uvidí a co může dělat. Například jaké informace o zakázce host uvidí, zda-li uvidí přílohy a dokumenty, zdali může vytvářet požadavky a podílet se na úkolech.
Podrobnosti se dozvíte zde: Jak nastavit sdílení s hosty
Hlídači
Hlídače můžete založit jen pro sebe nebo ho sdílet s některými vašimi kolegy. Ti pak získávají přístup k hlídači a mohou měnit i jeho nastavení. Všichni s přístupem k hlídači dostanou upozornění podle jeho nastavení.
Podívejte se, jak můžete sdílet hlídače.
Hlasování
K hlasování mohou přistupovat pouze ti uživatelé, kteří jsou buď zadavatelé hlasování nebo v něm hlasují. Opět lze přidávat jednotlivé hlasující i skupiny.
Žádosti a hlášení
Žádost a hlášení může založit kterýkoliv uživatel s rolí, která má povolení pro žádosti a hlášení. Vytvořené žádosti nebo hlášení jsou zpřístupněny pouze pro zakladatele, nastavené schvalovatele a sledující.