Tento článek je určený pro administrátora.
Jak nastavit výchozí hodnoty expirace pro vydávání majetku
V Aptienu můžete k digitálnímu protokolu využít nastavení expirace. V tomto případě expirace znamená období, po kterou má zaměstnanec majetek svěřený, nebo kdy zaměstnanci nabývá nárok na získání nového kusu. Nejlépe vám to dokážeme představit na ochranných pracovních prostředkách. V Aptienu chcete mít vedenou informaci, kteří zaměstnanci od Vás obdrželi například rukavice velikosti M, kdy mají nárok si vyžádat nové. Díky zápisu v Aptienu si pak pomocí data expirace můžete naplánovat nákup, abyste měli vždy dostatek kusů na skladu.
Záznamy v Aptienu slouží pouze jako orientanční a počty vydaných kusů se nijak nevážou na zásoby ve skladu.
Jak nastavit výchozí hodnoty expirace pro vydávání
- Otevřete si požadovanou evidenci, například "Ochranné pomůcky"
- klikněte na tužtičku vedle názvu evidence
- Otevře se Vám nastavení evidence, klikněte na záložku "Vydávání"
- Aby se Vám nastavení zobrazilo, musíte mít nastavené Akční tlačítko, pokud nemáte, tlačítko nastavte
- Jakmile máte tlačítko nastavené, Aptien Vám zobrazí možnost nastavit výchozí hodnoty expirace v evidenci
- Výchozí hodnotu můžete nastavit celou evidenci a/nebo pro jednotlivé kategorie
Jak se nastavení výchozích hodnot chová při předávání
- Pokud si nastavíte výchozí hodnotu pro jednotlivé kategorie, bude se Vám u položky v této kategorii vždy zobrazovat jako výchozí hodnota hodnota pro danou kategorii. Jestliže nezměníte nastavení výchozí hodnoty pro jednotlivé kategorie, vždy se Vám při vydání nastaví hodnota výchozí pro kategorii.
- Jestliže u evidence nebudete nastavení nijak měnit, základní hodnota evidence je vždy "Nespecifikováno", to znamená, že při předávání se Vám automaticky nabídne "Bez expirace", pokud předání takto potvrdíte, expirace nebude nastavena.
Výpočet expirace při předávání pomůcek
POZOR! Nastavená expirace se počítá vždy ode dne předání pomůcky, pokud tedy výchozí hodnota expirace na 2 roky, vypočte se datum expirace dva roky od data předání
- Při zadávání výchozích hodnot si vždy rozmyslete, jaká hodnota je pro vás skutečně nejčastější
- Výchozí hodnota je při předání automaticky nastavena, je možné ji ale změnit podle potřeby. Tedy jeden uživatel může mít nárok na nový kus za výchozí dva roky, jiný pracovník ale může mít náročnější pozici, při které pomůcku rychleji opotřebuje a jeho nárok může být například jednou za půl roku. V tomto případě musíte hodnotu expirace nastavit ručně, když položku předáváte konkrétnímu zaměstnanci.
- Pokud nechcete nastavit výchozí hodnoty automaticky, doporučujeme Vám u každé položky si výchozí hodnotu zaznamenat pomocí detailu. Pracovník, který bude položku předávat pak má informaci, v jaké periodě se obvykle položka předává.