Tento článek je určený pro personalisty, popisuje osobní kartu zaměstnance tak, jak ji vidí personalista nebo nadřízený manažer.
Osobní karta obsahuje přehled všech informací k zaměstnanci
Karta zaměstnance je základem personální práce a takto ji vidí pouze personalista jako součást evidence zaměstnanců nebo nadřízený manažer u členů svého týmu. Karta obsahuje všechny podstatné informace k zaměstnanci, které o něm vedete. K ní jsou připojené také všechny zápisy a další nástupní nebo rozvojové aktivity konkrétního zaměstnance. Na kartě získáte přehled informací o zaměstnanci se snadnou a intuitivní editací jeho osobních údajů, informací a seznamů smluv, termínů, majetku.
- Každý člověk pak vidí své informace v zaměstnanecké samoobsluze ve své osobní složce "O mně".
- Vy máte několik možností, jak údaje v osobní kartě zaměstnance zakládat a aktualizovat
Dokumenty v osobní složce zaměstnance
V osobní složce dále vidíte a pro každého zaměstnance vedete další dokumenty a přílohy přehledně uspořádané ve složkách, které si rovněž můžete sami upravit podle potřeb a zvyklostí vaší firmy. V základním nastavení máte k dispozici tyto složky na dokumenty:
- Pracovní smlouvy - zde vedete scany smluv
- Výplatní pásky - sem můžete přikládat výplatní pásky
- Osobní certifikáty - zde máte přiložené různé osvědčení, diplomy nebo certifikáty
- Doklady o školeních - zde můžete uchovávat např. informace a dokumenty o školeních ve firmě, které zaměstnanec absolvoval
Všechny souvislosti zaměstnance na jednom místě
Na kartě souvislosti vidíte všechny souvislosti týkající se zaměstnance, jako jsou například vydané pracovní pomůcky, zakázky nebo projekty na kterých pracuje, za které procesy nebo majetek je odpovědný a podobně.
Přehled pracovního vybavení zaměstnance
Každý zaměstnanec potřebuje k výkonu své práce určité pracovní vybavení, které se odvíjí od jeho pracovního zařazení. Kancelářský pracovník potřebuje počítač, přístup do firemních aplikací, zatímco pracovník ve výrobě potřebuje zejména ochranné pracovní pomůcky, různé nástroje, přístroje či jiné vybavení.
- U záznamu konkrétního zaměstnance vidíte vydané, svěřené či přidělené pracovní vybavení či pomůcky
- Každý zaměstnanec vidí svoje informace v osobní složce
- Předávání a vydávání pracovních pomůcek, majetku a dalšího vybavení automatizujete pomocí digitálního předávání
- Skutečný stav můžete prověřit pomocí inventury svěřeného majetku
- Můžete využít i papírové předávání, pak ale zde neuvidíte skutečný stav
Požadavky na pracovní vybavení
- Požadavky na pracovní vybavení pracovníka jsou součástí popisu pracovního místa.
- V popisu pracovního místa je popsáno co by měl zaměstnanec na daném pracovním místě mít
Vedení hodnotících osobních pohovorů se zaměstnanci
Na osobní kartě zaměstnance také vedete hodnotící pohovory se zaměstnanci nebo zápisy z jiných aktivit se zaměstnanci. Vedete je formou zápisů a pokud neurčíte jinak, zápis vidíte pouze vy a zaměstnanec.
Přehledné zobrazení úkolů vztahující se k zaměstnanci
Na kartě zaměstnance můžete řešit úkoly, které se vztahují k jeho osobě, úkoly mohou být součástí plánování osobního rozvoje nebo přípravy podkladů mezi účetním a personalistou.
Poznámky u zaměstnance
Ke každému zaměstnanci můžete vést soukromé i sdílené poznámky. Třeba si zapisovat návrhy na dárky k pracovnímu jubileu nebo informace o zájmech zaměstnance.
Plánování nástupu a osobního rozvoje zaměstnanců
Na kartě každého zaměstnance plánujete a potvrzujete všechny aktivity kolem jeho nástupu, osobního rozvoje, zdravotních prohlídek nebo třeba také kolem výstupu (ukončení pracovního poměru). Díky automatizovaný procesům upozorňování vám neunikne žádná povinnost.
