how-to-share-item-with-guest

Sharing an item with external collaborators

• If you work with external partners (people outside your company), you can share a specific item with them
• For contractors working on your jobs, this will typically be a specific job or project
• For field technicians or inspectors, this will be a specific asset, machine, or piece of equipment
• Each person only sees the items you share with them.
• On the shared page, they can complete tasks or, for example, upload and share photo documentation.
• You can assign multiple external partners to a single item

How to share a specific record in a register

Requirements for sharing a record

1. The person you want to share with must be set up as a external user
2. In the relevant register, you must have the extranet enabled and configured

Steps to share a record

1. Go to the register where you want to share records 
2. Select the record you want to share with an external user
3. On the right side of the record card, select the Share icon
4. Select "Share with Collaborators"
5. Add the Guest from the list.  In the pop-up window, start typing their name

The project will then appear to the collaborators in their Extranet workspace.

Časté otázky k externistům

Kam bude mít externí spolupracovník po přidání přístup?

• Uvidí pouze informace o nasdílené položce.
• Nebude mít přístup k žádným jiným informacím než k těm, kterému manuálně nasdílíte.
• Navíc administrátor může dále nastavit, co konkrétně externisté uvidí a co mohou dělat.

Jaké všechny detaily o položce vidí?

• Může vytvářet úkoly nebo má vytváření úkolů zakázáno

Může externista vytvářet úkoly?

• Host může zadávat požadavky
• Požadavek automaticky vytvoří úkol pro uživatele uvnitř firmy

Může externista přidávat přílohy?

• Ano, je to volitelné
• Administrátor může povolit nebo zakázat přidávat přílohy

Může přidávat poznámky?

• Může vytvářet poznámky nebo to má zakázáno 

Dostává automatické notifikace do mailu?

• Jaké informace mu systém automaticky zasílá do mailu, nastavuje administrátor

Kdo smí přidávat nové externisty?

• To může pouze administrátor
• Užiovatelé pak mohou externistům sdíle položky (pouze pokud je to v evidenci povoleno adminem)

Nevidím možnost "Sdílej s externisty"

• Je to proto, že vaše organizace (administrátor systému) zakázal zvaní externstů k evidenci, ve které se nacházíte