Co je interní dokumentace?
Interní dokumentace je strukturovaná sbírka nejrůznější dokumentů, postupů, procesů, pokynů, osvědčených postupů, nashromážděných znalostí, odborných znalostí, školicích materiálů atd., které vytvořila organizace pro své potřeby a které mohou lidé ve společnosti použít jako referenci při své práci.
Interní dokumentace nemusí mít pouze podobu psaného dokumentu a může mít mnoho různých podob.
- Písemné interní dokumenty
- Wikistránky
- Video tutoriály
- Obsah školení
- DiagramyOobrázky, snímky obrazovky, videa, nahrávky obrazovky
Zásady, postupy a dokumentace procesů
Zásady a postupy jako např.
- Příručka pro zaměstnance
- Harmonogram, plán nástupu zaměstnance
- Harmonogram odchodu zaměstnance
- Zaměstnanecké zásady
- Bezpečnostní zásady
- Informace o shodě
- Zásady testování kvality
Školicí, tréningová dokumentace a dokumenty rozvoje zaměstnanců
Školení a dokumentace zaměstnanců poskytuje veškerý obsah důležitý pro rozvoj zaměstnanců jako např
- Školicí materiály a obsah
- Plán rozvoje zaměstnanců
- Kontrolní seznamy školení
- Hodnocení výkonu zaměstnance
Projektová dokumentace
- Projektová dokumentace se týká všech interních dokumentů vzniklých v průběhu projektu jako např
- Obchodní případ nebo nápad na projekt
- Plán nebo harmonogram projektu
- Analýza rizik projektu
- Zápis z projektové schůzky
- Zpráva o stavu projektu nebo sledování
- Dokument o uzavření projektu nebo shrnutí projektu, získané poznatky
Provozní a týmová dokumentace
Provozní dokumentace nezbytná pro každodenní operace, jako jsou:
- Operační plány
- Týmové plány
- Zprávy o stavu
- Zápis z týmové porady
- Zápis z jednání oddělení
Technická dokumentace, know-how produktu nebo služby
Technická dokumentace je jakýkoli dokument související s vaším produktem nebo službou.
- Zdrojový kód
- Příručky a manuály
- Uživatelská dokumentace
- Kód, stylové průvodce
- Požadavky na produkt
- Architektura
- Nejčastější dotazy
- Dokumentace údržby
Obchodní dokumentace
- Nabídky
- Obchodní případy
- Zápis z obchodní schůzky
- Záznamy o prodejní činnosti
Jaké existují typy vnitřních předpisů?
Každá organizace ke svému fingování potřebuje celou řadu vnitřních, řídicích dokumentů. Nejčastěji se můžete setkat s těmito dokumenty.
- Stanovy je základní dokument firmy, kterým se řídí
- Politika je dokument obsahující prohlášení, deklaraci firmy chovat se nebo jednat určitým způsobem. Je to relativně široký dokument. Příkladem je Politika bezpečnosti, Politika kvality a podobně.
- Směrnice nebo řády jsou souhrnná konkrétní pravidla, která tvarují procesy a poskytují rámec pro každodenní aktivity. Speciální postavení má Organizační řád.
- Pracovní postupy jsou podrobné návody, typicky pro konkrétní proces nebo činnost. Je to podrobný seznam kroků, které musí pracovních v daném procesu vykonávat.
- Metodické pokyny jsou ucelené návody, zpravidla formou doporučení nebo nejlepší praxe jak určitý proces nebo něco jiného vykonat.
- Manuály jsou podrobné návody, typicky pro konkrétní produkt, výrobek, zařízení či nástroj. Obsahuje zpravidla jeho popis, popis uvedení do provozu a způsob obsluhy. Často je doplněný o schémata nebo vysvětlující obrázky.
- Norma nebo standard je dokument nebo sada dokumentů popisující požadavek na chování nebo vlastnosti člověka, výrobku, služby, který se popisuje žádoucí stav nebo chování.