Vysvětlení katalogu služeb pro zaměstnance jednoduše lidsky
- je přehled všech služeb, které firma nabízí svým zaměstnancům, aby jim usnadnila práci nebo zlepšila pracovní podmínky.
K čemu je dobrý katalog služeb pro malou a střední firmu?
Katalog služeb pro zaměstnance (Employee Service Catalog) je přehled všech služeb, které firma nabízí svým zaměstnancům, aby jim usnadnila práci nebo zlepšila pracovní podmínky. Je to něco jako interní “eshop” nebo nabídka služeb, kde zaměstnanci vidí, co mají k dispozici, co mohou požádat nebo využít a jak.
- Katalogy služeb jsou nástroje pro řízení služeb, pro manažery služeb (pro podniky orientované na služby)
- Jsou centrálním přehled nabízených nebo poskytovaných služeb
- Slouží jako nabídka služeb poskytovaných zákazníkům (katalog služeb pro zákazníky)
- Helpdesk pro zaměstnance slouží jako katalog některých služeb, které využívají pomocí žádostí a dotazů
Jak vypadá katalog služeb pro zaměstnance ve firmě
Forma katalogu služeb
- Může to být digitální portál, intranetová stránka, HR self-service aplikace nebo jednoduchý sdílený dokument/tabulka.
- Větší firmy používají Service Desk systémy (např. ServiceNow, Freshservice, Zendesk) s katalogem služeb.
- U malých a středních firem je často součástí HRIS nebo IT helpdesku, případně prostý přehled na intranetu.
Obsahuje například:
- Popis služby (co služba je)
- Jak ji získat (proces požádání)
- Kdo službu poskytuje (kontaktní osoba/oddělení)
- Odkaz na žádost/formulář
- Případně SLA (jak rychle bude služba poskytnuta)
Příklady položek v katalogu služeb pro zaměstnance
- Reset hesla
- Žádost o nový notebook
- Instalace softwaru
- Přístup do systému
HR služby
- Potvrzení o zaměstnání
- Žádost o dovolenou
- Přihlášení na školení
- Benefity a jejich využití
Facility služby
- Rezervace zasedací místnosti
- Nahlášení poruchy zařízení
- Parkovací místo
- Objednání kancelářských potřeb
Finance služby
- Žádost o zálohu na služební cestu
- Vracení nákladů (expense reimbursement)
Jak zaměstnanci používají katalog služeb pro zaměstnance
- Mohou procházet portál: Zaměstnanci mohou portálem procházet a najít služby, které potřebují.
- Mohou odesílat požadavky: Uživatelé mohou zadávat požadavky na služby přímo prostřednictvím portálu.
- Sledovat pokrok: Portál umožňuje uživatelům sledovat stav jejich požadavků a přijímat aktualizace.
Jak manažeři používají katalog služeb
Manažeři používají katalog služeb několika způsoby, aby zlepšili poskytování služeb a provozní efektivitu:
- Zjednodušení požadavků na služby: Manažeři mohou organizovat a kategorizovat služby, což zaměstnancům usnadňuje vyhledání a vyžádání služeb, které potřebují.
- Zlepšení poskytování služeb: Jasným definováním služeb, jejich popisů a očekávaných dodacích lhůt mohou manažeři stanovit jasná očekávání jak pro poskytovatele služeb, tak pro uživatele.
- Sledování a vytváření sestav: Manažeři mohou používat katalog služeb ke sledování stavu požadavků na služby a generování zpráv o výkonu služby.
- Neustálé zlepšování kvality služeb
- Řízení rizik: Dokumentací všech služeb a jejich závislostí mohou manažeři lépe porozumět potenciálním rizikům a plánovat nepředvídané události. Tento proaktivní přístup pomáhá minimalizovat narušení a zajistit kontinuitu podnikání.
Složení katalogu služeb
Katalogy služeb jsou implementovány za účelem usnadnění správy služeb a jasné odpovědnosti za službu. Katalogy služeb v katalogu jsou obvykle velmi opakovatelné a mají řízené vstupy, výstupy a procedury. Každá služba v katalogu obvykle obsahuje prvky jako:
- Název služby
- Zákazník služby
- Poskytovatel služby
- Popis služby
- Kategorizace nebo typ služby, který ji umožňuje seskupit s jinými podobnými službami
- Úroveň služeb, SLA a další metriky
- Další podpůrné služby na kterých je služba závislá