Opatření je balíček souvisejících úkolů, které společně řeší jedno zjištění. Opatření popisuje, kdy a jak chceme problém vyřešit. Úkoly jsou jednotlivé kroky, které to provedou.
Jak řídit opatření v malé firmě?
Opatření jsou jen mezikrokem mezi nějakým problémem a řešením. Pokud chcete, aby systém lidé přijali, zapomeňte na akademické definice a normy ISO. Dívejte se na to prakticky - vždy můžete systém zjednodušit pouze na Problém → Úkoly jak ho vyřešit. Opatření přidáváte mezi to v situacích, kdy problém řeší více úkolů nebo vyžaduje delší čas. Opatření je pak jakýsi projekt, která vám to umožňuje lépe odřídit. V praxi vždy máte tři otázky:
- Co nás pálí nebo může pálit? (Riziko / Neshoda / Incident)
- Jak to plošně vyřešíme? (Opatření nebo Projekt)
- Kdo, co a do kdy přesně udělá? (Úkoly)
V jednoduchých situacích můžete opatření vynechat a řešit úkoly rovnou k problémům (rizika, incidenty, neshody, zjištění auditů a podobně.
Jak používat evidenci opatření
Nástroj jako je Aptien vám to umožní řídit opatření tak, že zbytečně nezatěžuje uživatele. Snadno vytvoříte kartu opatření a uvnitř na záložce "Úkoly" vytvoříte jednotlivé úkoly pomocí kterých opatření vyřešíte.
Evidence je tedy určená především pro řízení opatření nebo nápravných akcí navazujících na rizika, zjištění vnitřních auditů a kontrol, incidentů nebo dalších zdrojů, například zavedení QMS systému. Doporučujeme evidenci používat společně s jinou evidencí, na která jednotlivá opatření navazují, tedy například s evidencí rizik, incidentů, auditů nebo další evidencí která je zdrojem k vytvoření opatření.
Získáte přehled o opatřeních napříč celou firmou
- Nápravná a preventivní opatření (CAPA)
- Detailní karta pro každé opatření
- Centrální registr, přehled všech opatření ve firmě
- Plánování a řízení úkolů jednotlivých opatření - jako podpora trvalého zlepšování
Jak řídit práci a úkoly na realizaci opatření
Komunikace mezi lidmi, kteří se na opatření podílejí je klíčová a může způsobit komunikační nebo mailové peklo. Nedorozumění nebo jiný informační šum pak vedou ke zbytečným nákladům nebo nedodržení termínů. Aptien vám umožní jednak k jednotlivým řídit práci pomocí úkolů nebo například vést zápisy. To vše oceníte s rostoucím počtem lidí, kteří se na opatření podílejí.
Opatření jsou pro vás projekty, na kterých potřebujete koordinovat a řídit práci.
Řídíte práci, úkoly i dokumentaci k jednotlivým opatřením
- Řízení práce a úkolů na opatřeních: Řídíte práci pomocí úkolů a sledujete jejich plnění v čase
- Sledování stavu opatření v reálném čase: Sledujete stav opatření a kontrolujete, aby byly dodrženy termíny a řešena zpoždění.
- Hlídání termínů, automatizované upozornění a oznámení: Aptien automaticky odesílá upozornění odpovědným lidem, když mají být provedeny akce k opatření
- Vedení zápisů a všech aktivit k opatření: Udržujte podrobné záznamy o jednáních, akcích, změnách a rozhodnutích
- Týmová konverzace / diskuse nad jednotlivými opatřeními
