Organizing company events such as team-building activities, seminars, exhibitions, or conferences can be easily managed in one place. Preparing, planning, and executing each event requires a lot of communication and task management, which isn't easy to maintain. For most events, you need to think not only about the attendees but also coordinate the entire logistics - suppliers, booths, refreshments, and much more. It doesn't matter what type of event it is – whether it's a holiday party, conference, training, or other educational event. The process, preparation, and coordination are almost always the same.
You can easily customize the types of events yourself, most commonly these are:
- Training
- Seminars
- Exhibitions
- Conferences
- Corporate Team Building
How to Plan an Event and Where to Start
For every event, 5 basic questions are key: WHAT, WHEN, WHERE, WHO. The first step should be to define these five pieces of information. The next step is then to create a list of all the things that need to be taken care of. From basic event logistics, to securing accommodation, transportation, catering, up to confirming speakers and securing participants. By using tasks for the event, you divide everything at the beginning of the planning process and assign responsibility to individual team members.
Organizace akce
Je opravdu důležité, abyste v celém procesu plánování zůstali organizovaní. Pro každou aktivitu, kterou potřebujete naplánovat vytvoříte nový úkol a zadáte termín, do kdy má být splněn a zvolíte odpovědného člověka. Všechny úkoly tak budete mít pod kontrolou a aktualizace (stav plnění) uvidíte z jednoho místa, aniž byste to museli lovit někdo po mailech, ve kterých se dá snadno ztratit. Přehled úkolů jako váš vizuální plánovací nástroj je nezbytný k tomu, abyste zůstali organizovaní. Stejně jako mnoho jiných úkolů je i plánování firemních akcí nejúspěšnější, pokud jsou všechny informace uspořádané, jasné a viditelné pro všechny.
Tady máte checklist typických úkolů při plánování akce:
- Zajištění ubytování
- Zajištění cateringu
- Zajištění stánku
- Zajištění dopravy
Účastníci, řečníci
Dalším důležitým bodem je zajištění účastníků vaší akce. To zahrnuje sestavení seznamu všech osob, které chcete pozvat. Marketing a zvaní účastníků si zajistíte jiným, na to specializovaným nástrojem.
Jak vytvořit akci a základní informace o ní
Založte akci a vyplňte základní informace:
- Co - základní popis vaší firemní akce
- Kdy - termín od kdy do kdy se akce koná
- Kde - kde se akce koná buď zadáním adresy nebo zadáním linku (pokud jde o webinář)
- Kdo - kdo se akce účastní
- Pomocí úkolů naplánujte všechny věci a aktivity , které potřebujete
- Pomocí zápisů vede
- v přílohách vedet
Jak organizovat a koordinovat akci pomocí úkolů
Řízení týmu lidí, kteří se na organizaci akce podílejí můžete snadno pomocí úkolů. Ty jsou automaticky připojené ke každé akci a tak se v nich neztratíte. .
- Na kartě akce zvolte záložku "Úkoly "
- Zvolte "+Přidat úkol" a vyberte typ odpovědného člověka a další sledující, kteří budou informováni o stavu úkolu
- Zadejte úkol, jeho termín
- Uložte
Jak vést dokumentaci a fotodokumentaci akce
Řízení týmu lidí, kteří se na organizaci akce podílejí můžete snadno pomocí úkolů. Ty jsou automaticky připojené ke každé akci a tak se v nich neztratíte. .
- Na kartě akce zvolte záložku "Přílohy"
- Zvolte "+Přidat přílohu"
- Pokud spustíte z mobilního telefonu, snadno přidáte fotky z akce
Jak vést zápisy z jednání kolem akce
Často vedete kolem akce různá interní nebo externí jednání. Abyste nezapomněli, co se dohodlo, využijete zápisy. Ty jsou automaticky připojené k akci.
- Na kartě akce zvolte záložku "Zápisy"
- Zvolte "+Přidat zápis"
- Vytvoříte zápis a uložíte