Uživatelský účet je sada přihlašovacích údajů, které umožňují člověku přístup k systému, emailu, aplikaci, služby a podobně. Je to vlastně taková osobní „vstupenka“ do nějakého systému. Je to kombinace přihlašovacích údajů (nejčastěji e-mail a heslo), podle kterých vás systém pozná. Díky tomu ví, kdo jste, co můžete dělat a k čemu máte přístup. Definuje oprávnění, přístupová práva a nastavení v rámci systému.
K čemu slouží uživatelské účty ve firmách?
Významným prvkem je také přiřazení různých rolí a práv, díky čemuž může zaměstnanec vidět a pracovat jen s tím, co potřebuje k výkonu své práce (například běžný zaměstnanec, manažer, administrátor).
Řízení přístupu: Pomáhají řídit přístup lidí do systémů i fyzických prostor firmy
Uživatelské účty jednotlivých pracovníků vyplývají z jejich pracovního zařazení tak, aby každý pracovník mohl efektivně vykonávat svoji práci, protože prostřednictvím účtů pracovníci přistupují k firmením systémům nebo využívají jiné firemní zdroje. Finanční manažer bude mít jiné uživatelské účty než dělník ve výrobě.
- Uživatelské účty umožňují omezit přístup k informacím a tím ochránit firemní data,
- Snadno spravovat a přizpůsobovat oprávnění podle změn v pracovních rolích či odchodů a nástupů zaměstnanců,
- Sledovat aktivitu uživatelů, což pomáhá při auditech, evidenci odpovědnosti a vyšetřování incidentů,
- Zajistit personalizaci prostředí a uchování historie práce jednotlivých uživatelů.
Přístupy k systémům, ale i fyzickou kontrolu pohybu zaměstnanců v prostorách firmy. Shrnuto: uživatelské účty a přístupy jsou klíčovým nástrojem pro bezpečnou a efektivní správu práce a ochranu majetku firmy v digitálním i fyzickém prostředí
Personalizace
- Účet uchovává vaše nastavení, preference, historii práce, uložené soubory nebo úkoly.
- Když se přihlásí znovu ke svému účtu, může pracovník efektivně navázat na předchozí práci
Sledování historie, kontrola práce a následnictví
- Díky historii lze sledovat historii aktivit a snadněji tak kontrolovat práci nebo zamezit chybám
- Díky historii může na práci snadněji navázat následník nebo zástupce, například při onemocnění
- Díky uživatelským účtům lze také snadněji sledovat auditní stopu a sledovat nebo vynutit soulad s legislativou
Jak fungují uživatelské účty v praxi?
Každý pracovník ve firmě pracuje na nějaké pracovní pozici, z ní vyplývají přidělená práva, oprávnění a role a také uživatelské účty. Každý uživatel může mít jinou roli a může přistupovat jen ke svým úkolům a vybavení. Například manažer vidí přehled celé firmy, administrátor spravuje účty a oprávnění. Běžný zaměstnanec má jen firemní e-mail a přístup na intranet.
- Každý zaměstnanec dostane svůj účet do firemních aplikací (např. Aptien, Google Workspace, Microsoft 365).
- Účet se vytvoří při nástupu (onboardingu) a zruší při odchodu (offboardingu).
- Uživatel se přihlašuje svým e-mailem a heslem a podle své role vidí jen to, co potřebuje ke své práci.
Uživatelský účet vs identita zaměstnance
- Uživatelský účet je z forem identity zaměstnance, respektive jednotlivé identity zaměstnance mají obvykle nějaký uživatelský účet
Shrnutí: proč je důležité mít účty pod kontrolou?
- Zabraňuje to tomu, aby bývalí zaměstnanci měli dál přístup do systémů.
- Chrání se tím firemní data.
- Umožňují to sledovat aktivitu a odpovědnost jednotlivých lidí.
- Umožňuje jednoduše přidávat nebo odebírat oprávnění podle potřeby.
- Díky tomu se do systémů nebo fyzických prostor firmy dostanou jen oprávnění pracovníci