Soulad pracoviště s pravidly (Workplace Compliance) znamená, že pracoviště splňuje požadavky zákonů, standardy nebo jiné požadavky na něj kladené a to z hlediska bezpečnosti práce, ochrany zdraví nebo jiných požadavky, které jsou něj kladené, například vybavení určitou technologií nebo kamerovým či monitorovacím systémem. Požadavky, se kterými musí být pracoviště v souladu, mohou být dané vnějším regulatorním prostředím nebo mohou být dané vnitřními předpisy organizace. Pracoviště je ve shodě, pokud je:
- Bezpečné a ochraňuje zdraví pracovníků
- Vybaveno způsobem, který je v souladu s požadavky
- Je vybaveno způsobem, který je v souladu se směrnicemi a předpisy společnosti
Dodržování požadavků kladených na pracoviště chrání společnosti před pokutami, soudními spory, při plnění pojistných událostí nebo například před odebráním licence od zákazníka (odběratele, který vyžaduje určité vybavení nebo splnění technologických nároků na pracoviště)
- Zaměstnanci jsou povinni používat pracoviště v souladu s návody a doporučeními
- Zaměstnancům je poskytováno školení, musí znát firemní procesy a směrnice, které se týkají jejich práce na pracovišti
Kdo je za soulad pracoviště odpovědný
Za celkové zajištění souladu pracoviště je ve větších firmách odpovědný facility manager, který těsně spolupracuje s manažerem shody a BOZP manažerem. V menších a středních organizacích má na starosti office manažer, provozní manažer nebo je za něj přímo odpovědný ředitel firmy.
Jak zajistit soulad pracoviště
Pro zajištění souladu pracoviště můžete využít nástroje Aptien, které vám pomohou dosáhnout hlavních dvou bodů - umožní zajistit, že zaměstnanci budou seznámeni s postupy a procesy, předpisy a dalšími dokumenty, které jsou relevantní pro jejich pracoviště. K tomu můžete také využít popis pracovního místa a katalog požadavků.
- Využijte evidenci místností, tu můžete přizpůsobit podle toho, jaký typ pracoviště máte (učebny, dílny, vyrobní haly a podobně)
- U místností povedete přehled vybavení, například zabezpečení a jiné technologické vybavení
- Využijet Plány aktivit pro naplánování pravidelných inspekcí místností
- Využijte popis kvalifikace pracovního místa a pro definici požadavků na pracoviště
- Využijte katalog požadavků na pracovní pozic pro definici požadavků na pracoviště