Řízení shody (compliance management) se prolíná mnoha procesy, není to pouze téma pro firemní právníky. Řízení shody se skládá z mnoha dílčích oblastí. Podívejte se na základní oblasti, které dohromady znamenají řízení shody.
Kroky pro zavedení řízení shody ve firmě
1. Zaveďte základní směrnice a pravidla
- Popište hlavní procesy a vnitřní pravidla – např. BOZP, etický kodex, nakládání s vybavením. Stačí stručné dokumenty, kterým zaměstnanci rozumí.
2. Získejte přehled o shodě v klíčových oblastech, mějte jasno
- zda zaměstnanci splňují požadavky (školení, certifikace),
- zda jsou přístroje a zařízení v souladu s normami a mají platné revize,
- zda jsou pracoviště bezpečná a splňují zákonné podmínky.
3. Školte zaměstnance a udržujte je v obraze
- Předpisy nestačí mít – zaměstnanci je musí znát. Začněte základním školením (např. BOZP, etika, GDPR), pak udržujte přehled o proškolení a obnovujte dle potřeby.
4. Udržujte přístroje a zařízení v pořádku
- Sledujte revize, údržbu, kalibrace. Archivujte návody, revizní zprávy a plánujte kontroly podle zákona i doporučení výrobce.
5. Pravidelně vyhodnocujte rizika
- Zvažujte, kde hrozí porušení předpisů nebo bezpečnostní selhání. Propojte řízení rizik se shodou – obě oblasti spolu úzce souvisí.
6. Provádějte interní kontroly a jednoduché audity
- 1–2× ročně si udělejte interní přezkum – např. checklistem nebo auditním formulářem. Zjistíte, kde máte mezery a co zlepšit.
7. Používejte nástroj pro správu shody, přístojů i zaměstnanců (např. Aptien)
- Evidence školení, revizí, dokumentů a kontrol na jednom místě vám ušetří čas a pomůže při kontrolách zvenčí. Pro menší firmy je ideální jednoduchý software bez složité implementace.