Jak mohou zaměstnanci hlásit incidenty

Datum poslední aktualizace: 07. 11. 2024
Pomohl Vám tento článek?
8 z celkových 8 článek pomohl.

Jak podat hlášení incidentu nebo nehody na pracovišti

Zaměstnanci mohou hlásit nejrůznější incidenty, nehody a další události na jednom místě elektronicky pomocí formuláře ze zaměstnaneckého portáluNejčastěji se jedná o:

Každá organizace si vytváří formuláře podle svých potřeb, seznam si může snadno přizpůsobit. Zaměstnanci najdou všechny aktivní formuláře a hlášení na intranetu v levém menu záložce "Žádosti a hlášení". 

  1. Přejděte na váš intranet a klikněte na záložku "Žádosti a hlášení" 
  2. Zde vyberte hlášení které potřebujete, vyplníte a potvrdíte kliknutím na "Vytvořit" 
jak zaměstnanec nahlásí incident

Automatické upozornění manažera na incident

Každý takto nahlášený incident  je automaticky nasměrován na odpovědného pracovníka. 

  • Formulář je automaticky zaslán odpovědným lidem ve vaší firmě na vědomí
  • Nahlášený incident se automaticky nasměruje podle toho, jak je nastavený

Zaměstnanci vidí průběh nahlášené události

Uživatel, který incident nahlásí najdete všechny své aktivní hlášení v levém menu záložce "Žádosti a hlášení". 

  • Všechny vaše aktivní hlášení, které podáte, se zobrazují vlevo ve žlutém sloupci jako "Aktivní".
  • Na této kartě kliknutím na šipku vedle "Aktivní" si můžete zobrazit také uzavřená hlášení.
  • Po vyřízení dostanete upozornění do svého seznamu upozornění
  • Pro vyhledání konkrétních hlášení můžete využít pole na hledání.
  • Hledat můžete ve sloupci se založenými žádostmi a hlášeními nebo když chcete žádost nebo hlášení založit a nemůžete danou žádost nebo hlášení najít.
  • Dokud nedojde k uzavření žádosti a hlášení, tak nim můžete přidávat komentáře.

Potvrzování hlášení

Schvalovatelé vidí v levém menu záložku "Schvalování", kde najdou hlášení, které čekají na potvrzení. Můžete zde využít vyhledávacích polí k rychlému nalezení konkrétního hlášení. Najdete zde 3 různě barevné sloupce:

  1. Otevřené - zde najdete všechna hlášení čekající na vyřízení, po otevření otevřeného hlášení klikněte po přečtení na "Potvrdit" a u žádosti vybíráte mezi "Ano" nebo "Ne" a potvrzením v řádce
  2. Uzavřené - zde najdete všechny vyřízené žádosti nebo hlášení, kde jste jako sledující nebo jako schvalovatel
  3. Zrušené - zde najdete všechny zrušené žádosti a hlášení, ať už k zrušení došlo zakladatelem nebo schvalovatelem z jakéhokoliv důvodu

Dokud nedojde k uzavření hlášení, tak je možné k nim přidávat komentáře. Nahranou přílohu si kliknutím zobrazíte nebo si jí můžete stáhnout.

Nahradíte nepřehledné e-maily jednoduchým formulářem

  • Firma může vytvořit téměř jakýkoliv formulář, který potřebuje.
  • Jedná se o univerzální nástroj komunikace mezi zaměstnanci a firmou a je dostupný pro všechny zaměstnance ve firmě, kteří mají k intranetu. Váš administrátor může pomocí jednoduchého rozhraní vytvořit libovolnou žádost nebo formulář.
  • Díky tomu nahradíte nepřehlednou komunikaci pomocí e-mailů. To se dá zvládnout v malých týmech, ne ovšem ve větších organizacích. 

Uchování záznamů o incidentech

Kromě toho vám Aptien umožní zaznamenávat veškerou komunikaci i dokumentaci kolem incidentů.

  • popis toho, co se stalo
  • podrobnosti o situaci, okolnostech, například o útočníkovi (útočnících) a případných svědcích, o oběti útoku 
  • výsledek a dopady incidentu na pracovníka i organizaci