Osobní údaje zaměstnanců zaslouží nejvyšší ochranu
Soubory zaměstnanců obsahují velké množství informací o lidech, kteří udržují váš podnik v chodu. Dokumenty podrobně popisující minulé pracovní zkušenosti, lékařské informace, hodnocení výkonu a důvěrné soukromé materiály jsou uspořádány do řady důležitých souborů, které mohou vybrat vybraní jednotlivci. I když jsou takové informace nedílnou a nezbytnou součástí fungování podniku a umožňují vám seznámit se s různými zaměstnanci, pokud se dostanou do nesprávných rukou, můžete mít velké potíže.
Tipy pro ochranu osobních informací
Schopnost vaší společnosti monitorovat a chránit utajované informace může mít zásadní význam pro udržení vaší pověsti, zajištění klidu vašich zaměstnanců a provozování důvěryhodného podniku. Zde je několik základních věcí, které můžete udělat, abyste zajistili, že se personální informace nedostanou do nesprávných rukou.
- Zacházejte se soukromými informacemi opatrně
- přístup k osobním informacím musí být regulovaný a zabezpečený
- Musí se k nim dostat pouze pracovníci s oprávněním
- Aktualizace by měly být zaznamenávány: Veškeré aktualizace souborů provedené manažery, personálním personálem nebo jinými kvalifikovanými stranami by měly být zaznamenány s platným datem
Kdo má v Aptienu přístup k osobním informacím
Přístup je omezen pouze na ty, kteří mají platný důvod pro prohlížení souborů.
Personalisté
- Oddělení lidských zdrojů je odpovědné za dohled nad vztahy se zaměstnanci a personalista má přístup do osobních složek
Vedoucí nebo nadřízený manažer
- Přímí nadřízení mohou také legálně přistupovat k údajům v personálních spisech svých podřízených
- Manažeři mají často zvláštní přístup k provádění změn nebo aktualizaci dokumentů podle potřeby.
- To zajišťuje, že jsou schopni zadávat informace týkající se výkonu a pracovních povinností zaměstnance.
Zaměstnanci
- Poskytnout svým zaměstnancům přístup k jejich vlastním personálním souborům je vynikající rozhodnutí.
- V Aptienu mohou lidé do své složky nahlížet, ale aby zaměstnanci nemohli měnit své soubory ve svůj prospěch.
- Vybrané informace sami upravovat (například adresu bydliště, číslo průkazu)
- Poskytnutí přístupu zaměstnanců k jejich osobním údajům však snižuje administrativní náročnost